Рассмотрим ситуацию: работник — госслужащий с 1 апреля 2019 года уходит в ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с выплатой денежной помощи к отпуску в размере среднемесячной зарплаты. Кроме того, за 6 дней отпуска он решил получить компенсацию.
И все это оформлено одним приказом, который издан 25 марта 2019 года.
Глядя на этот приказ, бухгалтер сразу должен составить план действий:
1. Определить расчетный период для расчета средней зарплаты для каждой из выплат.
2. Рассчитать сумму отпускных, денежной помощи к отпуску и компенсации за неиспользованный отпуск.
3. Правильно отнести к фонду оплаты труда (ФОТ) соответствующего месяца и отразить в отчетности.
План понятный. Давайте рассмотрим, какие могут возникнуть трудности при его реализации.
Определяем расчетный период
Отпускные. Расчет средней зарплаты для оплаты ежегодного отпуска мы с вами проводим исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска. Это определено п. 2 Порядка № 100.
То есть чтобы безошибочно определить расчетный период для отпускных, нужно знать месяц, в котором начался отпуск. Совершенно не важно, что приказ будет датирован месяцем, предшествующим месяцу предоставления отпуска (см. письмо Минсоцполитики от 01.12.2016 г. № 1623/13/84-16 // «Бюджетная бухгалтерия», 2017, № 3, с. 3).
В рассматриваемом нами случае приказ оформлен в марте 2019 года. Но месяцем начала отпуска является апрель. Именно от апреля и отталкиваемся при определении расчетного периода. Получается, что расчетным периодом для определения отпускных будет апрель 2018 года — март 2019 года.
Денежная помощь к отпуску. Для госслужащих законодательным «спутником» ежегодного основного отпуска является денежная помощь в размере среднемесячной зарплаты, выплата которой предусмотрена ст. 57 Закона Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 г. № 889-VIII (далее — Закон о госслужбе).
Расчетным периодом для определения суммы денежной помощи к отпуску являются 2 календарных месяца работы, предшествующих событию, связанному с такой выплатой. Осталось выяснить, что является событием для определения расчетного периода: дата начала отпуска или дата принятия приказа/распоряжения о выплате такой денежной помощи.
Скажем сразу, событие, с которым связана выплата такой денежной помощи, является ежегодный основной отпуск. Это значит, что расчетным периодом для определения суммы денежной помощи являются 2 календарных месяца, предшествующих месяцу ухода в отпуск (см. письмо Минтруда от 04.08.2006 г. № 771/13/84-06).
И даже если вы по каким-то причинам забыли начислить помощь к отпуску своевременно и доначисляете ее позже, расчетный период при этом не меняется.
Применительно к рассматриваемой нами ситуации расчетным периодом для определения суммы денежной помощи к отпуску является февраль-март 2019 года.
Компенсация за неиспользованный отпуск. По желанию работника часть ежегодного отпуска может быть заменена денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительного отпусков должна быть не меньше 24 календарных дней.
То есть если за рабочий год полагается, например, 30 календарных дней ежегодного отпуска, то 24 дня из них должны быть предоставлены в качестве отпуска, а за оставшиеся 6 дней (30 - 24) он может получить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Для определения расчетного периода с целью расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск обратимся к положениям Порядка № 100. В соответствии с п. 2 этого Порядка исчисление средней зарплаты для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск проводится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу выплаты такой компенсации.
Из этого можно сделать вывод, что событием для определения расчетного периода при расчете компенсации за неиспользованный отпуск является выплата/начисление такой компенсации. А начисляется и выплачивается она в месяце, в котором утвержден приказ руководителя госоргана.
В рассматриваемом нами случае выплата / начисление компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется в марте 2019 года. Значит, расчетным периодом для определения ее суммы будет март 2018 года — февраль 2019 года.
Особенности расчета
Мы не будем перечислять все правила расчета каждой из рассматриваемых выплат. Они четко прописаны в Порядке № 100. Остановимся на тех моментах, которые являются особенными для таких выплат.
Для правильного расчета суммы отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, денежной помощи в размере среднемесячной зарплаты нужно знать, что только премии включают в зарплату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости. Все другие выплаты учитывайте в том месяце, за которые они начислены (п. 3 Порядка № 100, письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11 // «ОТ», 2012, № 5, с. 6).
То есть все зарплатные корректировки должны быть отнесены к тем месяцам, за которые они проведены.
Для госслужащих это особенно актуально. Ведь постановление КМУ от 09.02.2019 г. № 102 о повышении окладов госслужащим с 1 января 2019 года вступило в силу «задним» числом. Поэтому в феврале 2019 года таким работникам была доначислена зарплата исходя из новых окладов. Подробнее об этом в «ОТ», 2019, № 4, с. 22 и 30.
Таким образом, чтобы правильно рассчитать среднюю зарплату согласно Порядку № 100, доначисленную в феврале 2019 года зарплату за январь 2019 года нужно отнести к заработку января 2019 года.
При расчете средней зарплаты следует учитывать норму п. 10 Порядка № 100 о корректировке выплат на коэффициент повышения окладов. Как мы сказали выше, с 1 января 2019 года были повышены должностные оклады госслужащим. Поэтому выплаты за месяцы расчетного периода до этой даты следует откорректировать на коэффициент повышения оклада.
В рассматриваемом нами случае расчетным периодом для определения суммы отпускных является апрель 2018 года — март 2019 года, а расчетный период для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск — март 2018 года — февраль 2019 года.
Повышение окладов госслужащим произошло в расчетном периоде. Поэтому как для расчета отпускных, так и для расчета компенсации за неиспользованный отпуск зарплата за период апрель — декабрь 2018 года и март— декабрь 2018 года соответственно подлежит корректировке. Зарплату в месяцах расчетного периода начиная с января 2019 года не корректируют.
Что касается денежной помощи к отпуску, то расчетным периодом при ее исчислении является февраль-март 2019 года. В этих месяцах повышения окладов не было, поэтому корректировать выплаты на коэффициент повышения не нужно.
Но обратите внимание на выплаты, начисленные в феврале 2019 года. Если там было доначисление зарплаты за январь 2019 года, то суммы такого доначисления необходимо отнести к январю (см. момент 1).
Приведем условный числовой пример.
Пример. Возьмем за основу данные, приведенные в начале нашей статьи. Предположим, что должностной оклад госслужащего до повышения составлял 4100 грн., а с 1 января 2019 года — 4900 грн.
Сумма зарплаты за период март — декабрь 2018 года составила 73850,48 грн.,
а за апрель — декабрь 2018 года — 66685,48 грн.
В 2019 году фактически начисленная зарплата составляла:
за январь — 7426,31 грн,
за февраль — 9837,69 грн.,
в том числе перерасчет:
за январь 2019 — 1205,69 грн,
за март — 8632 грн.
Рассчитаем коэффициент корректировки зарплаты:
4900 грн.: 4100 грн. = 1,1951.
Рассчитаем сумму отпускных.
Определим среднедневную зарплату за период с апреля 2018 года по март 2019 года (с учетом коэффициента корректировки):
(66685,48 х 1,1951 + 7426,31 + 9837,69 + 8632) : 354 = 298,28 (грн.)
Сумма отпускных составит:
298,28 x 24 = 7158,72 (грн.).
Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.
Определим среднедневную зарплату за период с марта 2018 года по февраль 2019 года (с учетом коэффициента корректировки):
(73850,48 x 1,1951 + 7426,31 + 9837,69) : 354 = 298,09 (грн.).
Сумма компенсации за 6 дней неиспользованного отпуска составит:
298,09 x 6 = 1788,54 (грн.).
Рассчитаем сумму денежной помощи к отпуску.
Определим среднедневную зарплату за февраль- март 2019 года. При этом вычитаем из общей суммы, начисленной в феврале, сумму перерасчета за январь:
(9837,69 - 1205,69 + 8632) : 40 = 431,60 (грн.).
Сумма денежной помощи к отпуску в размере среднемесячной зарплаты составит:
431,60 x (40 : 2) = 8632 (грн.).
Итак, с расчетом выплат разобрались.
Теперь перейдем к рассмотрению другого, не менее важного вопроса. Как отразить указанные суммы в отчетности?
Отражаем в отчетности
Налоговый расчет по форме № 1ДФ. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 1 квартал 2019 года отражение сумм отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, денежной помощи к отпуску не составит труда. Вместе с зарплатой за 1 квартал эти суммы отразим в одной строке с признаком дохода «101».
А вот заполняя Отчет по ЕСВ за март 2019 года, нужно будет в обязательном порядке учесть определенные особенности. Какие они? Сейчас разберемся.
Таблица 1 ЕСВ-отчета. В таблице 1 отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск, материальную помощь на оздоровление отражают в строках, предусмотренных для заработной платы, общей суммой в отчете за тот месяц, в котором были начислены эти выплаты.
Таблица 6 ЕСВ-отчета. Сумма отпускных (в нашем примере — 7158,72 грн.) в таблице 6 ЕСВ-отчета должна быть отражена в месяце их начисления отдельной строкой от заработной платы. При этом обязательно нужно указать КТН «10» (графа 10) и месяц, за который они начислены (графа 11) (применительно к примеру — «04.2019»). Если отпуск приходится на несколько месяцев, то отпускные «разбивают» на несколько строк за каждый месяц, на дни которых приходится отпуск.
Все остальные выплаты в таблице 6 Отчета по ЕСВ отражаются вместе с суммой зарплаты одной строкой в том месяце, в котором они начислены. Это значит, что в рассматриваемом нами примере сумму денежной помощи к отпуску, равно как и сумму компенсации за неиспользованный отпуск, нужно отразить в одной строке с зарплатой за март 2019 года
(8632зарплата + 1788,54компенсация + 8632помощь = 19052,54 грн.).
Другими словами, в отличие от определения расчетного периода для исчисления отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск и денежной помощи к отпуску, при отражении в ЕСВ отчетности нужно исходить из того, когда такая выплата была начислена.
Исключением являются только отпускные, которые отражаются отдельной строкой в таблице 6 текущего отчета по ЕСВ, с указанием месяца, за который начислена их сумма.
Давайте подведем итог и представим все сказанное выше в таблице.
| Вид выплаты | Событие, к которому привязано определение расчетного периода | Расчетный период | ФОТ | Отражение в таблице 6 ЕСВ-отчета |
| Отпускные | Дата начала отпуска | 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска | Относится к ФОТ того месяца, за который они начислены | Отражают отдельной строкой, с указанием, месяца, за который они начислены |
| Денежная помощь к отпуску | Дата начала ежегодного отпуска | 2 месяца, предшествующих месяцу начала ежегодного отпуска | Относится к ФОТ того месяца, в котором такая выплата начислена | Отражают в одной строке вместе с зарплатой за месяц, в котором начислены помощь/компенсация за неиспользованный отпуск |
| Компенсация за неиспользованный отпуск | Дата приказа/распоряжения руководителя | 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором утвержден приказ/распоряжение руководителя |
