Темы статей
Выбрать темы

Подтверждающие документы на командировку

Войтенко Татьяна, налоговый эксперт
Осуществленные командированным/подотчетным лицом в служебной поездке расходы должны быть документально подтверждены. Иначе работнику просто не возместят понесенные расходы, ему придется вернуть полученный аванс, а в некоторых случаях может даже возникнуть НДФЛ-облагаемый доход. Какие именно документы подойдут для подтверждения разного рода расходов, сейчас расскажем.

Подтверждающие документы — это…

Расходы, понесенные командированным работником в служебной поездке, не облагают НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость таких расходов (см. письмо ГНСУ от 15.04.2024 № 2034/ІПК/99-00-24-03-03). Перечень подтверждающих документов для командировочных расходов законодательно определен п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Хотя, считаем, что на этот перечень (на соответствующую его часть) следует ориентироваться и для подтверждения расходования средств, полученных подотчетным лицом на хозяйственные нужды.

Какие именно документы относятся к подтверждающим с позиции п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, приведем в таблице ниже (см. вопрос 2 разд. V информационного письма № 2/2023 и разъяснение Центрального МУ ГНС по работе с КПН от 10.04.2023).

Документы, которые подтверждают командировочные расходы

Название документов

Объяснения

Транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты)

С 01.04.2023 НКУ не требует подачи расчетных документов, которые подтверждают приобретение транспортных билетов. В транспортном билете есть его стоимость, следовательно, он сам по себе может подтвердить сумму расходов. И не имеет значения, как осуществлялась оплата за него, — с применением платежной карты (ее реквизитов) или наличностью. Однако налоговики требуют, чтобы работник, кроме билета, предоставлял выписку с личного счета, к которому эмитирован платежный инструмент. Иначе настаивают на включении суммы возмещения в налогооблагаемый доход работника (см. письмо ГНСУ от 14.03.2024 № 1311/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, статью «Подтверждение расходов на проезд в командировке» // «Налоги & бухучет», 2024, № 42).

Также теперь в НКУ не упоминаются посадочные талоны. Поэтому их отсутствие никак не должно влиять на подтверждение транспортных расходов. Однако фискалы продолжают упоминать посадочный талон как документ для подтверждения стоимости понесенных расходов в командировке (см. письма ГНСУ от 22.03.2024 № 1552/ІПК/99-00-24-03-03 и от 05.01.2024 № 92/ІПК/99-00-24-03-03). Собственно это предусматривает п. 12 разд. ІІ и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59*. Но Инструкция № 59 обязательная только для бюджетников. А вот небюджетники могут использовать этот документ лишь как ориентир для разработки внутреннего Положения о служебных командировках

Документы, полученные от лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица

Расходы на проживание командированного работника могут подтверждать любые документы, полученные от лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию. На наш взгляд, это могут быть счета гостиниц с отметкой «оплачено», квитанции, товарные чеки и т. п. Хотя, конечно, лучше иметь фискальный чек РРО/ПРРО, который подтверждает оплату услуг. Очевидно это избавит от возможных претензий налоговиков во время проверок. Но если фискального чека не будет, то это не повод сразу облагать налогом израсходованные суммы или требовать от командированного возврата таких сумм. Потому что здесь роль подтверждающих могут исполнить и другие документы.

А если работник осуществил оплату за услуги гостиницы с использованием платежной карты, тогда стоимость расходов удостоверяется выпиской со счета, к которому эмитирован такой платежный инструмент.

Конечно, это касается и расходов, осуществленных командированными за рубежом.

Здесь учтите! Подотчетное лицо не имеет права предоставлять копию расчетного документа. В то же время если речь о документе, который был создан в электронном виде, то такой документ, предъявленный в визуальной форме отражения на бумаге, считается подтверждающим документом (см. БЗ 109.14, статью «Можно ли к авансовому отчету приложить копию расчетного документа: разъяснение ГНСУ» // «Налоги & бухучет», 2024, № 44)

Страховые полисы

Стоимость страхового полиса возмещается при наличии собственное страхового полиса и подтверждающего документа об уплате страхового платежа (см. статью «Оплата страховки в командировке» // «Налоги & бухучет», 2021, № 42)

Документы (выписки и/или сведения со счета), которые содержат определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты

Подробно о документах, которые подтверждают расходы, осуществленные с применением платежных инструментов (в частности, банковских платежных карт) или их реквизитов, читайте дальше

Документы, которые подтверждают выполнение операции с использованием платежных инструментов

Прочие документы, которые удостоверяют стоимость расходов

Наличие в перечне «прочих документов» свидетельствует о том, что определенный п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ перечень не является исчерпывающим. Главное, чтобы такие прочие документы позволяли подтвердить стоимость расходов, осуществленных работником. Безусловно, при этом должны соблюдаться все требования к первичным документам, установленные ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-ХІV. А при оплате наличностью очень желательно, чтобы такие документы подтверждали сам факт уплаты (например, имели соответствующий штамп или запись/подпись о получении средств)

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Карточные расчеты: что подтвердит?

Общие нормы. Среди подтверждающих документов, приведенных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, указаны (1) выписки и/или сведения со счета, которые содержат информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты, а также (2) документы, которые подтверждают выполнение операций с использованием платежных инструментов (с указанием всех необходимых реквизитов в случае использования банковской платежной карты).

При этом считаем, что документы, перечисленные в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (см. таблицу), являются равнозначными для целей подтверждения стоимости осуществленных работником расходов. И самое главное, иметь транспортные билеты, документы на проживания, страховые полисы.

Заодно п.п. 170.9.2 НКУ определено:

если во время командировки или выполнения отдельных гражданско-правовых действий применены личные или корпоративные платежные инструменты (их реквизиты), стоимость расходов удостоверяют выпиской и/или сведениями со счета

Такой документ может быть в электронной или бумажной форме и должен содержать информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован платежный инструмент.

Поэтому возникает вопрос: какие документы должно предоставить командированное лицо, если расчеты осуществлялись с применением банковских платежных карт? Достаточно выписки со счета или дополнительно необходим документ, который подтверждает выполнение операций с использованием платежных инструментов?

Оплата корпоративной картой. Скажем, работник оплачивал какие-то расходы через POS-терминал или снимал наличность в банкомате и не взял (или потерял) документы, которые подтверждают выполнение операции с использованием платежных инструментов.

Исходя из положений п.п. 170.9.2 НКУ, в такой ситуации стоимость расходов подтвердит выписка со счета, к которому эмитирована корпоративная или личная платежная карта (см. вопрос 4 разд. V информационного письма № 2/2023). И отсутствие чека РРО/ПРРО или чека банкомата здесь не препятствие. А вот хозяйственность понесенных расходов из выписки не видно. Поэтому для подтверждения состава (!) расходов работник в любом случае должен подать товаросопроводительные документы. Это могут быть выданные продавцом расходная накладная, товарный чек и т. п. (см. статью «Приобретение товаров за свои, если потерян кассовый чек: возмещать или нет» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).

Да и в случае с корпоративной платежной картой работнику даже не придется беспокоиться о выписке. Ведь счет, к которому «привязана» такая карта, принадлежит предприятию. Следовательно, такую выписку бухгалтер получит самостоятельно. То есть

наличие у предприятия выписки со счета, к которому «привязана» корпоративная платежная карта, является достаточным документальным подтверждением стоимости осуществленных работником расходов

И отсутствие квитанции POS-терминала и/или чека РРО для подтверждения стоимости (!) расходов, а не их состава, повторим, никакого значения не имеет.

Хотя иногда работник может быть заинтересован в подаче документа, подтверждающего выполнение операций с использованием платежных инструментов. Обычно такой документ (например, чек банкомата) и выписка со счета дублируют сведения о сумме проведенной операции. Но бывают и отличия. Например, в выписке комиссия «чужого» банка, которому принадлежит банкомат, может не выделяться отдельно, а указываться в общей сумме снятой наличности. В свою очередь, в чеке банкомата дополнительная комиссия отражается отдельной строкой. В таком случае для подтверждения суммы уплаченной комиссии без чека банкомата не обойтись.

Оплата личной картой. А теперь о ситуации, когда работник в командировке или при приобретении товаров (работ, услуг) для нужд предприятия использовал личную платежную карту. Можно ли не предоставлять выписку с личного банковского счета? Ну не желает работник «светить» перед работодателем свои расходы (или доходы). Как быть в таком случае?

На наш взгляд, когда имеются в наличии другие подтверждающие документы, отсутствие выписки не является основанием для непризнания расходов командированного/подотчетного лица и включения израсходованной суммы в его налогооблагаемый доход

Например, если в транспортном билете указана стоимость, то его должно быть достаточно для подтверждения суммы расходов работника на приобретение такого билета. И не имеет значения, как осуществлялась оплата за билет, — с применением платежной карты (ее реквизитов) или наличностью. Поскольку, в отличие от норм, которые действовали до 01.04.2023, в настоящее время в НКУ не упоминается о необходимости подачи расчетных документов, которые подтверждают приобретение транспортных билетов. В билете есть его стоимость, а следовательно, он сам по себе может подтвердить сумму расходов.

То же касается случая, когда работник предоставляет, например, чек РРО/ПРРО с указанием в нем всех предусмотренных реквизитов. Если из такого чека можно получить всю необходимую информацию о стоимости и составе осуществленных расходов, то, по нашему мнению, не обязательно дублировать его выпиской с лицевого счета работника.

Однако налоговики считают иначе (см. письма ГНСУ от 29.05.2024 № 2963/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, от 22.03.2024 № 1552/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК и от 14.03.2024 № 1311/ІПК/99-00-24-03-03). А виной всему п.п. 170.9.2 НКУ. По его требованиям, повторим, при применении корпоративной или личной платежной карты (ее реквизитов) стоимость расходов подтверждается выпиской и/или сведениями со счета.

На самом же деле, п.п. 170.9.2 НКУ дублирует один из подтверждающих документов, указанных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Зачем законодатель это сделал, неизвестно. Но налоговики отсутствие выписки по счету в случае осуществления безналичных расчетов с применением платежных инструментов трактуют фискально. Контролеры требуют, чтобы работник, кроме проездного билета, предоставлял выписку со счета. Иначе настаивают на включении суммы возмещенных расходов в налогооблагаемый доход работника.

Мы предупреждали о возможности такой трактовки законодательства налоговиками в статье «Расчет карточкой: подтверждающие документы» // «Налоги & бухучет», 2023, № 48 (ср. ). И советовали требовать выписку с личного счета работника, к которому эмитирован платежный инструмент. Ну хотя бы за тот день, когда проведена соответствующая расходная операция.

Электронный авиабилет. В случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение фискалы называют следующий пакет документов, определенный п. 12 разд. ІІ и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59 (см. БЗ 103.17):

— расчетный документ или документ, который подтверждает осуществление платежной операции в наличной или безналичной форме (платежная инструкция, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка банка-эмитента платежной карты, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— отрывная часть посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный при онлайн-регистрации на авиарейс. При этом в случае потери, уничтожения или порчи отрывной части посадочного талона пассажира командированному работнику с разрешения руководителя могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета. Но при условии предоставления справки авиаперевозчика, которой удостоверено состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, факт использования электронного билета полностью по определенному маршруту.

Если при наличии посадочного талона командированное лицо не предоставляет подтверждающий документ, который удостоверяет стоимость расходов на приобретение электронного авиабилета, то сумма возмещения включается, по мнению налоговиков, в налогооблагаемый доход такого лица как дополнительное благо и облагается НДФЛ по ставке 18 %.

Однако хозрасчетные предприятия, которые не финансируются за счет бюджетных средств, могут безналогово возмещать командированным работникам стоимость проезда при наличии только одного транспортного билета. Ведь, еще раз отметим, для них Инструкция № 59 — не указ. Они могут использовать этот документ как вспомогательный (справочный) (см. письмо ГНСУ от 25.03.2024 № 1574/ІПК/99-00-24-03-03 и разъяснение ГУ ГНС в Запорожской обл. от 06.04.2023). Главное — соблюдать требования НКУ.

Подтверждающие документы для суточных

Общие нормы. С одной стороны, по требованиям п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ не включаются в налогооблагаемый доход не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд физлица (суточные расходы), понесенные в связи с командировкой. Но не более чем:

— 0,1 размера минзарплаты на 1 января отчетного (налогового) года (в 2024 году — 710 грн) в расчете за каждый календарный день командировки по Украине;

— 80 евро за каждый календарный день заграничной командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Но, с другой стороны, фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке. Такими доказательствами могут быть (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):

— проездные документы;

— счета на проживание;

— отметки пограничных служб о пересечении границы;

— любые другие документы, которые подтверждают фактическое пребывание лица в командировке.

При отсутствии указанных соответствующих подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход командированного лица. Следовательно,

одного приказа о командировке для неналогообложения суммы суточных недостаточно. Командированный должен предоставить хотя бы какие-то документы, которые подтверждают факт его пребывания в населенном пункте, в который он был направлен в командировку

Командировка за границу. С заграничными командировками обычно проблем не возникает. Отметки о пересечении границы — достаточное подтверждение, поскольку они прямо названы в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. После возвращения из командировки работник подаст в бухгалтерию удостоверенные отделом кадров или главбухом копии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы.

В то же время п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59 позволяет предоставить справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины. В ней должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы командированным работником, серия, номер, тип и название паспортного документа. На наш взгляд, если такая справка удовлетворяет бюджетников, подойдет она и хозрасчетным предприятиям.

Командировка в Украине. С внутриукраинскими командировками несколько сложнее. Хорошо, если есть проездные документы и/или счета на проживание по месту командировки. А если их нет? Ну, скажем, подвез друг или переночевал у родственников. Чем тогда можно подтвердить, что работник доехал до места назначения?

Чеки РРО/ПРРО о приобретении продуктов питания или ГСМ для автомобиля по пути — не самый лучший вариант, поскольку они не свидетельствуют о том, что работник добрался места командировки. Если есть чеки РРО/ПРРО из кафе или магазина непосредственно в населенном пункте командировки, это уже лучше. Понятно, что возместить такие расходы без налогообложения нельзя, но они говорят о том, что работник в место назначения таки попал. Хотя есть риск, что налоговикам такие чеки тоже могут не понравиться из-за отсутствия в них персонификации.

Директор поехал на переговоры на служебном легковом автомобиле? Путевой лист вряд ли сможет подтвердить его пребывание в командировке. Поскольку не содержит никаких отметок принимающей стороны. Впрочем, налоговики не отрицают, чтобы фактическое пребывание должностного лица или работников в командировке, при обеспечении их транспортом, удостоверялось путевым листом (см. письмо ГНСУ от 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10).

А вот при наличии договора, подписанного руководителем собственноручно и датированного правильной датой, никто не усомнится в том, что служебная поездка состоялась. А если не смогли договориться? Тогда неплохо иметь подписанный протокол о намерениях продолжить переговоры и заключить договор.

Для водителя грузового автомобиля или экспедитора чудесным подтверждениям является ТТН. Ведь в ней указаны и автомобиль, и водитель, и населенный пункт, а также данные о приеме-передаче груза, подписи и Ф. И. О. ответственных лиц отправителя и товарополучателя.

Также подойдут документы, которые подтверждают участие командированного лица в переговорах, конференциях, симпозиумах, собраниях и т. п. Наконец,

можно возродить практику применения удостоверений о командировке. Отметка принимающей стороны подтвердит, что работник фактически был в командировке

Хотя до недавнего времени (см. письмо ГНСУ от 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10) налоговики настаивали, что документальными доказательствами пребывания лиц в командировке при обеспечении их транспортом могут быть сугубо первичные документы (выписка и/или сведения со счета, путевой лист и т. п.). А удостоверение о командировке к таким не относится.

Зато теперь п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59, кроме проездных документов и счетов на проживание, как документальное доказательство пребывания работника в командировке позволяет бюджетникам использовать:

справку предприятия, учреждения или организации, куда отправлялся работник, о пребывании его по месту командировки;

служебную записку в произвольной форме о выполнении работником служебного поручения вне места постоянной работы во время командировки, согласованную непосредственным руководителем;

— любые другие документы, которые подтверждают фактическое пребывание работника в командировке. И таким документом, считаем, может быть удостоверение о командировке.

А если это можно бюджетникам, думаем, подойдут такие документы и хозрасчетным предприятиям как доказательство фактического пребывания работника в командировке. Ведь в НКУ речь идет о любых документах, которые бы подтверждали фактическое пребывание лица в командировке.

Если же никаких подтверждающих документов не будет, то с суммы выплаченных суточных следует удержать НДФЛ и военный сбор на общих основаниях.

Однодневная командировка на авто. Что касается подтверждающих документов в случае однодневной командировки на автомобиле и отсутствия любых других расходов, подтвержденных документально, то на сейчас фискалы приходят к следующему заключению.

При командировке работника, который едет до места командировки на личном транспорте сроком на один день, сумма суточных расходов в пределах Украины определяется согласно приказу о командировке и является отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения

То есть в случае однодневной командировки на собственном авто для суточных достаточно только приказа руководителя предприятия (см. письмо ГНСУ от 01.08.2024 № 3958/ІПК/99-00-24-03-03). Более того, налоговики заявили, что указанная позиция согласована с Минфином.

Считаем, по аналогии, для неналогообложения суточных в случае однодневной командировки на служебном автомобиле тоже достаточно будет только приказа руководителя о направлении работника в командировку. Хотя тогда будет еще и путевой лист, который и станет документальным доказательством факта пребывания работника в командировке (см. письмо ГНСУ от 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10).

Связь командировки с хоздеятельностью

Никакие командировочные расходы не включают в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, которые подтверждают связь командировки с хозяйственной деятельностью его работодателя (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). К таким документам, в частности, относятся:

— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя;

— заключенные договоры/контракты;

— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;

— документы, которые удостоверяют участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, которая совпадает с хозяйственной деятельностью работодателя.

Этот перечень документов не является исчерпывающим и может быть дополнен другими подтверждениями связи командировки работника с хоздеятельностью его работодателя.

Выводы

  • Перечень подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость командировочных расходов, определен п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Считаем, на него можно ориентироваться и для подтверждения суммы расходов на хозяйственные нужды.
  • Для подтверждения расходов, осуществленных с применением платежных инструментов (их реквизитов), в общем случае достаточно выписки и/или сведений со счета, к которому эмитирована корпоративная или личная платежная карта.
  • Фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке.
  • Никакие командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, которые подтверждают связь командировки с хоздеятельностью его работодателя.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 - 2025
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с лицензионным договором и договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa ic-prostir

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше