Суточные командировочные расходы: размер и налогообложение

Какого размера могут быть суточные?

Суточные расходы — это не подтвержденные документально командировочные расходы на питание и финансирование других собственных нужд физлица, понесенные в связи с такой командировкой (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Обязательность выплаты суточных командированным работникам как социальной гарантии установлена ст. 121 КЗоТ. Что же касается размера суточных, то для работников обычных предприятий небюджетной сферы и ФЛП ни минимальной, ни максимальной их суммы вы в действующем законодательстве не найдете.

Такие работодатели могут устанавливать минимальную сумму суточных в размере, который определен для бюджетников в приложении 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 № 98. Однако это не обязательно. И с этим соглашается Минэкономики в письме от 27.01.2022 № 4711-06/4121-01.

Но если минимального предела нет, то, получается, что можно установить суточные даже в размере 1 грн? По нашему мнению, нет. Ведь в таком случае эта выплата перестанет отвечать определению суточных: их выплата должна компенсировать работнику расходы, которые он несет в связи с пребыванием вне своего местожительства, в первую очередь, расходы на питание.

Что касается установления максимального размера суточных, то здесь все зависит от щедрости работодателя. Однако помните об опасности попадания суммы суточных под обложение НДФЛ и ВС, если их размер превысит необлагаемый налогом предел (см. ниже).

Это можно сделать, например, в Положении о командировках, которое действует на предприятии, или отдельным приказом об установлении размера суточных.

Если во внутреннем документе предприятия нет специальных оговорок об уменьшении суммы суточных в зависимости от условий командировки, то суточные выплачивают в полном размере, установленном во внутренних документах, которые регулируют вопросы направления в командировку работников такого предприятия. Признавали это и налоговики (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 № 5742/6/15-1415).

Переходим к вопросам налогообложения.

Необлагаемый налогом размер суточных

Необлагаемый налогом размер суточных в расчете на 1 день командировки установлен отдельно для внутриукраинских и отдельно для заграничных командировок абзацем седьмым п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Он приведен в таблице ниже.

Таким образом, в 2023 году в случае командировки по Украине не облагаем НДФЛ и ВС суточные, если их размер не превышает 670 грн в расчете на 1 день командировки.

Кроме того, обратите внимание, что в соответствии с п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумма суточных определяется согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания работника в командировке. Если такие доказательства отсутствуют, то вся сумма суточных включается в налогооблагаемый доход работника.

Что касается заграничных командировок, то если желаете избежать налогообложения, установите сумму суточных ниже 80 евро, например, 70 или 75 евро. Дело в том, что установление предельного размера суточных расходов на заграничную командировку на уровне налоговопредельных 80 евро также может угрожать налогообложением. Подробно об этом — в статье «Суточные для загранкомандировок» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

Суточные превышают необлагаемый налогом предел

НДФЛ/ВС. Сумма суточных, которая превышает необлагаемый налогом предел, является налогооблагаемым доходом работника. Какой именно это доход?

На наш взгляд, это доход в виде дополнительного блага (п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Причем поскольку обычно в документе, который устанавливает размер суточных расходов, работодатель указывает «чистую» сумму суточных, которую следует выплатить работнику на руки, то, чтобы найти сумму дохода, которая подлежит начислению, нужно «накрутить» НДФЛ и ВС на налогооблагаемую часть суточных. Этого можно достичь, применив коэффициент 1,242236 к «чистой» сумме налогооблагаемых суточных, и получить сумму к начислению.

Вместе с тем налоговики в своих разъяснениях излагают другое мнение (см. разъяснение 103.17 БЗ). Так, ГНСУ считает, что налогооблагаемая часть суточных — это доход в виде избытка израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки (п.п. 164.2.11 НКУ). Поэтому исчислять НДФЛ с такого дохода надо в порядке, предусмотренном для налогообложения излишне израсходованных денежных средств, не возвращенных своевременно подотчетным лицом (п. 164.5 НКУ).

Такой подход ГНСУ к определению вида дохода, на наш взгляд, является странным. Сумма суточных расходов установлена и утверждена работодателем. Она не подлежит возврату работником. Поэтому утверждение, что налогооблагаемая часть суточных — это излишне израсходованные средства, которые не были возвращены в установленные сроки, является ошибочным.

Однако если вы не желаете спорить с налоговиками, то придерживайтесь их позиции. В таком случае в базу обложения НДФЛ налогооблагаемая часть суточных должна попасть увеличенной на натуральный коэффициент, определенный п. 164.5 НКУ. При ставке НДФЛ 18 % он составит 1,219512.

А сумму ВС рассчитывайте из фактической суммы налогооблагаемых суточных без применения любых коэффициентов. Причем поскольку уплатить ВС за счет такого дохода не получится, то уплатите его за счет других доходов (например, за счет зарплаты) работника на основании его заявления.

ЕСВ. Его на суточные расходы независимо от их размера не начисляем, поскольку сумма суточных не относится к фонду оплаты труда в соответствии с п. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5. Кроме того, суточные (в полном объеме) указаны среди выплат, на которые не начисляют ЕСВ согласно п. 6 разд. І Перечня, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.

Авансовый отчет и уплата налогов

Подача отчетности. Порядок подачи Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, по форме, которая утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее — Авансовый отчет), установлен п.п. 170.9.4 НКУ. Причем с 01.04.2023 такой Отчет нужен не всегда. Авансовой отчет обязателен в случаях:

— наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;

— использования плательщиком налога наличности сверх суммы суточных (включая полученную с применением платежных инструментов).

Подробно о том, в каких случаях следует составлять Авансовый отчет, читайте в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65 (ср. ).

Да, нужно. Ведь такой Отчет является обязательным при наличии налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ. Поэтому если на вашем предприятии (у ФЛП) размер суточных превышает необлагаемый налогом предел, сообщите работникам об обязанности отчитаться после завершения командировки по форме, установленной Минфином. Подать Авансовый отчет без ошибок помогут статьи «Авансовый отчет: правила составления и пример заполнения» и «Заполняем авансовый отчет по заграничной командировке: практические ситуации и пример» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.

Уплата НДФЛ/ВС. В какие сроки следует уплатить НДФЛ/ВС с налогооблагаемой части суточных? НКУ не содержит четкого ответа на этот вопрос.

Считаем, что уплачивать НДФЛ/ВС с налогооблагаемой части суточных при выдаче аванса на командировку не нужно, поскольку сумма такого аванса в момент выдачи не является доходом работника. Достоверно известной сумма расходов работника на командировку, в том числе и в части суточных, становится после утверждения его Авансового отчета. Соответственно и сумма дохода работника в виде налогооблагаемых суточных также будет известна в день утверждения Отчета. Поэтому безопаснее всего для работодателя удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и ВС с налогооблагаемой части суточных именно в этот день.

Объединенная отчетность

Необлагаемые налогом суточные (их часть) не должны попасть в 4ДФ Объединенного отчета.

Что касается налогооблагаемой части суточных, то в разделе І 4ДФ, на наш взгляд, ее следует отражать с признаком дохода «126» — дополнительное благо.

Если же вы согласились с позицией налоговой, что часть суточных, которая превышает необлагаемый налогом предел, облагается налогом как излишне израсходованные и своевременно не возвращенные средства, то отражайте их сумму с признаком «118» (см. разъяснение 103.17 БЗ).

Сумму суточных, которые превышают необлагаемый налогом предел, указывайте в графах 3а и 3 разд. І 4ДФ увеличенной на коэффициент, то есть указывайте базу обложения НДФЛ.