Темы статей
Выбрать темы

Зарплатные ошибки: исправляем вместе

Ивлева Наталья, эксперт по оплате труда
В работе бухгалтера иногда возникают ошибки в исчислении зарплаты. Хорошо, когда «цифры» еще на руках у бухгалтера и он может их исправить одним махом. А если средства уже выплатили работнику? Как исправить зарплатные ошибки? Об этом наша статья.

Ошибки в расчете заработной платы можно разделить на две основные категории:

• работнику недоплатили зарплату;

• работник получил лишнюю сумму.

Раскроем секрет: легче исправить ошибку, связанную с недоплатой.

С нее и начнем!

Работнику зарплату недоплатили

Выявить неточности в выплаченной зарплате может сам бухгалтер, специалисты проверяющих инстанций или работник.

Зачастую именно работники замечают возмутительные для них неточности в сумме своего вознаграждения за труд.

Пришел такой недовольный работник в бухгалтерию — что далее?

Для начала нужно выявить причины занижения зарплаты. Остановимся на действиях со стороны работодателя.

Итак, если забыли работника включить в приказ (например, о премировании, об установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. д.), исправляемся так: лицо, выявившее ошибку (как правило, это непосредственный руководитель обиженного работника), подает на имя руководителя предприятия докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ. В случае, если была допущена ошибка при исчислении суммы зарплаты (ошибка в расчетах, неначисление отдельных выплат, неправильное исчисление составляющих зарплаты и т. д.), то в зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная записка, а при необходимости — объяснительная записка. После этого составляем бухгалтерскую справку как основание для доначисления зарплаты.

В бухгалтерской справке должно быть следующее:

• содержание и причины ошибки;

• ссылка на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;

• сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета, которой исправляется ошибка.

Заметьте: бухгалтерская справка должна четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период (в разрезе месяцев), в какой сумме.

Просто начислить некую условную сумму и назвать ее так же, как и забытую зарплатную выплату, не означает исправиться (см. решение Днепропетровского окружного админсуда от 04.02.2019 г. по делу № 160/8759/18).

Согласия работника на доначисление ему зарплаты не нужно.

Обязательно доначисляйте зарплату! Дело в том, что работодатель обязан выплатить работнику причитающуюся ему зарплату.

Важно!

В спорах по заработной плате срок исковой давности не ограничивается (ст. 233 КЗоТ).

Вы установили факт недоплаты зарплаты работнику, который уже уволился? Доначисляйте и ему зарплату. Ведь, руководствуясь ст. 233 КЗоТ, бывший работник вправе в любой момент обратиться в суд. Если недоплата действительно имела место, то суд примет сторону работника.

Тогда вам придется выплатить не только доначисленную зарплату, но и выплатить средний заработок такому работнику за задержку расчета при увольнении на основании ст. 117 КЗоТ. Наш совет: знаете «грешок» по недоплате — сразу доначисляйте надлежащую сумму уволенному работнику и сообщите ему о выплате.

Финансирование доначисления

В бюджетных учреждениях сразу возникает больной вопрос: откуда получить средства на финансирование такой доплаты? Если такая ошибка касается выплаты зарплаты в отчетном году, то все более-менее понятно, ведь вследствие такой недоплаты в фонде зарплаты учреждения должен возникнуть излишек средств.

Известны ситуации, когда недоплату выявляют уже после окончания отчетного года — в следующем году.

В большинстве случаев средства на исправление такой ошибки не закладываются в смете нового отчетного периода.

Как быть? На практике применяют один из вариантов:

• руководство учреждения обращается к главному распорядителю бюджетных средств с запросом о рассмотрении возможности дополнительного выделения в текущем году бюджетных ассигнований на указанные цели;

• руководство учреждения может принять решение об использовании средств, являющихся экономией фонда оплаты труда текущего года, для погашения задолженности перед работником.

Доначисление зарплаты

С порядком первоочередных действий и финансированием разобрались. Но бухгалтеру рано ставить точку в этой истории — он должен еще осуществить саму операцию доначисления и разобраться с налоговыми тонкостями.

В таком деле исходите от того, что сумма доначисления заработной платы в результате ошибки относится в фонд оплаты труда того месяца, в котором осуществили такое начисление (п.п. 1.6.2 Инструкции № 5).

Доначисленную зарплату отражают в месяце ее непосредственного доначисления вместе с другими выплатами работнику в этом месяце. При этом записи в бухгалтерском учете такие же, как и при обычном проведении зарплаты, — с обязательным начислением/удержанием ЕСВ и обложением НДФЛ, ВС. Корректировать ЕСВ-отчет и Налоговый расчет по форме № 1ДФ за предыдущие отчетные периоды не нужно. Фактически вы начисляете и облагаете такое доначисление в составе зарплаты в месяце, в котором исправляете ошибку. О том, как отражать доначисления в ЕСВ-отчете, читайте в статье «Доначислили зарплату, отпускные и матпомощь должностному лицу ОМС: отражаем в ЕСВ-отчете» // «ОТ», 2019, № 15.

Обращаем внимание на то, что доначисления могут повлиять на другие выплаты, рассчитанные исходя из средней зарплаты, в частности отпускные. Для этого вам еще раз придется вернуться в «прошлое» (в месяц начисления зарплаты с ошибкой). Об этом подробнее вы можете прочитать в консультации «Доначислены выплаты: как учесть при расчете «средней» // «ОТ», 2019, № 21.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда работнику завысили зарплату.

Работнику переплатили зарплату

Чтобы исправить такой «казус», бухгалтеру потребуется больше усилий. Но даже это не главная «беда» при таких обстоятельствах, ведь излишне выплаченные работнику средства нужно вернуть на счет учреждения. Кто будет вынужден «расщедриться»? Здесь все зависит от типа ошибки, в результате которой работник и получил зарплату в большем размере.

Такие ошибки условно делят на две группы: счетные и несчетные. Где искать их определения? В п.п. 1 п. 24 постановления № 13*. На рис. 1 приведем основные отличия счетных и несчетных ошибок.

* Постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

img 1

Рис. 1. Основные отличия счетных и несчетных ошибок

Исправляем счетные ошибки

Бухгалтер составляет объяснительную (докладную) записку на имя руководителя учреждения, в которой указывает факт выявления ошибки, ее причины и последствия. Как правило, переплату возвращает работник самостоятельно путем внесения средств в кассу (на расчетный счет предприятия) либо такой излишек удерживают из зарплаты работника с его согласия.

И здесь нелишним будет напомнить о нормах статьи 127 КЗоТ, которая разрешает работодателям проводить отчисления из заработной платы работников для возврата излишне выплаченных сумм, но только если одновременно выполнены следующие условия:

• отчисления производятся для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок;

• работник не оспаривает основания и размер отчисления, то есть он согласен на такое отчисление или возврат средств (см. п.п. 1 п. 24 постановления № 13);

не позднее 1 месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы издан приказ (распоряжение) о проведении отчисления из зарплаты работника.

Получается, если работнику ошибочно выплатили завышенную сумму зарплаты 03.03.2020 г., то предельным сроком для издания такого приказа будет 03.04.2020 г.

Если хотя бы одно из вышеуказанных условий не выполняется — принудительно взыскать излишне выплаченную зарплату с работника нельзя. Вернуть излишне полученные средства работник может исключительно по доброй воле. Либо работодатель может взыскать такую сумму с виновного лица. Об этом мы расскажем ниже.

Рекомендуем согласие работника зафиксировать в письменном виде: такой работник ставит подпись в самом приказе или же пишет заявление о проведении отчислений из заработной платы.

Внимание!

Работник возвращает только сумму излишне выплаченной зарплаты (сумму, полученную «на руки»). То есть он не компенсирует сумму удержанных из этой части зарплаты НДФЛ и ВС.

Может возникнуть ситуация, когда работнику выплачена лишняя сумма в результате счетной ошибки и приказ об удержании издан своевременно, но работник не соглашается с сумой отчисления. Для решения спора работодатель может обратиться в суд в течении одного года со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (ч. 3 ст. 233 КЗоТ). Если суд вынесет решение в пользу работодателя, то взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.

А вот если вы несвоевременно издали приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты, то даже обращение в суд вам не поможет.

В таком случае представители Фемиды примут сторону работника, и все из-за просрочки оговоренного срока (письмо Минтруда от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09). Выходит, что после истечения очерченного месячного срока для издания приказа работник может вернуть излишек зарплаты только по доброй воле.

Обобщим информацию по возврату излишне выплаченных средств в результате счетной ошибки на рис. 2.

img 2

Рис. 2. Порядок возврата средств из-за счетной ошибки

Несчетная ошибка: как вернуть средства

Обнаружили факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки, изложили все в объяснительной (докладной) записке — а кто вернет эти средства? Давайте искать. Первым попадает на глаза сам работник, получивший лишнюю сумму. Но здесь помните: в ст. 127 КЗоТ идет речь об отчислении лишней зарплаты только вследствие счетной ошибки. Выходит, что нельзя переводить механизм исправления счетной ошибки на исправление несчетной. Единственный шанс взыскать сумму переплаты с получившего ее работника — поговорить с ним. Возможно, такой работник согласится вернуть сумму переплаты.

В случае его четкого «да» — получаем от него письменное подтверждение лояльности. Он возвращает такую сумму в кассу или ее удерживают из зарплаты работника на основании его заявления.Нелишним будет напомнить о нормах ст. 128 КЗоТ, ограничивающих размер отчислений из заработной платы (он не может превышать 20 %, а в некоторых случаях — 50 % зарплаты, подлежащей выплате работнику). Но если идет речь о добровольном возврате средств, то данная норма не работает.

В заявлении работник вправе самостоятельно определить сумму средств, которую он разрешает удержать из зарплаты для возврата излишне выплаченных средств. Ваш работник отказывается вернуть ошибочно выплаченные ему средства? Не торопитесь идти в суд — шансы выиграть спор мизерные. И все из-за нормы ст. 1215 Гражданского кодекса: не подлежит возврату безосновательно полученная выплата, в том числе зарплата, если ее выплату работодатель осуществил добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника.

Что же делать в такой ситуации? Ничего не остается, как взыскать ошибочно выплаченную зарплату с работника, виновного в допущении несчетной ошибки. На рис. 3 приведем обобщенный алгоритм возврата средств из-за несчетной ошибки.

img 3

Рис. 3. Порядок возврата средств из-за несчетной ошибки

Переплату возвращает виновное лицо

Что же делать в ситуации, когда суд принял решение в пользу работника или были просрочены сроки для издания приказа о взыскании суммы с работника? Работодатель может прибегнуть к крайним мерам — взыскать излишне выплаченную зарплату с виновного лица. Им будет бухгалтер, иногда — специалист отдела кадров, который ошибся при заполнении табеля учета использования рабочего времени. Работники, не являющиеся должностными лицами учреждения, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 14** ).

** Постановление Пленума Верховного Суда Украины «О судебной практике по делам о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14.

Напомним, что среднюю зарплату рассчитывают по правилам Порядка № 100 (ср. ). Расчетный период — последние два месяца, предшествующих указанным удержаниям из зарплаты. Если же сумма ошибочно начисленной зарплаты больше средней зарплаты бухгалтера — виновного лица, то такое лицо возмещает только сумму, не превышающую его среднего заработка.

Главному бухгалтеру как руководителю структурного подразделения также придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднего заработка), но только за ту часть, которая не возмещена непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14).

Работодатель издает приказ (распоряжение) о взыскании с виновного лица суммы переплаты зарплаты. Такой приказ издают не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником вреда и передают к исполнению не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ).

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше