Сроки хранения первички: внесены изменения в Перечень № 578/5

* Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Документы, связанные с исчислением и уплатой налогов

Сроки хранения первички привели в соответствие с налоговыми сроками. Есть три важных изменения.

Срок хранения. Было — 3 года. Стало — 5 лет (см., в частности, ст. 186, 336 и 351 Перечня № 578/5). Напомним, что после недавних изменений налоговые сроки хранения бухпервички, регистров бухучета, финотчетности, других связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов документов, для плательщиков налога на прибыль, юрлиц-единоналожников, неприбыльных организаций составляют 1825 дней (п.п. 44.3.2 НКУ), то есть 5 лет (подробнее см. статью «Сроки хранения первички и война: текущее положение дел & будущее» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55).

Начало отсчета срока. Внесли изменения и в отношении того, с какой даты начинается отсчет срока в 5 лет.

Как было. Исчисление сроков хранения документов проводилось с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. То есть, например, если документ был составлен 01.07.2022, то отсчет срока начинался с 01.01.2023.

Как стало. Теперь все подстроено под требования НКУ. Сказано, что сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, взносов, других обязательных платежей (п. 2.10 Перечня № 578/5)

То есть так же, как этого требует п. 44.3 НКУ.

Например, есть акт выполненных работ от 10.08.2023, расходы по которому отражены в декларации по налогу на прибыль за отчетный период — III квартал 2023 года. Учитывая, что декларация по налогу на прибыль составляется нарастающим итогом, то этот акт является документом, который используется для составления и декларации по налогу на прибыль за 2023 год. Следовательно, отсчет 5 лет для этого акта выполненных работ начнется со дня подачи декларации по налогу на прибыль за 2023 год (а если она не подана — с предельного срока подачи этой декларации — 29.02.2024).

Уничтожение документов, если проверки не было. Здесь тоже есть существенное нововведение.

Как было. В Перечне № 578/5 было примечание (к ст. 186), что срок хранения бухпервички составляет 3 года при условии завершения налоговой проверки.

Как стало. Документы, по которым прошел минимальный срок хранения, касающиеся отчетных периодов, за которые больше не может проводиться налоговая проверка, инспекция (ревизия), подлежат уничтожению (кроме тех, которые могут быть использованы для документального обеспечения процесса возмещения материального ущерба, причиненного вследствие вооруженной агрессии российской федерации и временной оккупации) (п. 2.11 Перечня № 578/5).

Следовательно, уничтожить документы, если проверки не было, можно при выполнении двух условий:

1) закончились минимальные сроки хранения документов (см. выше «срок хранения»);

2) истек срок давности, в течение которого может быть проведена проверка (напомним, что срок давности для проверок (кроме трансфертного ценообразования) составляет 1095 дней со дня, следующего за последним днем предельного срока подачи декларации). Но, в частности, для плановых проверок течение этих 1095 дней приостанавливалось на период с 18.03.2020 по 31.07.2023, а для неразрешенных и до сих пор плановых проверок этот срок приостанавливается и дальше. Подробнее об этом см. статью «Сроки налоговой и исковой давности + сроки хранения документов во время войны» // «Налоги & бухучет», 2023, № 99 (ср. ).

К каким документам можно применить эту норму? Эта норма действует без любых дополнительных условий. А потому может использовать ко всем документам, которые «на сейчас» отвечают этим условиям (то есть по которым истекли и минимальные сроки хранения документов, и сроки давности, в течение которых может быть проведена проверка).

Например, можно уничтожить непроверенные документы 2016 года, по которым отражались операции в декларации по налогу на прибыль за 2016 год. По этим документам уже истекли и минимальные сроки хранения, и срок давности, в течение которых может быть проведена проверка.

Уничтожение документов, если проверка была. Есть еще одно уточнение — касается оно случая, когда проверка документов была/продолжается.

И здесь видим отличие от нормы из п. 44.4 НКУ (в которой сказано, что документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше минимальных сроков).

Обновленные нормы Перечня № 578/5, судя по всему, следует понимать так, что:

— если судебного обжалования принятого по результатам проверки решения не было, то документы (связанные с предметом проверки) следует хранить и не меньше установленного минимального срока (см. выше «срок хранения»), и

При этом напомним, что срок для судебного обжалования решения налоговиков, которое плательщик не обжаловал в админпорядке, представляет 6 месяцев со дня получения спорного решения. Если обжаловал в админпорядке — 1 месяц со дня, следующего за днем получения плательщиком решения налоговиков по жалобе (больше деталей по этому поводу найдете в статье «Сроки в 2023 и 2024 годах: что теперь и что ожидает в будущем?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 103);

— если судебное обжалование принятого по результатам проверки решения было/продолжается, то документы (связанные с предметом проверки) следует хранить и не меньше установленного минимального срока (см. выше «срок хранения»), и не меньше чем в течение 1 года со дня вступления в законную силу судебного решения, которым закончено рассмотрение дела;

— а в случае обжалования такого судебного решения — и не меньше установленного минимального срока (см. выше «срок хранения»), и не меньше чем в течение в течение 3 месяцев со дня вступления в законную силу окончательного судебного решения, дальнейшее обжалование которого невозможно.

Трансфертное ценообразование и КИК. Здесь тоже нормы Перечня № 578/5 приведены в соответствие с нормами НКУ. Минимальный срок хранения этих документов (см. п. 2.11 и примечание к ст. 186 Перечня № 578/5) составляет не менее 7 лет. По НКУ — 2555 дней (п. 44.3.1 НКУ).

ФЛП. Есть важные нововведения. Перечень № 578/5 теперь является обязательным и для ФЛП, если иное не установлено законом или не следует из сути отношений (п. 1.4 Перечня № 578/5). Раньше же в Перечне было сказано, что он может использоваться ФЛП.

Хотя, опять же, очевидно этот срок следует понимать именно как минимальный. То есть на который накладываются правила, о которых мы сказали в разделах «Уничтожение документов, если проверки не было», «Уничтожение документов, если проверка была» выше.

Напомним, что ФЛП не подпадают под «общий» п.п. 44.3.2 НКУ, которым установлен срок хранения документов, связанных с исчислением налогов, в 1825 дней. Для ФЛП срабатывает норма п.п. 44.3.3 НКУ, в соответствии с которой срок хранения первички составляет 1095 дней.

Другие документы. Также сроки хранения с 3 до 5 лет увеличились для:

— инвентаризационных ведомостей и хозяйственных договоров (ст. 345 и 330 Перечня № 578/5);

— контрольных лент РРО (ст. 353 Перечня № 578/5);

— разрешительных документов (деклараций, лицензий, разрешений) (ст. 928 Перечня № 578/5);

— доверенностей на получение ТМЦ, зарплаты, денежных средств (ст. 319 Перечня № 578/5);

— договоров о материальной ответственности (ст. 332 Перечня № 578/5);

— финотчетности (ст. 311 Перечня № 578/5).

При этом на них распространяются те же примечания из ст. 186, что и для первичных документов в отношении налоговых проверок (о которых мы говорили выше).

С 3 до 5 лет увеличился также срок хранения ведомостей на выплаты денег (ст. 318 Перечня № 578/5). Впрочем при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) срок хранения представляет 75 лет.