Кадрові накази: правила складання
Наказ з особового складу (кадрових питань) — це документ, який відображає розпорядчі дії щодо трудової діяльності працівників підприємства. Ним оформлюють прийняття на роботу, переміщення, переведення, звільнення працівників, направлення у відрядження, надання матеріальної допомоги, заохочення, притягнення до дисциплінарної чи матеріальної відповідальності тощо.
Накази з особового складу реєструють та їх облік ведуть окремо від наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань
Кадрові накази можуть складатися за типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Це, зокрема, наказ (розпорядження):
— про прийняття на роботу (форма № П-1);
— про надання відпустки (форма № П-3);
— про припинення трудового договору (контракту) (форма № П-4).
Також можливе їх складання у довільній формі. Погоджується з цим і Держстат (див. лист від 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122). Але в такому разі накази мають:
1) містити всі обов’язкові реквізити типових форм;
2) відповідати вимогам Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.
Накази з особового складу бувають індивідуальними та зведеними. В індивідуальних наказах розміщують інформацію тільки про одного працівника, а у зведених — про кількох.
Зазвичай кадрові накази складають з одного питання. При цьому в заголовку до тексту наказу зазначають: «Про прийняття на роботу», «Про переведення на іншу роботу», «Про звільнення», «Про надання відпустки», «Про заохочення», «Про накладення дисциплінарного стягнення» тощо.
Водночас правила діловодства допускають включати до зведених наказів інформацію з різних питань. У цьому випадку в розпорядчій частині застосовують таку послідовність:
1) прийняття на роботу;
2) переведення чи інші розпорядчі дії щодо працівників;
3) звільнення.
У межах зазначених пунктів підпунктами наводять прізвища працівників в алфавітному порядку. При цьому застосовується узагальнений заголовок наказу: «Про кадрові питання» або «Про особовий склад».
Наведемо приклад зведеного наказу нижче.
Складання зведених наказів справді скорочує обсяг документообігу на підприємстві. Однак такий підхід не завжди зручний, а іноді й зовсім неможливий. Про це ми й поговоримо далі.
Враховуємо строки зберігання
Перш за все запам’ятайте: один кадровий наказ не повинен містити інформацію з різними строками зберігання. У цьому питанні слід орієнтуватися на Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Наприклад, одним наказом можна прийняти на роботу та перевести на іншу посаду. Але тим самим наказом надати якомусь працівнику навчальну відпустку не можна. Справа в тому, що накази про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу зберігаються протягом 75 років. А ось накази про відпустки у зв’язку з навчанням підлягають зберіганню лише 5 років (див. п. 16 Переліку № 578).
Ще один приклад — включення різних видів відпусток до одного наказу. Так, одним наказом можна оформити надання працівнику (працівникам) щорічних відпусток та відпусток на дітей згідно зі ст. 19 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР (ср. ). Адже вони мають однаковий строк зберігання — 5 років. Але до того ж наказу не можна включати відпустку для догляду за дитиною та відпустки без збереження заробітної плати, оскільки ця інформація повинна зберігатися протягом 75 років.
Наведемо приклад зведеного наказу про надання різних видів відпусток нижче.
Боїтеся заплутатися чи щось упустити? Тоді рекомендуємо складати накази з одного питання.
Разом з тим врахуйте, що такі накази також можуть мати різний строк зберігання. Як ми зазначили вище, у загальному випадку накази щодо надання щорічних відпусток слід зберігати 5 років. Проте
для наказів з усіх видів відпусток, що надаються працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, строк зберігання становить 75 років
Таким чином, при наданні щорічних основних та/або додаткових відпусток цим працівникам слід видавати окремий наказ.
Тепер щодо наказів про направлення у відрядження. Відповідно до п. 16 Переліку № 578 вони мають різний строк зберігання. Накази про короткострокові відрядження зберігаємо 5 років, про довгострокові відрядження, а також про відрядження працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці — 75 років. Зважайте на цей факт.
При цьому не слід у наказі про направлення у короткострокове відрядження працівника зі звичайними умовами праці призначати особу, яка його заміщатиме. Зробіть це окремим наказом. Причина та сама — різні строки зберігання.
Чужі дані у наказах
Накази з особового складу доводять до відома працівників під підпис. Для цього на першому примірнику наказу нижче за підпис керівника підприємства проставляють візу ознайомлення. Вона складається зі слів «З наказом ознайомлений», підпису, його розшифрування та дати ознайомлення працівника з наказом. Для ознайомлення зі зведеними наказами може складатися аркуш ознайомлення.
А тепер уявіть, що у наказі про прийняття на роботу або про переведення зазначено оклади прийнятих / переведених працівників. При ознайомленні з наказом усі перелічені у ньому особи бачитимуть інформацію не тільки щодо себе, а й щодо інших співробітників. І тут уже вирішувати роботодавцю, чи бажає він афішувати суми зарплат працівників перед їхніми колегами.
У бюджетних організаціях, в яких оклади встановлюються виходячи з нормативно-правових актів, у цьому зазвичай проблем не бачать. А ось комерційні структури, як правило, уникають оголошення умов оплати праці своїх працівників.
Також небажаним складання зведених кадрових наказів може бути при звільненні працівників.
Як установлено ст. 47 КЗпП,
роботодавець у день звільнення зобов’язаний видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення
Зверніть увагу: саме копію, а не витяг із наказу.
Це означає, що при складанні зведених наказів працівнику, що звільняється, стане відома інформація про всіх звільнених разом з ним працівників. А також про прийнятих / переведених, якщо така інформація міститься в наказі. Це може виявитися не завжди прийнятним з етичних міркувань. Причому навіть у тому випадку, коли наказ містить лише інформацію про звільнення. Адже причини розірвання трудових договорів бувають різними.
Цілком можливо, що хтось зі звільнених боротиметься за відновлення своєї репутації та звернеться до суду для зміни причин звільнення. І якщо він отримає підтримку слуг Феміди, роботодавець буде змушений внести зміни до наказу про звільнення. Але ж копії, видані іншим працівникам, уже не зміниш…
У зв’язку з цим рекомендуємо видавати індивідуальні накази про звільнення.
Висновки
- Накази з особового складу можуть бути індивідуальними та зведеними. В індивідуальних наказах розміщують інформацію лише про одного працівника, а у зведених — про кількох.
- Один кадровий наказ не повинен містити інформацію з різними строками зберігання.
- Одним наказом можна оформити надання працівникам щорічних відпусток та відпусток на дітей. Додати туди ж відпустку для догляду за дитиною чи відпустку без збереження зарплати не можна.
- У разі звільнень рекомендуємо видавати індивідуальні накази.
