Темы статей
Выбрать темы

Сводные кадровые приказы: когда это возможно?

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Если субъект хозяйствования является работодателем, то без оформления кадровых приказов ему не обойтись. При этом для минимизации документооборота возникает соблазн издать один приказ о приеме на работу, переводе (перемещении) и/или увольнении сразу по нескольким работникам. Либо одним приказом оформить предоставление работнику/работникам несколько видов отпусков. Можно ли так делать? Давайте поищем ответы вместе.

Кадровые приказы: правила составления

Приказ по личному составу (кадровым вопросам) — это документ, отражающий распорядительные действия в отношении трудовой деятельности работников предприятия. Им оформляют прием на работу, перемещение, перевод, увольнение работников, направление в командировку, предоставление материальной помощи, поощрение, привлечение к дисциплинарной либо материальной ответственности и т. п.

Приказы по личному составу регистрируют и их учет ведут отдельно от приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам

Кадровые приказы могут составляться по типовым формам, утвержденным приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489. Это, в частности, приказ (распоряжение):

— о приеме на работу (форма № П-1);

— о предоставлении отпуска (форма № П-3);

— о прекращении трудового договора (контракта) (форма № П-4).

Также возможно их составление в произвольной форме. Соглашается с этим и Госстат (см. письмо от 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122). Но в таком случае приказы должны:

1) содержать все обязательные реквизиты типовых форм;

2) соответствовать требованиям Национального стандарта Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом ГП «УкрНИУЦ» от 01.07.2020 № 144.

Приказы по личному составу бывают индивидуальными и сводными. В индивидуальных приказах размещают информацию только об одном работнике, а в сводных — о нескольких.

Обычно кадровые приказы составляют по одному вопросу. При этом в заголовке к тексту приказа указывают: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении дисциплинарного взыскания» и т. п.

Вместе с тем правила делопроизводства допускают включать в сводные приказы информацию по разным вопросам. В этом случае в распорядительной части применяют следующую последовательность:

1) прием на работу;

2) перевод либо другие распорядительные действия в отношении работников;

3) увольнение.

В пределах указанных пунктов подпунктами приводят фамилии сотрудников в алфавитном порядке. При этом применяется обобщенный заголовок приказа: «О кадровых вопросах» или «О личном составе».

Приведем пример сводного приказа ниже.

img 1

Составление сводных приказов действительно сокращает объем документооборота на предприятии. Однако такой подход не всегда удобен, а иногда и вовсе невозможен. Об этом мы и поговорим далее.

Учитываем сроки хранения

Прежде всего запомните: один кадровый приказ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. В этом вопросе следует ориентироваться на Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578).

Например, одним приказом можно принять на работу и перевести на другую должность. Но тем же приказом предоставить какому-то работнику учебный отпуск нельзя. Все дело в том, что приказы о приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу хранятся в течение 75 лет. А вот приказы об отпусках в связи с обучением подлежат хранению всего 5 лет (см. п. 16 Перечня № 578).

Еще один пример — включение разных видов отпусков в один приказ. Так, одним приказом можно оформить предоставление работнику (работникам) ежегодных отпусков и отпусков на детей согласно ст. 19 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (ср. ). Ведь у них одинаковый срок хранения — 5 лет. Но в тот же приказ нельзя включать отпуск для ухода за ребенком и отпуска без сохранения заработной платы, поскольку эта информация должна храниться в течение 75 лет.

Приведем пример сводного приказа о предоставлении разных видов отпусков ниже.

img 2

Боитесь запутаться либо что-то упустить? Тогда рекомендуем составлять приказы по одному вопросу.

Вместе с тем учтите, что такие приказы также могут иметь разный срок хранения. Как мы указали выше, в общем случае приказы о предоставлении ежегодных отпусков следует хранить 5 лет. Однако

для приказов по всем видам отпусков, предоставляемым работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, срок хранения составляет 75 лет

Таким образом, при предоставлении ежегодных основных и/или дополнительных отпусков этим работникам следует издавать отдельный приказ.

Теперь о приказах о направлении в командировки. Согласно п. 16 Перечня № 578 они имеют разный срок хранения. Приказы о краткосрочных командировках храним 5 лет, о долгосрочных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет. Учитывайте этот факт.

При этом не следует в приказе о направлении в краткосрочную командировку работника с обычными условиями труда назначать лицо, которое будет его замещать. Сделайте это отдельным приказом. Причина все та же — разные сроки хранения.

Чужие данные в приказах

Приказы по личному составу доводят до сведения работников под подпись. Для этого на первом экземпляре приказа ниже подписи руководителя предприятия проставляют визу ознакомления. Она состоит из слов «С приказом ознакомлен», подписи, ее расшифровки и даты ознакомления работника с приказом. Для ознакомления со сводными приказами может составляться лист ознакомления.

А теперь представьте, что в приказе о приеме на работу или о переводе указаны оклады принятых/переведенных работников. При ознакомлении с приказом все перечисленные в нем лица будут видеть информацию не только по себе, но и по другим сотрудникам. И здесь уже решать работодателю, желает ли он афишировать суммы зарплат работников перед их коллегами.

В бюджетных организациях, в которых оклады устанавливаются на основании нормативно-правовых актов, в этом обычно проблем не видят. А вот коммерческие структуры, как правило, избегают оглашения условий оплаты труда своих работников.

Также нежелательным составление сводных кадровых приказов может быть при увольнении работников.

Как установлено ст. 47 КЗоТ,

работодатель в день увольнения обязан выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении

Обратите внимание: именно копию, а не выписку из приказа.

Это означает, что при составлении сводных приказов увольняемому работнику станет известна информация обо всех уволенных вместе с ним работниках. А также о принятых/переведенных, если такая информация содержится в приказе. Это может оказаться не всегда приемлемым по этическим соображениям. Причем даже в том случае, когда в приказе содержится только информация об увольнении. Ведь причины расторжения трудовых договоров бывают разными.

Вполне возможно, что кто-то из уволенных будет бороться за восстановление своей репутации и обратится в суд для изменения причины увольнения. И если он получит поддержку слуг Фемиды, работодатель будет вынужден внести изменения в приказ об увольнении. Но ведь копии, выданные другим работникам, уже не поменяешь…

В связи с этим рекомендуем издавать индивидуальные приказы об увольнении.

Выводы

  • Приказы по личному составу могут быть индивидуальными и сводными. В индивидуальных приказах размещают информацию только об одном работнике, а в сводных — о нескольких.
  • Один кадровый приказ не должен содержать информацию с разными сроками хранения.
  • Одним приказом можно оформить предоставление работникам ежегодных отпусков и отпусков на детей. Добавить туда же отпуск для ухода за ребенком или отпуск без сохранения зарплаты нельзя.
  • В случае увольнений рекомендуем издавать индивидуальные приказы.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 - 2025
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с лицензионным договором и договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa ic-prostir

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше