ФЛП на общей системе выплачивает суточные работникам

Суточные в расходах ФЛП на ОС

Напомним: ФЛП на общей системе (ОС) могут отразить в учете расходы, если они (одновременно):

— связаны с хозяйственной деятельностью;

— фактически понесены;

— документально подтверждены;

— названы в перечне п. 177.4 НКУ.

Больше деталей об учете у ФЛП на ОС найдете, в частности, в статье «Как ФЛП вести учет доходов, расходов и товарных запасов в 2023 году?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 16.

Так вот, когда речь заходит о командировочных расходах, то налоговики:

— не отрицают возможность учесть командировочные расходы наемных работников ФЛП. В том числе выплаченные суточные;

— не позволяют ФЛП относить на расходы сумму средств, израсходованных ФЛП во время личного пребывания в командировке (категория 104.05 БЗ).

Аргумент таков, что в п.п. 177.4.4 НКУ прямо названы только командировочные расходы наемных работников. А о командировочных расходах самого ФЛП не упомянуто — ни в п.п. 177.4.4 НКУ, а ни в других подпунктах п. 177.4 НКУ.

Впрочем теперь нас интересуют командировка именно наемных работников ФЛП. Как мы только что выяснили, командировочные расходы такие упомянуты в п. 177.4 НКУ. Поэтому по ним остается еще выполнить три других требования, о которых мы говорили выше. То есть они еще должны быть связаны с хозяйственной деятельностью ФЛП, фактически понесены, у ФЛП должны быть подтверждающие документы.

И тогда суточным расходам откроется путь к графе 9 Типовой формы учета. Соответственно они будут учтены ФЛП при учете суммы чистого дохода (которая является базой для уплаты НДФЛ, ВС, ЕСВ за себя).

Трудовой аспект суточных

Кстати, обязательность выплаты суточных командированным работникам как социальной гарантии установлена ст. 121 КЗоТ (см. по этому поводу, в частности, статью «Суточные командировочные расходы: размер и налогообложение» // «Налоги & бухучет», 2023, № 68). Поэтому

Вам будет интересной статья «Средства под отчет и на командировку: порядок предоставления» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).

Доход ли наемного работника?

Чтобы суточные не включались в налогооблагаемый доход самого командированного работника согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, нужны (одновременно):

— документальное подтверждение связи командировки с хозяйственной деятельностью ФЛП (мы об этом еще будем говорить позже);

— приказ о командировке и документальные доказательства фактического пребывания лица в командировке (больше деталей по этому поводу найдете в статьях «Нет документов — нет суточных» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25, «Суточные для загранкомандировок» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).

Подтверждаем связь с хоздеятельностью

Впрочем вернемся к выполнению требований, о которых мы говорили в контексте возможности отнесения выплаченных суточных в расходы ФЛП.

Что касается подтверждения связи суточных с хозяйственной деятельностью ФЛП, то фактически здесь подойдут те же документы, которые подтверждают связь командировки с хозяйственной деятельностью ФЛП для непризнания суточных доходом работника.

Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ связь командировки с хоздеятельностью подтверждает наличие, в частности (но не исключительно), следующих документов: «приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя / командирующей стороны; заключенного договора или контракта; других документов, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; документов, которые удостоверяют участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, которая совпадает с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны».

В нашем случае командировка происходит не ради установления гражданско-правовых отношений (заключения договоров), а в связи выполнением действий по ранее заключенным договорам. Поэтому для документального подтверждения

Если у ФЛП в ЕГР значится код КВЭД для перевозок грузовым автомобильным транспортом (49.41), то эти документы как раз будут подтверждать, что командировка связана именно с хозяйственной деятельностью такого ФЛП.

Документальное подтверждение выплаты

Ну и наконец о документальном подтверждении факта выплаты работникам суточных (собственно, чего и касался вопрос). Напомним, что для ФЛП на ОС, когда речь идет о документах, которые подтверждают понесенные расходы, то

То есть все иначе, чем в бухучете юрлиц.

В п.п. 6 п. 1 разд. II Порядка № 261* указано, что документами, которые подтверждают расходы, могут быть, в частности, платежное поручение, приходный кассовый ордер, квитанция, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, предоставленных услуг) и другие первичные документы, которые удостоверяют факт оплаты товаров (работ, услуг).

* Порядок ведения типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов, физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Минфина от 13.05.2021 № 261.

То есть, да, мы понимаем, что нам нужны документы, которые удостоверяют факт уплаты средств. Но о нашем случае — выплате ФЛП суточных наличностью своим наемным работникам — здесь прямо речь не идет. Так где тогда искать ответ?

Поскольку речь о наличной выплате, то дорога нам к кассовому Положению № 148*.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148.

Согласно п. 26 разд. III Положения № 148 выдача наличности из касс проводится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям. Поэтому для нашего случая, считаем, и подойдут:

— Ведомость на выплату наличности (приложение 1 к Положению № 148). Это если выплата осуществляется нескольким работникам;

— Расходный кассовый ордер (приложение 3 к Положению № 148).

Следует отметить, что налоговики в целом негативно относятся к выписке ФЛП кассовых ордеров. Аргументируют это тем, что ФЛП не ведут кассовую книгу. Впрочем это больше касается приходных кассовых ордеров, которые ФЛП выписывает на полученные средства своим контрагентам (покупателям, заказчикам).

Да и суды сейчас в целом придерживаются адекватного мнения. В частности, в постановлении Седьмого апелляционного админсуда от 06.02.2019 по делу № 0640/3871/18 суд справедливо указал, что учитывая отсутствие прямого запрета на использование ФЛП кассовых ордеров как бланков для создания расчетного документа, такое использование является полностью правомерным на основании ст. 51 ГКУ.

Поэтому, считаем, подойдут как первый, так и второй документ. Потому что опять же

Потому что главное для первичного документа (кроме, собственно, реальности самой хозяйственной операции) — содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете:

— название документа (формы);

— дату составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ. В нашем случае — реквизиты ФЛП;

— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

— должности и фамилии (кроме первичных документов, требования к которым устанавливаются НБУ) лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

Все эти реквизиты в расходном кассовом ордере будут.