Теми статей
Обрати теми

Відпустка з першого числа: тонкощі розрахунку відпускних виплат

Гуль Тетяна, експерт з питань оплати праці
За традицією, що давно склалася, усе важливе люди намагаються розпочинати або з понеділка, або з першого числа наступного місяця. Тому початок відпустки з першого числа — це не рідкість. Проте до нашої редакції часто надходять запитання про те, як у такому разі розрахувати і виплатити відпускні? А якщо до відпустки належить ще оздоровча допомога? А може працівник захотів частину відпустки не відгуляти, а взяти компенсацію за невикористану відпустку? Знайомо? Тоді сьогоднішня стаття для вас!

Розглянемо ситуацію: працівник — держслужбовець з 1 квітня 2019 року йде у щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з виплатою грошової допомоги до відпустки у розмірі середньомісячної зарплати. Крім того, за 6 днів відпустки він вирішив отримати компенсацію.

І все це оформлено одним наказом, який виданий 25 березня 2019 року.

Зважаючи на цей наказ, бухгалтер відразу має скласти план дій:

1. Визначити розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати для кожної з виплат.

2. Розрахувати суму відпускних, грошової допомоги до відпустки і компенсації за невикористану відпустку.

3. Правильно віднести до фонду оплати праці (ФОП) відповідного місяця і відобразити у звітності.

План зрозумілий. Давайте розглянемо, які можуть виникнути труднощі при його реалізації.

Визначаємо розрахунковий період

Відпускні. Розрахунок середньої зарплати для оплати щорічної відпустки ми з вами проводимо виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Це визначено п. 2 Порядку № 100.

Тобто щоб безпомилково визначити розрахунковий період для відпускних, треба знати місяць, в якому розпочалася відпустка. Абсолютно не важливо, що наказ буде датований місяцем, що передує місяцю надання відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 01.12.2016 р. № 1623/13/84-16 //«Бюджетна бухгалтерія», 2017, № 3, с. 3).

У випадку, що розглядається нами, наказ оформлений у березні 2019 року.

Але місяцем початку відпустки є квітень. Саме від квітня і відштовхуємося при визначенні розрахункового періоду. Виходить, що розрахунковим періодом для визначення відпускних буде квітень 2018 року — березень 2019 року.

Грошова допомога до відпустки. Для держслужбовців законодавчим «супутником» щорічної основної відпустки є грошова допомога у розмірі середньомісячної зарплати, виплата якої передбачена ст. 57 Закону України «Про державну службу від 10.12.2015 р. № 889-VIII (далі — Закон про держслужбу).

Розрахунковим періодом для визначення суми грошової допомоги до відпустки є 2 календарних місяці роботи, що передують події, пов’язаній з такою виплатою. Залишилося з’ясувати, що є подією для визначення розрахункового періоду: дата початку відпустки або дата прийняття наказу / розпорядження про виплату такої грошової допомоги.

Скажемо відразу, подією, з якою пов’язана виплата такої грошової допомоги, є щорічна основна відпустка. Це означає, що розрахунковим періодом для визначення суми грошової допомоги є 2 календарних місяці, що передують місяцю виходу у відпустку (див. лист Мінпраці від 04.08.2006 р. № 771/13/84-06). І навіть якщо ви з якихось причин забули нарахувати допомогу до відпустки своєчасно і донараховуєте її пізніше, розрахунковий період при цьому не змінюється.

Стосовно ситуації, що розглядається нами, розрахунковим періодом для визначення суми грошової допомоги до відпустки є лютий-березень 2019 року.

Компенсація за невикористану відпустку. За бажанням працівника частина щорічної відпустки може бути замінена грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної і додаткової відпустки має бути не менше 24 календарних днів.

Тобто якщо за робочий рік належить, наприклад, 30 календарних днів щорічної відпустки, то 24 дні з них мають бути надані як відпустка, а за решту 6 днів (30 - 24) він може отримати компенсацію за невикористану відпустку.

Для визначення розрахункового періоду з метою розрахунку суми компенсації за невикористану відпустку звернемося до положень Порядку № 100. Відповідно до п. 2 цього Порядку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористану відпустку проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати такої компенсації.

З цього можна зробити висновок, що подією для визначення розрахункового періоду при розрахунку компенсації за невикористану відпустку є виплата/нарахування такої компенсації. А нараховується і виплачується вона в місяці, в якому затверджений наказ керівника держоргану.

У випадку, що розглядається нами, виплата/нарахування компенсації за невикористану відпустку здійснюється у березні 2019 року. Отже, розрахунковим періодом для визначення її суми буде березень 2018 року — лютий 2019 року.

Особливості розрахунку

Ми не перераховуватимемо усі правила розрахунку кожної з цих виплат. Вони чітко прописані в Порядку100. Зупинимося на тих моментах, які є особливими для таких виплат.

img 1 Для правильного розрахунку суми відпускних, компенсації за невикористану відпустку, грошової допомоги у розмірі середньомісячної зарплати треба знати, що тільки премії включають до зарплати того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю. Усі інші виплати враховуйте в тому місяці, за який вони нараховані (п. 3 Порядку № 100, лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11 // «ОП», 2012, № 5, с. 6).

Тобто усі зарплатні коригування мають бути віднесені до тих місяців, за які вони проведені.

Для держслужбовців це особливо актуально. Адже постанова КМУ від 09.02.2019 р. № 102 про підвищення окладів держслужбовцям з 1 січня 2019 року набула чинності «заднім числом».

Тому в лютому 2019 року таким працівникам була донарахована зарплата виходячи з нових окладів. Детальніше про це — в «ОП», 2019, № 4, с. 22 і 30.

Так, щоб правильно розрахувати середню зарплату згідно з Порядком № 100, донараховану в лютому 2019 року, зарплату за січень 2019 року треба віднести до заробітку січня 2019 року.

img 2 При розрахунку середньої зарплати слід ураховувати норму п. 10 Порядку № 100 про коригування виплат на коефіцієнт підвищення окладів. Як ми сказали вище, з 1 січня 2019 року були підвищені посадові оклади держслужбовцям. Тому виплати за місяці розрахункового періоду до цієї дати слід відкоригувати на коефіцієнт підвищення окладу.

У випадку, що розглядається нами, розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є квітень 2018 року — березень 2019 року, а розрахунковий період для визначення суми компенсації за невикористану відпустку — березень 2018 року — лютий 2019 року. Підвищення окладів держслужбовцям відбулося в розрахунковому періоді. Тому як для розрахунку відпускних, так і для розрахунку компенсації за невикористану відпустку зарплата за період квітень — грудень 2018 року і березень — грудень 2018 року відповідно підлягає коригуванню. Зарплату в місяцях розрахункового періоду починаючи із січня 2019 року не коригують.

Що стосується грошової допомоги до відпустки, то розрахунковим періодом при її обчисленні є лютий-березень 2019 року. У цих місяцях підвищення окладів не було, тому коригувати виплати на коефіцієнт підвищення не треба. Але зверніть увагу на виплати, нараховані в лютому 2019 року. Якщо там було донарахування зарплати за січень 2019 року, то суми такого донарахування необхідно віднести до січня (див. момент 1).

Наведемо умовний числовий приклад.

Приклад. Візьмемо за основу дані, наведені на початку нашої статті. Припустимо, що посадовий оклад держслужбовця до підвищення складав 4100 грн.,

а з 1 січня 2019 року — 4900 грн.

Сума зарплати за період березень — грудень 2018 року склала 73850,48 грн.,

а за квітень — грудень 2018 року — 66685,48 грн.

У 2019 році фактично нарахована зарплата складала:

за січень — 7426,31 грн.,

за лютий — 9837,69 грн.,

у тому числі перерахунок:

за січень 2019-го — 1205,69 грн.,

за березень — 8632 грн.

Розрахуємо коефіцієнт коригування зарплати:

4900 грн. : 4100 грн. = 1,1951.

Розрахуємо суму відпускних.

Визначимо середньоденну зарплату за період з квітня 2018 року по березень 2019 року (з урахуванням коефіцієнта коригування):

(66685,48 х 1,1951 + 7426,31 + 9837,69 + 8632) : 354 = 298,28 (грн.).

Сума відпускних складе:

298,28 x 24 = 7158,72 (грн.).

Розрахуємо суму компенсації за невикористану відпустку.

Визначимо середньоденну зарплату за період з березня 2018 року по лютий 2019 року (з урахуванням коефіцієнта коригування):

(73850,48 x 1,1951 + 7426,31 + 9837,69) : 354 = 298,09 (грн.).

Сума компенсації за 6 днів невикористаної відпустки складе:

298,09 x 6 = 1788,54 (грн.).

Розрахуємо суму грошової допомоги до відпустки.

Визначимо середньоденну зарплату за лютий-березень 2019 року. При цьому віднімаємо із загальної суми, нарахованої в лютому, суму перерахунку за січень:

(9837,69 - 1205,69 + 8632) : 40 = 431,60 (грн.).

Сума грошової допомоги до відпустки у розмірі середньомісячної зарплати складе:

431,60 x (40 : 2) = 8632 (грн.).

Отже, з розрахунком виплат розібралися. Тепер перейдемо до розгляду іншого, не менш важливого питання. Як відобразити зазначені суми у звітності?

Відображаємо у звітності

Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2019 року відображення сум відпускних, компенсації за невикористану відпустку, грошової допомоги до відпустки не складе труднощів. Разом із зарплатою за 1 квартал ці суми відобразимо в одному рядку з ознакою доходу «101».

А ось заповнюючи Звіт з ЄСВ за березень 2019 року, треба буде в обов’язковому порядку врахувати певні особливості. Які вони? Зараз розберемося.

Таблиця 1 ЄСВ-звіту. У таблиці 1 відпускні, компенсацію за невикористану відпустку, матеріальну допомогу на оздоровлення відображають у рядках, передбачених для заробітної плати, загальною сумою у звіті за той місяць, в якому були нараховані ці виплати.

Таблиця 6 ЄСВ-звіту. Сума відпускних (у нашому прикладі 7158,72 грн.) у таблиці 6 ЄСВ-звіту має бути відображена в місяці їх нарахування окремим рядком від заробітної плати. При цьому обов’язково треба зазначити КТН «10» (графа 10) і місяць, за який вони нараховані (графа 11) (стосовно ситуації, що розглядається, — «04.2019»). Якщо відпустка припадає на декілька місяців, то відпускні «розбивають» на декілька рядків за кожен місяць, на дні яких припадає відпустка.

Усі інші виплати в таблиці 6 Звіту з ЄСВ відображаються разом із сумою зарплати одним рядком у тому місяці, в якому вони нараховані. Це означає, що в прикладі, який розглядається нами, суму грошової допомоги до відпустки, так само як і суму компенсації за невикористану відпустку, треба відобразити в одному рядку із зарплатою за березень 2019 року

(8632зарплата + 1788,54компенсація + 8632допомога = 19052,54 грн.).

Інакше кажучи, на відміну від визначення розрахункового періоду для обчислення відпускних, компенсації за невикористану відпустку і грошової допомоги до відпустки, при відображенні в ЄСВ-звітності треба виходити з того, коли така виплата була нарахована.

Винятком є тільки відпускні, які відображаються окремим рядком у таблиці 6 поточного Звіту з ЄСВ, із зазначенням місяця, за який нарахована їх сума.

Давайте підіб’ємо підсумок і представимо усе сказане вище в таблиці.

Вид виплати

Подія, до якої прив’язано визначення розрахункового періоду

Розрахунковий період

ФОП

Відображення в таблиці 6

ЄСВ-звіту

Відпускні

Дата початку відпустки

12 місяців, що передують місяцю початку відпустки

Належить до ФОП того місяця, за який вони нараховані

Відображають окремим рядком, із зазначенням, місяця, за який вони нараховані

Грошова допомога до відпустки

Дата початку щорічної відпустки

2 місяці, що передують місяцю початку щорічної відпустки

Належить до ФОП того місяця, в якому така виплата нарахована

Відображають в одному рядку разом із зарплатою за місяць, в якому нараховані допомога/компенсація за невикористану відпустку нараховані

Компенсація за невикористану відпустку

Дата наказу/розпорядження керівника

12 місяців, що передують місяцю, в якому затверджений наказ/розпорядження керівника

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі