Підтвердні документи на відрядження

Підтвердні документи — це…

Витрати, понесені відрядженим працівником у службовій поїздці, не оподатковують ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат (див. лист ДПСУ від 15.04.2024 № 2034/ІПК/99-00-24-03-03). Перелік підтвердних документів для витрат на відрядження законодавчо визначено п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Хоча, вважаємо, що на цей перелік (на відповідну його частину) слід орієнтуватися й для підтвердження витрачання коштів, отриманих підзвітною особою на господарські потреби.

Які саме документи належать до підтвердних з позиції п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, наведемо в таблиці нижче (див. питання 2 розд. V інформаційного листа № 2/2023 і роз’яснення Центрального МУ ДПС по роботі з ВПП від 10.04.2023).

Документи, що підтверджують витрати на відрядження

Карткові розрахунки: що підтвердить?

Загальні норми. Серед підтвердних документів, наведених у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, зазначені (1) виписки та/або відомості з рахунку, що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти, а також (2) документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів (із зазначенням усіх необхідних реквізитів у разі використання банківської платіжної картки).

При цьому вважаємо, що документи, перелічені у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ (див. таблицю), є рівнозначними для цілей підтвердження вартості здійснених працівником витрат. І найголовніше, мати транспортні квитки, документи на проживання, страхові поліси.

Заразом п.п. 170.9.2 ПКУ визначено:

Такий документ може бути в електронній або паперовій формі та повинен містити інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент.

Тому виникає запитання: які документи має надати відряджена особа, якщо розрахунки здійснювалися із застосуванням банківських платіжних карток? Достатньо виписки з рахунку чи додатково необхідний документ, що підтверджує виконання операцій з використанням платіжних інструментів?

Оплата корпоративною карткою. Скажімо, працівник оплачував якісь витрати через POS-термінал або знімав готівку у банкоматі та не взяв (або загубив) документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів.

Виходячи з положень п.п. 170.9.2 ПКУ, у такій ситуації вартість витрат підтвердить виписка з рахунку, до якого емітовано корпоративну чи особисту платіжну картку (див. питання 4 розд. V інформаційного листа № 2/2023). І відсутність чека РРО/ПРРО або чека банкомату тут не перешкода. А от господарськість понесених витрат із виписки не видно. Тому для підтвердження складу (!) витрат працівник у будь-якому разі має подати товаросупровідні документи. Це можуть бути видані продавцем видаткова накладна, товарний чек тощо (див. статтю «Придбання товарів за свої, якщо втрачено касовий чек: відшкодовувати чи ні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65).

Та й у випадку з корпоративною платіжною карткою працівнику навіть не доведеться турбуватися про виписку. Адже рахунок, до якого «прив’язана» така картка, належить підприємству. Отже, таку виписку бухгалтер отримає самостійно. Тобто

І відсутність квитанції POS-термінала та/або чека РРО для підтвердження вартості (!) витрат, а не їх складу, повторимо, жодного значення не має.

Хоча іноді працівник може бути зацікавлений у поданні документа, що підтверджує виконання операцій з використанням платіжних інструментів. Зазвичай такий документ (наприклад, чек банкомату) та виписка з рахунку дублюють відомості про суму проведеної операції. Але бувають і відмінності. Наприклад, у виписці комісія «чужого» банку, якому належить банкомат, може не виділятися окремо, а зазначатися у загальній сумі знятої готівки. У свою чергу, в чеку банкомату додаткова комісія відображається окремим рядком. У такому разі для підтвердження суми сплаченої комісії без чека банкомату не обійтися.

Оплата особистою карткою. А тепер щодо ситуації, коли працівник у відрядженні або при придбанні товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства використовував особисту платіжну картку. Чи можна не надавати виписку з особистого банківського рахунку? Ну не бажає працівник «світити» перед роботодавцем свої витрати (або доходи). Як бути у такому разі?

Наприклад, якщо у транспортному квитку зазначена вартість, то його має бути достатньо для підтвердження суми витрат працівника на придбання такого квитка. І не має значення, як здійснювалася оплата за квиток, — із застосуванням платіжної картки (її реквізитів) чи готівкою. Позаяк, на відміну від норм, що діяли до 01.04.2023, нині в ПКУ не згадується про необхідність подання розрахункових документів, які підтверджують придбання транспортних квитків. У квитку є його вартість, а отже, він сам по собі може підтвердити суму витрат.

Те саме стосується випадку, коли працівник надає, наприклад, чек РРО/ПРРО із зазначенням у ньому всіх передбачених реквізитів. Якщо з такого чека можна отримати всю необхідну інформацію про вартість і склад здійснених витрат, то, на нашу думку, не обов’язково дублювати його випискою з особового рахунку працівника.

Проте податківці вважають інакше (див. листи ДПСУ від 29.05.2024 № 2963/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 22.03.2024 № 1552/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК і від 14.03.2024 № 1311/ІПК/99-00-24-03-03). А виною всьому п.п. 170.9.2 ПКУ. За його вимогами, повторимо, при застосуванні корпоративної чи особистої платіжної картки (її реквізитів) вартість витрат підтверджується випискою та/або відомостями з рахунку.

Насправді ж, п.п. 170.9.2 ПКУ дублює один із підтвердних документів, зазначених у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Навіщо законодавець це зробив, невідомо. Але податківці відсутність виписки за рахунком у разі здійснення безготівкових розрахунків із застосуванням платіжних інструментів трактують фіскально. Контролери вимагають, щоби працівник, окрім проїзного квитка, надавав виписку з рахунку. Інакше наполягають на включенні суми відшкодованих витрат до оподатковуваного доходу працівника.

Ми попереджали про можливість такого трактування законодавства податківцями у статті «Розрахунок карткою: підтвердні документи» // «Податки & бухоблік», 2023, № 48 (ср. ). І радили вимагати виписку з особистого рахунку працівника, до якого емітовано платіжний інструмент. Ну хоча б за той день, коли проведено відповідну видаткову операцію.

Електронний авіаквиток. У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання фіскали називають такий пакет документів, визначений п. 12 розд. ІІ і п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59 (див. БЗ 103.17):

— розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера);

— роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут / квитанція);

— відривну частину посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс. При цьому у разі втрати, знищення або зіпсуття відривної частини посадкового талона пасажира відрядженому працівникові з дозволу керівника можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка. Але за умови надання довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

Якщо за наявності посадкового талона відряджена особа не надає підтвердний документ, що засвідчує вартість витрат на придбання електронного авіаквитка, то сума відшкодування включається, на погляд податківців, до оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується ПДФО за ставкою 18 %.

Однак госпрозрахункові підприємства, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, можуть безподатково відшкодовувати відрядженим працівникам вартість проїзду за наявності лише одного транспортного квитка. Адже, ще раз наголосимо, для них Інструкція № 59 — не указ. Вони можуть використовувати цей документ як допоміжний (довідковий) (див. лист ДПСУ від 25.03.2024 № 1574/ІПК/99-00-24-03-03 і роз’яснення ГУ ДПС у Запорізькій обл. від 06.04.2023). Головне — дотримуватися вимог ПКУ.

Підтвердні документи для добових

Загальні норми. З одного боку, за вимогами п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ не включаються до оподатковуваного доходу не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з відрядженням. Але не більш як:

— 0,1 розміру мінзарплати на 1 січня звітного (податкового) року (у 2024 році — 710 грн) у розрахунку за кожен календарний день відрядження по Україні;

— 80 євро за кожен календарний день закордонного відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Але, з іншого боку, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні. Такими доказами можуть бути (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— проїзні документи;

— рахунки на проживання;

— відмітки прикордонних служб про перетин кордону;

— будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу відрядженої особи. Отже,

Відрядження за кордон. Із закордонними відрядженнями зазвичай проблем не виникає. Відмітки про перетин кордону — достатнє підтвердження, оскільки вони прямо названі в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Після повернення з відрядження працівник подасть до бухгалтерії засвідчені відділом кадрів або головбухом копії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону.

Водночас п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59 дозволяє надати довідку Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України. У ній мають бути зазначені пункт пропуску, дата та час перетину кордону відрядженим працівником, серія, номер, тип та назва паспортного документа. На наш погляд, якщо така довідка задовольняє бюджетників, підійде вона й госпрозрахунковим підприємствам.

Відрядження в Україні. Із внутрішньоукраїнськими відрядженнями дещо складніше. Добре, якщо є проїзні документи та/або рахунки на проживання за місцем відрядження. А якщо їх немає? Ну, скажімо, підвіз друг або переночував у родичів. Чим тоді можна підтвердити, що працівник доїхав до місця призначення?

Чеки РРО/ПРРО про придбання продуктів харчування або ПММ для автомобіля по дорозі — не найкращий варіант, оскільки вони не свідчать про те, що працівник дістався місця відрядження. Якщо є чеки РРО/ПРРО із кафе чи магазину безпосередньо у населеному пункті відрядження, це вже краще. Зрозуміло, що відшкодувати такі витрати без оподаткування не можна, але вони говорять про те, що працівник до місця призначення таки потрапив. Хоча є ризик, що податківцям такі чеки теж можуть не сподобатися через відсутність у них персоніфікації.

Директор поїхав на переговори службовим легковим автомобілем? Подорожній лист навряд чи зможе підтвердити його перебування у відрядженні. Оскільки не містить жодних відміток сторони, що приймає. Утім, податківці не заперечують, аби фактичне перебування посадової особи або працівників у відрядженні, при забезпеченні їх транспортом, засвідчувалося подорожнім листом (див. лист ДПСУ від 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10).

А ось за наявності договору, підписаного керівником власноруч та датованого правильною датою, ніхто не засумнівається у тому, що службова поїздка відбулася. А якщо не змогли домовитися? Тоді непогано мати підписаний протокол про наміри продовжити переговори та укласти договір.

Для водія вантажного автомобіля чи експедитора чудовим підтвердженням є ТТН. Адже в ній зазначені і автомобіль, і водій, і населений пункт, а також є дані про приймання-передачу вантажу, підписи та П. І. Б. відповідальних осіб відправника та одержувача товару.

Також підійдуть документи, що підтверджують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях, симпозіумах, зборах тощо. Нарешті,

Хоча донедавна (див. лист ДПСУ від 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10) податківці наполягали, що документальними доказами перебування осіб у відрядженні при забезпеченні їх транспортом, можуть бути суто первинні документи (виписка та/або відомості з рахунку, подорожній лист тощо). А посвідчення про відрядження до таких не належить.

Натомість наразі, п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59, крім проїзних документів та рахунків на проживання, як документальний доказ перебування працівника у відрядженні дозволяє бюджетникам використовувати:

— довідку підприємства, установи або організації, куди відряджався працівник, про перебування його за місцем відрядження;

— службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджену безпосереднім керівником;

— будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні. І таким документом, вважаємо, може бути посвідчення про відрядження.

А якщо це можна бюджетникам, гадаємо, підійдуть такі документи і госпрозрахунковим підприємствам як доказ фактичного перебування працівника у відрядженні. Адже в ПКУ йдеться про будь-які документи, які б підтверджували фактичне перебування особи у відрядженні.

Якщо ж жодних підтвердних документів не буде, то із суми виплачених добових слід утримати ПДФО та військовий збір на загальних підставах.

Одноденне відрядження на авто. Щодо підтвердних документів у разі одноденного відрядження на автомобілі та відсутності будь-яких інших витрат, підтверджених документально, то натепер фіскали доходять наступного висновку.

Тобто у разі одноденного відрядження на власному авто для добових достатньо лише наказу керівника підприємства (див. лист ДПСУ від 01.08.2024 № 3958/ІПК/99-00-24-03-03). Ба більше, податківці заявили, що зазначена позиція погоджена з Мінфіном.

Вважаємо, за аналогією, для неоподаткування добових у випадку одноденного відрядження на службовому автомобілі теж вистачить тільки наказу керівника про направлення працівника у відрядження. Хоча тоді буде ще й подорожній лист, який і стане документальним доказом факту перебування працівника у відрядженні (див. лист ДПСУ від 08.04.2024 № 1878/ІПК/08-01-24-05-10).

Зв’язок відрядження з госпдіяльністю

Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю його роботодавця (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). До таких документів, зокрема, належать:

— запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;

— укладені договори / контракти;

— інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

— документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Цей перелік документів не є вичерпним і може бути доповнений іншими підтвердженнями зв’язку відрядження працівника з госпдіяльністю його роботодавця.