Строки зберігання первинки: внесено зміни до Переліку № 578/5

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків

Строки зберігання первинки привели у відповідність із податковими строками. Є три важливі зміни.

Строк зберігання. Було — 3 роки. Стало — 5 років (див., зокрема, ст. 186, 336 та 351 Переліку № 578/5). Нагадаємо, що після нещодавніх змін податкові строки зберігання бухпервинки, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів документів, для платників податку на прибуток, юросіб-єдиноподатників, неприбуткових організацій складають 1825 днів (п.п. 44.3.2 ПКУ), тобто 5 років (детальніше див. статтю «Строки зберігання первинки та війна: поточний стан справ & майбутнє» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55).

Початок відліку строку. Внесли зміни і відносно того, з якої дати розпочинається відлік строку в 5 років.

Як було. Обчислення строків зберігання документів проводилось з 1 січня року, який ішов за роком завершення їх діловодством. Тобто, наприклад, якщо документ був складений 01.07.2022, то відлік строку починався з 01.01.2023.

Як стало. Тепер все підлаштовано під вимоги ПКУ. Сказано, що строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів (п. 2.10 Переліку № 578/5),

Тобто так само, як цього вимагає п. 44.3 ПКУ.

Наприклад, є акт виконаних робіт від 10.08.2023, витрати за яким відображені в декларації з податку на прибуток за звітний період — III квартали 2023 року. Враховуючи, що декларація з податку на прибуток складається наростаючим підсумком, то цей акт є документом, який використовується для складання і декларації з податку на прибуток за 2023 рік. Отже, відлік 5 років для цього акта виконаних робіт почнеться з дня подання декларації з податку на прибуток за 2023 рік (а якщо вона не подана — з граничного строку подання цієї декларації — 29.02.2024).

Знищення документів, якщо перевірки не було. Тут теж є суттєве нововведення.

Як було. У Переліку № 578/5 була примітка (до ст. 186), що строк зберігання бухпервинки складає 3 роки за умови завершення податкової перевірки.

Як стало. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації) (п. 2.11 Переліку № 578/5).

Отже, знищити документи, якщо перевірки не було, можна при виконанні двох умов:

1) закінчилися мінімальні строки зберігання документів (див. вище «строк зберігання»);

2) сплив строк давності, протягом якого може бути проведена перевірка (нагадаємо, що строк давності для перевірок (окрім трансфертного ціноутворення) складає 1095 днів з дня, наступного за останнім днем граничного строку подання декларації. Але, зокрема, для планових перевірок перебіг цих 1095 днів призупинявся на період з 18.03.2020 по 31.07.2023, а для недозволених й досі планових перевірок цей строк призупиняється і далі. Детальніше про це див. статтю «Строки податкової та позовної давності + строки зберігання документів під час війни» // «Податки & бухоблік», 2023, № 99 (ср. ).

До яких документів можна застосувати цю норму? Ця норма є діючою без будь-яких додаткових умов. А тому може використовувати до всіх документів, які «на зараз» відповідають цим умовам (тобто за якими спливли і мінімальні строки зберігання документів, і строки давності, протягом яких може бути проведена перевірка).

Наприклад, можна знищити неперевірені документи 2016 року, за якими відображалися операції в декларації з податку на прибуток за 2016 рік. За цими документами вже спливли і мінімальні строки зберігання, і строк давності, протягом яких може бути проведена перевірка.

Знищення документів, якщо перевірка була. Є ще одне уточнення — стосується воно випадку, коли перевірка документів була/триває.

І тут бачимо відмінність від норми з п. 44.4 ПКУ (в якій сказано, що документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше мінімальних строків).

Оновлені норми Переліку № 578/5, судячи з усього, слід розуміти так, що:

— якщо судового оскарження прийнятого за результатами перевірки рішення не було, то документи (пов’язані з предметом перевірки) слід зберігати і не менше встановленого мінімального строку (див. вище «строк зберігання»), і

При цьому нагадаємо, що строк для судового оскарження рішення податківців, яке платник не оскаржував в адмінпорядку, становить 6 місяців з дня одержання спірного рішення. Якщо оскаржував в адмінпорядку — 1 місяць з дня, наступного за днем одержання платником рішення податківців за скаргою (більше деталей з цього приводу знайдете у статті «Строки у 2023 та 2024 роках: що наразі та що чекає у майбутньому?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 103);

— якщо судове оскарження прийнятого за результатами перевірки рішення було/триває, то документи (пов’язані з предметом перевірки) слід зберігати і не менше встановленого мінімального строку (див. вище «строк зберігання»), і не менше ніж протягом 1 року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи;

— а у разі оскарження такого судового рішення — і не менше встановленого мінімального строку (див. вище «строк зберігання»), і не менше ніж протягом протягом 3 місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе.

Трансфертне ціноутворення та КІК. Тут теж норми Переліку № 578/5 приведені у відповідність до норм ПКУ. Мінімальний строк зберігання цих документів (див. п. 2.11 та примітку до ст. 186 Переліку № 578/5) складає не менше 7 років. За ПКУ — 2555 днів (п. 44.3.1 ПКУ).

ФОП. Є важливі нововведення. Перелік № 578/5 тепер є обов’язковим і для ФОП, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (п. 1.4 Переліку № 578/5). Раніше ж у Переліку було сказано, що він може використовуватися ФОП.

Хоча, знову ж таки, вочевидь цей строк слід розуміти саме як мінімальний. Тобто на який накладаються правила, про які ми сказали в розділах «Знищення документів, якщо перевірки не було», «Знищення документів, якщо перевірка була» вище.

Нагадаємо, що ФОП не підпадають під «загальний» п.п. 44.3.2 ПКУ, яким установлено строк зберігання документів, пов’язаних з обчисленням податків, у 1825 днів. Для ФОП спрацьовує норма п.п. 44.3.3 ПКУ, відповідно до якої строк зберігання первинки складає 1095 днів.

Інші документи. Також строки зберігання з 3 до 5 років збільшились для:

— інвентаризаційних відомостей та господарських договорів (ст. 345 та 330 Переліку № 578/5);

— контрольних стрічок РРО (ст. 353 Переліку № 578/5);

— дозвільних документів (декларацій, ліцензій, дозволів) (ст. 928 Переліку № 578/5);

— довіреностей на отримання ТМЦ, зарплати, грошових коштів (ст. 319 Переліку № 578/5);

— договорів про матеріальну відповідальність (ст. 332 Переліку № 578/5);

— фінзвітності (ст. 311 Переліку № 578/5).

При цьому на них поширюються ті самі примітки зі ст. 186, що і для первинних документів щодо податкових перевірок (про які ми казали вище).

Із 3 до 5 років збільшився також строк зберігання відомостей на виплати грошей (ст. 318 Переліку № 578/5). Втім за відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) строк зберігання становить 75 років.