(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
? С помощью этой функции вы можете перейти в номер, который вас интересует
В этом номере :
 
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
4/15
Оплата труда
Оплата труда
Февраль , 2017/№ 4

Три в одном: учитываем особенности расчета и отражения в отчетности отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск и денежной помощи к отпуску

Нередкими бывают случаи, когда работник идет в отпуск с первых чисел календарного месяца. При этом расчет с ним по отпускным, матпомощи к отпуску, а возможно, и по компенсации за неиспользованный отпуск нужно провести в месяце, предшествующем месяцу начала отпуска. Как в этой ситуации правильно определить расчетный период для данных выплат? Какие особенности расчета этих выплат предусмотрены действующим законодательством? Как нужно отразить такие выплаты в отчетности? Ответы на все эти вопросы вы найдете в нашей публикации.

Поводом для написания публикации послужил вопрос нашей читательницы. Приведем его:

«Госслужащий идет в ежегодный основной отпуск с 1 марта 2017 года на 30 календарных дней с выплатой денежной помощи в размере среднемесячной заработной платы. При этом он также написал заявление на предоставление ему компенсации за неиспользованные дни ежегодного дополнительного отпуска за стаж госслужбы (6 календарных дней). Стаж госслужбы — 10 лет.

Как правильно определить расчетный период для каждой из выплат:

— отпускных;

— денежной помощи к отпуску;

— компенсации за неиспользованный отпуск?»

Кстати, в данной ситуации важно не только правильно определить расчетный период, но и выяснить, как «лягут» рассчитанные суммы выплат в отчетности по ЕСВ, а именно, в фонд оплаты труда (ФОТ) какого месяца они должны быть отнесены.

Итак, разберемся со всеми вопросами по порядку.

Определяем расчетный период

Отпускные. Начнем с отпускных. Обратимся к положениям п. 2 Порядка № 100, согласно которым исчисление средней заработной платы для оплаты ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, или для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск проводится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.

Что это значит? А то, что для определения расчетного периода по отпускным важным является определение месяца начала отпуска. Совершенно не важно, что приказ/распоряжение руководителя органа, учреждения, организации будет утвержден и датирован месяцем, предшествующим месяцу предоставления отпуска. В рассматриваемом случае — февралем 2017 года. Важно, что месяцем начала отпуска является март 2017 года. От этого и отталкиваемся при определении расчетного периода.

Кстати, по поводу определения расчетного периода для расчета отпускных специалисты Минсоцполитики высказались недавно в письме от 01.12.2016 г. № 1623/13/84-16 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 3, с. 3). В нем также сказано, что расчетный период для исчисления средней зарплаты за время отпуска зависит не от месяца утверждения приказа и количества этих приказов, а от того, в каком именно календарном месяце согласно приказу работнику предоставляется отпуск. Кроме того, в случае, если несколько видов отпусков идут друг за другом и начало каждого из них приходится на разные календарные месяцы, расчетный период должен быть определен по каждому виду отпуска отдельно.

Значит, при определении расчетного периода учитываем именно месяц, в котором начался, в нашем случае, ежегодный основной отпуск. То есть получается, что расчетным периодом является март 2016 года — февраль 2017 года. Но! Для госслужащих нужно учесть особенность определения расчетного периода, которая вытекает из положения абз. 2 п. 2 Порядка № 100. Так, в случае изменения структуры зарплаты с одновременным повышением должностных окладов работникам органов госвласти и органов местного самоуправления согласно актам законодательства период до изменения структуры заработной платы исключается из расчетного периода. Поэтому из расчетного периода (март 2016 года — февраль 2017 года) исключаются месяцы до 1 мая 2016 года. В результате расчетным периодом для определения отпускных будет май 2016 года — февраль 2017 года.

Укажем на исключение из этого правила. Для тех госслужащих, у которых должностной оклад не был повышен с 1 мая 2016 года, расчетный период для определения отпускных определяется в общем порядке — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска. К таким госслужащим относятся специалисты госоргана, расположенного на территории одного или нескольких районов, городов областного значения (см. письмо Минсоцполитики от 12.09.2016 г. № 1290/13/84-16 // «Бюджетная бухгалтерия», 2016, № 40, с. 16).

Законодательным «спутником» ежегодного основного отпуска является денежная помощь в размере среднемесячной зарплаты. Так, в ст. 57 Закона № 889 определено, что госслужащим предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней, если законом не предусмотрена большая продолжительность отпуска, с выплатой денежной помощи в размере среднемесячной заработной платы. Перейдем к определению расчетного периода в отношении денежной помощи к отпуску.

Денежная помощь к отпуску. Расчетным периодом для определения суммы денежной помощи к отпуску являются 2 календарных месяца работы, предшествующих событию, связанному с такой выплатой. Осталось выяснить, что является событием для определения расчетного периода: дата начала отпуска или дата приказа/распоряжения руководителя госоргана о выплате такой денежной помощи.

Скажем сразу: событием, с которым связана выплата денежной помощи, является ежегодный основной отпуск. Это значит, что расчетным периодом для определения суммы денежной помощи являются 2 календарных месяца, предшествующих месяцу ухода в отпуск. Кстати, об этом говорили специалисты Минтруда в письме от 04.08.2006 г. № 771/13/84-06 (ср. 025069200).

Получается, что применительно к рассматриваемой нами ситуации расчетным периодом для определения суммы денежной помощи к отпуску являются январь и февраль 2017 года.

Добавим. В случае если вы «забыли» начислить денежную помощь к отпуску и выплатить ее перед уходом в отпуск и исправляетесь позже, уже в следующем месяце, расчетный период для определения суммы денежной помощи к отпуску не меняется.

Перейдем к определению расчетного периода для компенсации за неиспользованный отпуск.

Компенсация за неиспользованный отпуск. Общие правила по предоставлению компенсации за неиспользованный отпуск для работников, которые не прекратили трудовые отношения с работодателем, прописаны в Законе об отпусках. Эти правила заключаются в следующем. По желанию работника часть ежегодного отпуска может быть заменена денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставленных работнику ежегодного и дополнительных отпусков должна быть не менее 24 календарных дней. То есть, если за рабочий год работнику полагается, например, 30 календарных дней ежегодного отпуска, то 24 дня из них должны быть предоставлены в качестве отпуска, а оставшиеся можно не «отгуливать», а взять компенсацию за неиспользованный отпуск.

Когда работник может воспользоваться своим правом на компенсацию отпуска? В письме Минсоцполитики от 07.12.2016 г. № 731/13/116-16 (см. «ОТ», 2017, № 2, с. 3) специалисты этого ведомства указывали на то, что компенсацию за неиспользованный отпуск работник может получить как до отпуска на 24 календарных дня, так и после. Для этого он пишет заявление на получение такой компенсации. В рассматриваемой ситуации госслужащий написал заявление о предоставлении ему 6 календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за стаж госслужбы до ухода в отпуск (одновременно с заявлением о предоставлении ежегодного отпуска продолжительностью 30 календарных дней). На основании такого заявления в феврале был издан приказ/распоряжение руководителя госоргана о предоставлении такой компенсации.

Для определения расчетного периода с целью расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск обратимся к положениям Порядка № 100, в соответствии с п. 2 которого исчисление средней заработной платы для оплаты ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, или для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск проводится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.

Из этого можно сделать вывод, что событием для определения расчетного периода при расчете компенсации за неиспользованный отпуск является выплата/начисление такой компенсации. А начисляется и выплачивается она в месяце, в котором утвержден приказ/распоряжение руководителя госоргана.

Таким образом, в рассматриваемом нами случае расчетным периодом для определения компенсации за неиспользованный отпуск, которую госслужащий получит вместе с отпускными, является май 2016 года — январь 2017 года.

Если же приказ/распоряжение руководителя госоргана по выдаче госслужащему компенсации за неиспользованный отпуск будет утвержден в марте или в апреле, то расчетным периодом для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск будет соответственно май 2016 года — февраль 2017 года или май 2016 года — март 2017 года.

Для обобщения всего сказанного выше представим в таблице порядок определения расчетного периода по расчету отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск (без прекращения трудовых отношения) и денежной помощи к отпуску.

Вид выплаты

Событие, к которому привязано определение расчетного периода

Расчетный период

Отпускные

Дата начала определенного вида отпуска

12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (для госслужащих, у которых с 1 мая 2016 года увеличился должностной оклад, месяцы до 1 мая 2016 года в расчетный период не входят)

Денежная помощь к отпуску

Дата начала ежегодного основного отпуска

2 календарных месяца, предшествующих месяцу начала ежегодного основного отпуска

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения работника

Дата приказа/распоряжения руководителя

12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором утвержден приказ/распоряжение руководителя госоргана (для госслужащих, у которых с 1 мая 2016 года увеличился должностной оклад, месяцы до 1 мая 2016 года в расчетный период не входят)

Итак, с расчетным периодом для определения отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск и денежной помощи к отпуску мы определились. Рассмотрим теперь отдельные тонкости расчета таких выплат.

Особенности расчета

Мы не будем перечислять здесь все положения — «азы» расчета каждой из рассматриваемых выплат. Они четко прописаны в Порядке № 100. А остановимся на тех моментах, которые являются особенными для таких выплат.

Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск. Мы не зря объединили эти две выплаты, поскольку их расчет практически одинаков. За исключением только лишь одной особенности, о которой мы скажем чуть позже.

Сначала отметим те моменты, которые нужно учесть при расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск.

2016 год, особенно период после 1 мая, для бухгалтеров госорганов был особенным тем, что в течение этого периода проводились перерасчеты различных выплат, а именно зарплаты, отпускных, денежной помощи к отпуску, зарплаты за период командировки и др. Поэтому для правильного расчета суммы отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) нужно знать, что только премии включаются в зарплату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости, все другие выплаты должны учитываться в том месяце, за которые они осуществлены. На это обращали внимание специалисты Минсоцполитики в письме от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11 (см. «ОТ», 2012, № 5, с. 6).

То есть все зарплатные корректировки должны быть отнесены к тем месяцам, за которые они проведены.

Напоминаем, что денежная помощь к отпуску в расчет отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск не включается.

А вот сумма отпускных за предыдущие отпуска включается в расчет отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск, но только в той части, которая приходится на расчетный период (май 2016 года — февраль 2017 года для расчета отпускных; май 2016 года — январь 2017 года для расчета компенсации за неиспользованный отпуск).

Из расчетного периода исключается время, на протяжении которого работники согласно действующему законодательству и по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично.

По общему правилу госслужащему могут предоставляться отпуска без сохранения заработной платы согласно ст. 25 и 26 Закона об отпусках. Вместе с тем в 2016 году руководители некоторых госорганов отправляли своих работников в отпуска «за свой счет» на основании положений п. 9 Заключительных положений Закона Украины «О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Украины» от 28.12.2014 г. № 76-VIII. Согласно им руководители органов исполнительной власти и прочих госорганов имеют право отправлять своих работников в отпуска без сохранения зарплаты и определять продолжительность таких отпусков.

Поэтому, если госслужащий какой-то период находился в отпуске «за свой счет» на основании п. 9 Заключительных положений вышеуказанного Закона, то календарные дни, в течение которых он был в таком отпуске, исключаются из общего количества календарных дней за расчетный период.

С 1 января 2017 года должностные оклады госслужащих были увеличены согласно постановлению КМУ «Вопросы оплаты труда работников государственных органов» от 18.01.2017 г. № 15. Это значит, что при расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск нужно учесть требования п. 10 Порядка № 100 о корректировке зарплаты за расчетный период, которая начислена госслужащему до повышения должностных окладов.

Коэффициент корректировки рассчитывается путем деления нового должностного оклада согласно вышеуказанному постановлению и старого должностного оклада согласно постановлению КМУ «Некоторые вопросы оплаты труда государственных служащих в 2016 году» от 06.04.2016 г. № 292. Сумма зарплаты, начисленная за май — декабрь 2016 года, которая включается в расчет отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск), должна быть откорректирована (умножена) на коэффициент корректировки.

В рассматриваемом случае расчетным периодом для определения суммы отпускных является май 2016 года — февраль 2017 года, а расчетным периодом для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск — май 2016 года — январь 2017 года. Поэтому для расчета как отпускных, так и компенсации за неиспользованный отпуск зарплата, включаемая в расчет, за период май — декабрь 2016 года подлежит корректировке на коэффициент повышения должностного оклада госслужащего с 1 января 2017 года.

Однако, если бы госслужащий шел в отпуск и получал бы компенсацию за неиспользованный отпуск в январе 2017 года, то сумму зарплаты за расчетный период (май — декабрь 2016 года) для расчета отпускных нужно было бы откорректировать на коэффициент повышения должностного оклада, а вот для расчета компенсации за неиспользованный отпуск — не нужно. В этом как раз и состоит существенное различие между расчетом отпускных и расчетом компенсации за неиспользованный отпуск. Связано такое различие с тем, что в п. 10 Порядка № 100 указано: в случаях, когда повышение тарифных ставок и окладов произошло в периоде, когда за работником сохранялся средний заработок, по этому заработку осуществляются начисления только в части, касающейся дней сохранения зарплаты со дня повышения тарифных ставок (должностных окладов). В этом случае для расчета компенсации за неиспользованный отпуск в расчетном периоде не происходит повышения должностных окладов. Кроме того, компенсация за неиспользованный отпуск — это не выплата, которая является сохранением заработка за период. А значит, заработок за расчетный период (май — декабрь 2016 года) в случае начисления компенсации за неиспользованный отпуск в январе 2017 года корректировке не подлежит.

В случае, если госслужащему после 1 января 2017 года в соответствующих месяцах расчетного периода начислена доплата до минимальной заработной платы в силу необходимости выполнения требований ст. 31 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР, такая сумма доплаты включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск).

Перейдем к рассмотрению особенности расчета денежной помощи к отпуску.

Денежная помощь к отпуску. В рассматриваемом случае расчетным периодом для определения суммы денежной помощи к отпуску являются январь и февраль 2017 года.

Сначала нужно определить среднедневную зарплату. Она определяется путем деления зарплаты за отработанное время в течение расчетного периода (январь и февраль 2017 года) на количество отработанных за расчетный период дней.

Затем нужно определить среднемесячное количество рабочих дней за расчетный период: (20 + 20): 2 = 20 дней.

Сумма денежной помощи к отпуску определяется как произведение среднедневной зарплаты на среднемесячное количество рабочих дней за расчетный период.

Учтите: если в расчетном периоде госслужащему была начислена доплата до МЗП, то ее сумма включается в расчет суммы денежной помощи к отпуску.

Приведем условный числовой пример.

Пример. Возьмем за основу данные, приведенные в вопросе читателя. Предположим, что должностной оклад госслужащего до повышения составлял 3274 грн., а после повышения с 1 января 2017 года — 3801 грн. Сумма зарплаты, включаемая в расчет отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск, за период с мая по декабрь 2016 года составила 41327,86 грн. Зарплата за январь 2017 года составила 5241,30 грн., за февраль 2017 года — 6001,50 грн.

Рассчитаем сумму отпускных.

Определим среднедневную зарплату:

(6001,50 + 5241,30 + 41327,86 x 1,1610) : (304 - 9) = 200,76 (грн.),

где 1,1610 — коэффициент корректировки зарплаты за период май — декабрь 2016 года, который рассчитан так: 3801 : 3274 = 1,1610;

304 — количество календарных дней за расчетный период (май 2016 года — февраль 2017 года);

9 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Сумма отпускных составит:

200,76 x 30 = 6022,80 (грн.).

Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Определим среднедневную зарплату:

(5241,30 + 41327,86 x 1,1610) : (276 - 9) = 199,34 (грн.).

Сумма компенсации за 6 календарных дней неиспользованного отпуска составит:

199,34 x 6 = 1196,04 (грн.).

Рассчитаем сумму денежной помощи к отпуску.

Определим среднедневную зарплату:

(6001,50 + 5241,30) : 40 = 281,07 (грн.).

Сумма денежной помощи к отпуску в размере среднемесячной зарплаты составит:

281,07 x 20 = 5621,40 (грн.).

Итак, с расчетом выплат разобрались. Теперь перейдем к рассмотрению не менее важного вопроса — к порядку отражения суммы отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск и денежной помощи к отпуску в отчетности, в том числе и в Отчете по ЕСВ. Почему именно в этом Отчете? Потому что именно в нем перечисленные выше выплаты имеют особенный порядок отражения. На нем и остановимся ниже.

Отражаем в отчетности

Налоговый расчет по форме № 1ДФ. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 1 квартал 2017 года отразить суммы отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск и денежной помощи к отпуску не составит труда. Вместе с зарплатой за 1 квартал эти суммы отразятся в одной строке с признаком дохода «101».

А вот заполняя Отчет по ЕСВ за февраль 2017 года, нужно будет в обязательном порядке учесть определенные особенности. Какие? Сейчас разберемся.

Таблица 1 ЕСВ-отчета. В таблице 1 отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск, материальную помощь на оздоровление отражают в строках, предусмотренных для заработной платы, общей суммой в Отчете за тот месяц, в котором были начислены перечисленные выплаты.

Таблица 6 ЕСВ-отчета. Сумма отпускных в таблице 6 ЕСВ-отчета должна быть отражена в месяце их начисления отдельной строкой от заработной платы. При этом учитывают такие особенности и правила, установленные Порядком № 435:

— в графе 9 указывают тот же код категории застрахованного лица, что и для зарплаты (для госслужащих — «25», для обычных работников — «1»);

— в графе 10 — код типа начислений «10» (отпускные);

— в графе 11 — месяц, за который начислены отпускные;

— если отпуск приходится на несколько месяцев, то отпускные «разбивают» на несколько строк за каждый месяц, на дни которого приходится отпуск;

— графу 15 (количество дней пребывания в трудовых отношениях), как правило, заполняют по строке с заработной платой. По строке с отпускными ее заполняют только в том случае, если в этом месяце работнику не начислялась зарплата. В отдельных строках с отпускными за будущие месяцы графу 15 не заполняют, даже если весь месяц работник будет находиться в отпуске.

Все остальные выплаты в таблице 6 Отчета по ЕСВ отражаются вместе с суммой зарплаты одной строкой в том месяце, в котором они начислены. Это значит, что в рассматриваемом примере сумма денежной помощи к отпуску, равно как и сумма компенсации за неиспользованный отпуск, отражаются в одной строке с зарплатой за февраль 2017 года.

Вид выплаты

ФОТ

Отражение в ЕСВ-отчетности

Отпускные

Сумма отпускных относится к ФОТ того месяца, за который она начислена

Отпускные начислены в феврале, а в Отчете по ЕСВ за февраль отражаются отдельной строкой, с указанием, что их сумма начислена за март

Денежная помощь к отпуску

Сумма помощи относится к ФОТ того месяца, в котором такая помощь начислена

Сумма денежной помощи вместе с зарплатой за февраль отражаются в одной строке в Отчете по ЕСВ за февраль

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения работника

Сумма компенсации относится к зарплате того месяца, в котором такая компенсация начислена

Сумма компенсации вместе с зарплатой за февраль отражаются одной строкой в Отчете по ЕСВ за февраль

Другими словами, в отличие от определения расчетного периода для исчисления отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск и денежной помощи к отпуску, при отражении в ЕСВ-отчетности нужно исходить из того, когда каждая из этих выплат была начислена. Исключением являются только отпускные, которые отражаются отдельной строкой в таблице 6 текущего Отчета по ЕСВ, с указанием месяца, за который начислена их сумма.

Для наглядности представим фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по ЕСВ за февраль 2017 года применительно к нашей ситуации.

Фрагмент заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2017 года

Выводы:

— Для определения расчетного периода важно выяснить, в каком месяце происходит событие, с которым связана выплата (для отпускных — дата начала вида отпуска; для денежной помощи к отпуску — дата начала ежегодного основного отпуска; для компенсации за неиспользованный отпуск (без увольнения) — дата утверждения приказа/распоряжения руководителя и соответственно месяц начисления такой выплаты).

— Для расчета выплат: отпускные относятся к тем месяцам, за которые они начислены; компенсация за неиспользованный отпуск и денежная помощь к отпуску в расчете средней не участвуют. Не забудьте о корректировке заработка в расчетном периоде на коэффициент повышения оклада.

— При заполнении Отчета по ЕСВ учитывайте особенности отражения выплат в отчетности (отпускные отражаются отдельно строкой с указанием месяца, за который они начислены; денежная помощь к отпуску и компенсация за неиспользованный отпуск включаются в строку вместе с зарплатой месяца, в котором они начислены).

Использованные документы

Закон № 889 — Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 г. № 889-VIII.

Закон об отпускахЗакон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Порядок № 100Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Порядок № 435Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск, денежная помощь, особенности расчета, отражение в отчетности добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье