Складаємо штатний розпис

Чи обов’язково мати штатний розпис?

Можливо, це вас здивує, але прямої норми щодо обов’язкової наявності у роботодавця штатного розпису ви у законодавстві не знайдете. Немає в ньому і визначення самого поняття «штатний розпис». Разом з цим у ч. 3 ст. 64 ГКУ зазначено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Свого часу Мінпраці у листі від 27.06.2007 № 162/06/187-07 наголошувало, що для забезпечення прав працівників затвердження штатного розпису підприємства є обов’язковим. Позиція щодо необхідності мати штатний розпис підтримується і сьогодні Мінекономіки (лист від 16.12.2020 № 3512-06/74414-09). Ба більше, фахівці Держпраці розглядають відсутність штатного розпису як порушення iнших вимог законодавства про працю (див. роз’яснення). І це попри те, що трудове законодавство, як вже було зазначено вище, не вимагає обов’язкової наявності у роботодавця цього документа.

Водночас штатний розпис — це дійсно корисний документ, який дозволяє вирішити безліч кадрових питань. Тож якщо не бажаєте ламати списи з Держпраці, радимо все ж таки мати штатний розпис на підприємстві.

Окремо зупинимося на ФОП, які є роботодавцями. На думку Мінсоцполітики, яка була викладена в листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133, для ФОП чинне законодавство обов’язку мати штатний розпис не передбачає. Тому складати штатний розпис чи ні, кожен підприємець, який використовує найману працю, визначає для себе сам.

Форма, термін дії та зберігання

Форма. Єдиної уніфікованої форми штатного розпису для усіх підприємств не існує. Його типова форма затверджена тільки для бюджетних організацій та установ наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Зауважимо, що з 01.01.2024 ця типова форма доповнена новою графою «Класифікаційний код посади». Ця графа призначена для державних органів, які провели класифікацію посад державної служби в установленому законодавством порядку.

При цьому за основу можна взяти типову «бюджетну» форму. Звісно, якщо вона вас влаштовує.

Строк дії. Штатний розпис зазвичай вводиться в дію з початку календарного року і діє протягом усього цього року. Проте ви можете відхилитися від усталеної практики. Для госпрозрахункових підприємств періодичність затвердження штатного розпису законодавством не регламентована.

Отже, рішення про те, коли затверджувати і переглядати штатний розпис, підприємства небюджетної сфери приймають самостійно. Якщо строк дії штатного розпису не встановлено, він залишатиметься чинним до затвердження нового.

Строк зберігання. Штатні розписи та переліки змін до них зберігаються підприємствами, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, за місцем їх складання та затвердження — 75 років, в інших організаціях — 3 роки (див. п. 37 Переліку, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, далі — Перелік № 578/5).

Проєкти штатних розписів та інші документи з їх розроблення (довідки, пропозиції, висновки) зберігайте 3 роки (ст. 38 Переліку № 578/5).

Зміст штатного розпису

Мінекономіки у листі від 16.12.2020 № 3512-06/74414-09 дає настанови щодо того, яку інформацію повинен мати штатний розпис.

Відомство зазначає, що штатний розпис — це документ, який установлює для підприємства структуру, штати й посадові оклади працівників та містить найменування професій (посад), чисельність персоналу й оклади для кожної професії (посади). Дозволимо собі доповнити запропонований Мінекономіки перелік інформації. Пропонуємо зазначати в штатному розписі назви структурних підрозділів і посад (професій) у кожному такому структурному підрозділі. Щодо кожної посади (професії) доцільно вказувати код за Класифікатором професій, кількість штатних одиниць, оклад (тарифну ставку), надбавки та доплати (за наявності). Не зайвим у штатному розписі буде й місячний фонд заробітної плати (див. рисунок нижче).

Процес складання штатного розпису починайте з визначення структури підприємства.

Структура підприємства. Є підприємства, які свою структуру визначають у спеціальному документі, який називається «Структура і штатна чисельність». Якщо на вашому підприємстві такого документа немає, доведеться визначитися зі структурою при складанні штатного розпису. Якою вона буде — підприємство вирішує на власний розсуд (див. ч. 1 ст. 64 ГКУ).

Найменування посад і професій. Тут вам знадобиться Класифікатор професій ДК 003:2010. Річ у тім, що

У разі відсутності у такому Класифікаторі професійної назви роботи, яка повністю відповідає покладеним на працівника обов’язкам, Мінекономіки у роз’ясненні радить обирати найближчу за змістом назву, а в посадовій (робочій) інструкції працівника зазначити всі особливості роботи за цією посадою (професією).

Чисельність (штати). Чисельність штатних одиниць небюджетні підприємства визначають виходячи з власних потреб. Під штатною одиницею розуміють посадову одиницю, встановлену штатним розписом підприємства.

Допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5). Так діють у випадках, якщо за конкретною посадою не потрібна зайнятість працівника протягом повного робочого часу.

Крім того, на одну «цілу» одиницю, зазначену в штатному розписі за певною посадою (професією), може бути прийнятий як один працівник, так і декілька. Наприклад, 1 штатну одиницю можуть розділити два працівники з неповним робочим днем, що займатимуть по 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен з цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.

Не забувайте відображати в штатному розписі посади (роботи), які обіймають:

— сумісники;

— особи, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;

— особи, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3/6/16/18 років;

— особи, з якими призупинено дію трудового договору.

Також, за необхідності, у штатному розписі вказують вакантні посади, на які планується прийняття осіб. Адже наявність вакантної штатної одиниці в штатному розписі за відповідною посадою (професією) може бути передумовою прийняття працівника на роботу.

Таким чином,

Оклади/ставки, доплати, надбавки. Порядок формування окладів/ставок, доплат та надбавок зазвичай визначають колективний договір, положення про оплату праці та інші локальні документи роботодавця. Штатний розпис, в свою чергу, відображає розраховані суми таких окладів, тарифних ставок, доплат і надбавок.

Цікавий момент. Якщо у вас у схемі посадових окладів зазначені оклади у певному діапазоні («вилка» окладів), то в штатному розписі вкажіть конкретний розмір окладу працівника у межах «вилки» з урахуванням його особистих якостей, завантаженості та напруженості праці (див. листи Мінсоцполітики від 17.03.2017 № 741/0/101-17/282, від 23.11.2016 № 1587/13/8416).

Зауважте, що відповідно до ч. 6 cт. 96 КЗпП

У такому розмірі може бути нарахована основна зарплата за просту некваліфіковану працю.

Детально про встановлення окладів/ставок читайте в статті «Оплата праці: чи допустима зрівнялівка?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 53.

За окремими посадами можуть бути зазначені доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер. А ось трудову доплату до мінзарплати в штатному розписі відображати не треба, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.

Годинні тарифні ставки. У випадку застосування на підприємстві годинних тарифних ставок можливі три варіанти складання штатного розпису.

Перший — ввести до штатного розпису окрему графу «Годинна тарифна ставка». При цьому в графі «Місячний фонд заробітної плати» проставляти суму, яка дорівнює добутку годинної тарифної ставки і середньомісячної кількості робочих годин, розраховану за той календарний рік, на який затверджується штатний розпис.

Другий — розрахувати середньомісячну ставку, помноживши годинну тарифну ставку на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році. Отриману суму проставити в графі «Оклад (тарифна ставка)». При цьому у виносці або в примітці вказати, що за цією професією (посадою, роботою) застосовується погодинна оплата праці, а в графі «Оклад (тарифна ставка)» проставити середньомісячний оклад + розписати порядок його розрахунку.

Третій — розмір годинної тарифної ставки за конкретною посадою (професією) проставити в графі «Оклад (тарифна ставка)». В такому разі у виносці або в примітці зазначити, що за цією посадою (професією) застосовується погодинна оплата праці. Графу «Місячний фонд заробітної плати» заповнити так само, як і в першому варіанті.

Відрядна оплата. Мінсоцполітики у листі від 13.09.2019 № 1127/0/204-19 зазначало, що за посадами (професіями), за якими встановлено відрядну оплату праці, у штатному розписі можна не вказувати розмір оплати, а наводити тільки кількість штатних одиниць. За такого підходу у графі «Оклад (тарифна ставка)» проставляємо прочерк або вписуємо слово «відрядна», а в виносці чи примітці до штатного розпису зазначаємо, що за цією посадою (професією) застосовується відрядна оплата праці відповідно до розцінок, установлених положенням про оплату праці (іншим актом).

Разом з тим, якщо працівник виконує роботи, відрядні розцінки за якими розраховані виходячи з одного розміру тарифної ставки, що відповідає розряду такої роботи, то можна ввести до штатного розпису графу «Годинна тарифна ставка» («Денна тарифна ставка»), де й зазначити цю ставку. У виносці чи примітці до штатного розпису вказуємо, що за цією посадою (професією) застосовується відрядна оплата праці відповідно до розцінок, установлених положенням про оплату праці (іншим актом).

Затвердження та внесення змін

Проєкт. Проєкт штатного розпису найчастіше готується відділом організації праці та заробітної плати, погоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника і затверджується керівником підприємства.

Якщо на підприємстві такого відділу немає, розробка зазначеного документа може бути покладена на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Підписують штатний розпис, як правило, один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).

Проєкт штатного розпису погоджувати із профспілкою (радою трудового колективу) не треба, оскільки такої вимоги в законодавстві немає.

Затвердження. Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження (див. нижче). Датою документа вважається дата його затвердження.

У разі потреби його погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації обов’язково оформляють гриф погодження.

На рис. нижче наведено фрагмент штатного розпису підприємства, затвердженого грифом затвердження.

Штатний розпис — це знеособлений документ. Тому прізвища конкретних працівників, які обіймають ту чи іншу посаду, у штатному розписі не вказують.

Якщо ж вам необхідно «прив’язати» зайняті посади (одиниці) до конкретних працівників із зазначенням їхніх П. І. Б., окладів (тарифних ставок), а також побачити вакантні посади, то для цих цілей підійде оформлення такого документа, як штатно-посадова книга.

Внесення змін. Якщо зміни не істотні, то достатньо видати наказ про внесення змін до штатного розпису. Якщо змін багато, має сенс викласти штатний розпис у новій редакції.

Відповідно до ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці, зокрема систем і розмірів оплати праці, зміну розрядів і найменування посад, працівник має бути повідомлений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці. Однак протягом дії воєнного стану дотримуватися 2-місячного терміну не обов’язково (див. ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ).