Зарплатні помилки: виправляємо разом

Помилки в розрахунку заробітної плати можна поділити на дві основні категорії:

• працівникові недоплатили зарплату;

• працівник отримав зайву суму.

Розкриємо секрет: легше виправити помилку, пов’язану з недоплатою. З неї й розпочнемо!

Працівникові зарплату недоплатили

Виявити неточності у виплаченій зарплаті може сам бухгалтер, фахівці перевіряючих інстанцій або працівник. Часто-густо саме працівники помічають обурливі для них неточності в сумі своєї винагороди за працю. Прийшов такий невдоволений працівник у бухгалтерію — що далі?

Спочатку треба виявити причини заниження зарплати. Зупинимося на діях з боку роботодавця.

Отже, якщо забули працівника включити в наказ (наприклад, про преміювання, про встановлення доплати, виплату надбавки, винагороди тощо), виправляємося так: особа, що виявила помилку (як правило, це безпосередній керівник скривдженого працівника), подає на ім’я керівника підприємства доповідну записку, на підставі якої видається відповідний наказ.

У разі якщо припустилися помилки при обчисленні суми зарплати (помилка в розрахунках, ненарахування окремих виплат, неправильне обчислення складових зарплати тощо), то залежно від того, хто виявив помилку, складається доповідна записка, а за потреби — пояснювальна записка.

Після цього складаємо бухгалтерську довідку як підставу для донарахування зарплати.

У бухгалтерській довідці повинно бути таке:

• зміст і причини помилки;

• посилання на документи і облікові регістри, в яких припустилися помилки;

• сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка.

Зверніть увагу: бухгалтерська довідка повинна чітко зазначати, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період (у розрізі місяців), в якій сумі.

Просто нарахувати деяку умовну суму і назвати її так само, як і забуту зарплатну виплату, не означає виправитися (див. рішення Дніпропетровського окружного адмінсуду від 04.02.2019 р. у справі № 160/8759/18).

Згоди працівника на донарахування йому зарплати не вимагається.

Обов’язково донараховуйте зарплату!

Річ у тому, що роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові зарплату, що належить йому.

Ви встановили факт недоплати зарплати працівникові, який вже звільнився? Донараховуйте і йому зарплату. Адже керуючись ст. 233 КЗпП, колишній працівник має право у будь-який момент звернутися до суду. Якщо недоплата дійсно мала місце, то суд стане на бік працівника. Тоді вам доведеться виплатити не лише донараховану зарплату, а й середній заробіток такому працівникові за затримку розрахунку при звільненні на підставі ст. 117 КЗпП. Наша порада: знаєте «грішок» з недоплати — відразу донараховуйте належну суму звільненому працівникові і повідомте його про виплату.

Фінансування донарахування

У бюджетних установах відразу виникає болюче запитання: звідки отримати кошти на фінансування такої доплати? Якщо така помилка стосується виплати зарплати у звітному році, то все більш-менш зрозуміло, адже внаслідок такої недоплати у фонді зарплати установи повинен виникнути надлишок коштів.

Відомі ситуації, коли недоплату виявляють уже після закінчення звітного року — наступного року. У більшості випадків кошти на виправлення такої помилки не закладаються в кошторисі нового звітного періоду. Як бути? На практиці застосовують один з варіантів:

• керівництво установи звертається до головного розпорядника бюджетних коштів із запитом про розгляд можливості додаткового виділення в поточному році бюджетних асигнувань на зазначені цілі;

• керівництво установи може прийняти рішення про використання коштів, що є економією фонду оплати праці поточного року, для погашення заборгованості перед працівником.

Донарахування зарплати

З порядком першочергових дій і фінансуванням розібралися. Але бухгалтеру зарано ставити крапку в цій історії — він повинен ще здійснити саму операцію донарахування і розібратися з податковими тонкощами. У такій справі відштовхуйтеся від того, що сума донарахування заробітної плати в результаті помилки належить до фонду оплати праці того місяця, в якому здійснили таке нарахування (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5).

Донараховану зарплату відображають у місяці її безпосереднього донарахування разом з іншими виплатами працівникові цього місяця. При цьому записи у бухгалтерському обліку такі ж, як і при звичайному проведенні зарплати, — з обов’язковим нарахуванням/утриманням ЄСВ і оподаткуванням ПДФО, ВЗ. Коригувати ЄСВ — Звіт і Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за попередні звітні періоди не треба. Фактично ви нараховуєте й оподатковуєте таке донарахування у складі зарплати в місяці, в якому виправляєте помилку. Про те, як відображати донарахування в ЄСВ-звіті, читайте в статті «Донарахували зарплату, відпускні і матдопомогу посадовій особі ОМС: відображаємо в ЄСВ-звіті» // «ОП», 2019, № 15.

Звертаємо увагу на те, що донарахування можуть вплинути на інші виплати, розраховані виходячи з середньої зарплати, зокрема відпускні. Для цього вам ще раз доведеться повернутися в «минуле» (у місяць нарахування зарплати з помилкою). Про це детальніше ви можете прочитати в консультації «Донараховані виплати: як урахувати при розрахунку «середньої» // «ОП», 2019, № 21.

Тепер розглянемо ситуацію, коли працівникові завищили зарплату.

Працівникові переплатили зарплату

Щоб виправити такий «казус», бухгалтерові знадобиться більше зусиль. Але навіть це не головна біда за таких обставин, адже надміру виплачені працівникові кошти треба повернути на рахунок установи. Хто буде вимушений «розщедритися»? Тут все залежить від типу помилки, в результаті якої працівник і отримав зарплату в більшому розмірі.

Такі помилки умовно поділяють на дві групи: лічильні і нелічильні. Де шукати їх визначення? У п.п. 1 п. 24 постанови № 13*. На рис. 1 наведемо основні відмінності лічильних і нелічильних помилок.

* Постанова Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13.

Рис. 1. Основні відмінності лічильних і нелічильних помилок

Виправляємо лічильні помилки

Бухгалтер складає пояснювальну (доповідну) записку на ім’я керівника установи, в якій зазначає факт виявлення помилки, її причини і наслідки. Як правило, переплату повертає працівник самостійно шляхом внесення коштів у касу (на розрахунковий рахунок підприємства) або такий надлишок утримують із зарплати працівника з його згоди.

І тут не зайвим буде нагадати про норми ст. 127 КЗпП, яка дозволяє роботодавцям проводити відрахування із заробітної плати працівників для повернення надміру виплачених сум, але тільки якщо одночасно виконані такі умови:

• відрахування здійснюється для повернення сум, надміру виплачених у результаті лічильних помилок;

• працівник не оспорює підстави і розмір відрахування, тобто він згоден на таке відрахування або повернення коштів (див. п.п. 1 п. 24 постанови № 13);

• не пізніше за 1 місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми видано наказ (розпорядження) про проведення відрахування із зарплати працівника.

Виходить, якщо працівникові помилково виплатили завищену суму зарплати 03.03.2020 р., тоді граничним строком для видання такого наказу буде 03.04.2020 р. Якщо хоча б одна з вищезгаданих умов не виконується — примусово стягнути надміру виплачену зарплату з працівника не можна. Повернути надміру отримані кошти працівник може виключно з доброї волі. Або роботодавець може стягнути таку суму з винної особи. Про це ми розповімо нижче. Рекомендуємо згоду працівника зафіксувати письмово: такий працівник ставить підпис у самому наказі або ж пише заяву про проведення відрахувань із заробітної плати.

Може виникнути ситуація, коли працівникові виплачена зайва сума в результаті лічильної помилки і наказ про утримання виданий своєчасно, але працівник не погоджується із сумою відрахування. Для вирішення спору роботодавець може звернутися до суду протягом одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум (ч. 3 ст. 233 КЗпП). Якщо суд винесе ухвалу на користь роботодавця, то стягнення здійснюють на підставі виконавчого листа.

А ось якщо ви несвоєчасно видали наказ про стягнення надміру виплаченої зарплати, то навіть звернення до суду вам не допоможе.

У такому разі представники Феміди стануть на бік працівника, і все через прострочення обумовленого строку (лист Мінпраці від 23.10.2009 р. № 248/06/186-09). Виходить, що після закінчення обумовленого місячного строку для видання наказу працівник може повернути надлишок зарплати тільки з доброї волі.

Узагальнимо інформацію щодо повернення надміру виплачених коштів у результаті лічильної помилки на рис. 2.

Рис. 2. Порядок повернення коштів через лічильну помилку

Нелічильна помилка: як повернути кошти

Виявили факт надміру виплаченої зарплати через нелічильну помилку, виклали усе в пояснювальній (доповідній) записці — а хто поверне ці кошти? Давайте шукати. Першим потрапляє на очі сам працівник, що отримав зайву суму.

Але тут пам’ятайте: у ст. 127 КЗпП ідеться про відрахування зайвої зарплати тільки внаслідок лічильної помилки. Виходить, що не можна перекладати механізм виправлення лічильної помилки на виправлення нелічильної. Єдиний шанс стягнути суму переплати з працівника, що отримав її, — поговорити з ним. Можливо, такий працівник погодиться повернути суму переплати.

У разі його чіткого «так» — отримуємо від нього письмове підтвердження лояльності. Він повертає таку суму в касу або її відраховують із зарплати працівника на підставі його заяви.

Не зайвим буде нагадати про норми ст. 128 КЗпП, що обмежують розмір відрахувань із заробітної плати (він не може перевищувати 20 %, а в деяких випадках — 50 % зарплати, належної до виплати працівникові). Але якщо йдеться про добровільне повернення коштів, то ця норма не діє. У заяві працівник має право самостійно визначити суму коштів, яку він дозволяє утримати із зарплати для повернення надміру виплачених коштів.

Ваш працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти? Не кваптеся йти до суду — шанси виграти спір мізерні. І все через норми ст. 1215 Цивільного кодексу: не підлягає поверненню безпідставно отримана виплата, у тому числі зарплата, якщо її виплату роботодавець здійснив добровільно, за відсутності лічильної помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.

Що ж робити в такій ситуації? Нічого не залишається, як стягнути помилково виплачену зарплату з працівника, винного в допущенні нелічильної помилки. На рис. 3 наведемо узагальнений алгоритм повернення коштів через нелічильну помилку.

Рис. 3. Порядок повернення коштів через нелічильну помилку

Переплату повертає винна особа

Що ж робити за ситуації, коли суд прийняв рішення на користь працівника або були прострочені строки для видання наказу про стягнення суми з працівника? Роботодавець може удатися до крайніх заходів — стягнути надміру виплачену зарплату з винної особи. Ним буде бухгалтер, іноді — фахівець відділу кадрів, який помилився при заповненні табеля обліку використання робочого часу.

Працівники, що не є посадовими особами, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середньомісячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП, п. 7 постанови № 14**).

** Постанова Пленуму Верховного Суду України «Про судову практику у справах про відшкодування збитку, завданого підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14.

Нагадаємо, що середню зарплату розраховують за правилами Порядку № 100 (ср. ). Розрахунковий період — останні два місяці, що передують зазначеним утриманням із зарплати. Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більше середньої зарплати бухгалтера — винної особи, то така особа відшкодовує тільки суму, що не перевищує його середнього заробітку. Головному бухгалтерові як керівнику структурного підрозділу також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми винуватцями (абзац другий п. 6 постанови № 14). Роботодавець видає наказ (розпорядження) про стягнення з винної особи суми переплати зарплати. Такий наказ видають не пізніше ніж за два тижні з дня виявлення завданої працівником шкоди і передають до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП).