Механизм исчисления средней зарплаты для расчета выплат по больничным/декретным определяет Порядок № 1266. Поэтому, чтобы найти нужный ответ, сначала обратитесь к нормам этого документа.
Нет прямого ответа? Наверняка он есть в письмах Минсоцполитики, специалисты которого вправе разъяснять положения Порядка № 1266.
Следовательно, используя все документы, рассмотрим более распространенные вопросы.
Первый рабочий день не является первым календарным днем месяца
Ситуация. Работника приняли на работу в первый рабочий день месяца. Но этот день не является первым календарным днем месяца.
Возникает вопрос: включать ли такой месяц в расчетный период для определения суммы больничных? Ведь он полностью отработан по графику работы.
В такой ситуации важно не путать порядок расчета больничных и отпускных. Потому что они подчиняются разным нормативным актам. И для расчета отпускных такой месяц нужно включать в расчетный период.
А вот что касается больничных, то в п. 25 Порядка № 1266 прямо указано, что расчетным периодом для исчисления больничных являются 12 календарных месяцев пребывания в трудовых отношениях (с первого по первое число) по последнему основному месту работы, предшествующих месяцу наступления болезни. А если застрахованное лицо находилось в трудовых отношениях менее 12 календарных месяцев по последнему основному месту работы, расчетный период определяется по фактически отработанным календарным месяцам (с первого до первого числа) (п. 26 Порядка № 1266).
Проще говоря: в расчет больничных включаются только полные календарные месяцы пребывания работника в трудовых отношениях. То есть месяц начала трудовых отношений не с первого календарного дня месяца в расчетный период для исчисления больничных не входит. Даже если все дни этого месяца по графику работы работника полностью отработаны.
Рассмотрим это на примере.
Пример 1. Работник был принят на работу 3 августа 2020 года (понедельник). График работы — пятидневка с двумя выходными в субботу и воскресенье. Август и сентябрь 2020 года отработаны полностью по графику работы. 7 октября 2020 года он заболел.
В расчете больничных примет участие только один месяц — сентябрь 2020 года. Несмотря на то, что работник отработал все рабочие дни августа 2020 года, с точки зрения Порядка № 1266 август не является полным месяцем. Потому что этот Порядок полным месяцем определяет все календарные дни месяца начиная с 1 числа (независимо от графика работы работника). Поэтому август в «больничный» расчетный период не включаем.
Нет полного календарного месяца работы
Только приняли на работу работника, как он заболел. Ну что же, с кем не бывает... А что делать бухгалтеру, который обязан рассчитать больничные?
Смотрим в Порядок № 1266. В случае пребывания застрахованного лица в трудовых отношениях менее одного календарного месяца по последнему основному месту работы расчетный период определяется по фактически отработанному времени (календарным дням) перед наступлением страхового случая (п. 27 Порядка № 1266).
Объясним на примере.
Пример 2. Работника приняли на работу 3 августа 2020 года. С 29 сентября по 12 октября 2020 года он болел (заболевание общее). За отработанное время ему была начислена зарплата в сумме 11762,29 грн (6161,20 грн — за 20 рабочих дней августа и 5601,09 грн — за 20 рабочих дней сентября). Страховой стаж работника — 9 лет.
В целом работник до дня начала болезни находился в трудовых отношениях с работодателем 57 календарных дней (29 дней — в августе и 28 дней — в сентябре). Но с позиции Порядка № 1266 у него нет ни одного полного календарного месяца (с первого по первое число) пребывания в трудовых отношениях.
Поэтому расчетным периодом будет фактическое время пребывания работника в трудовых отношениях с последним работодателем до дня наступления болезни. А именно с 3 августа по 28 сентября 2020 года.
Напомним, если в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая страховой стаж застрахованного лица менее 6 месяцев, средняя зарплата для расчета больничных определяется исходя из начисленной заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы, но в расчете на месяц не выше размера МЗП в месяце наступления страхового случая (п. 29 Порядка № 1266).
Допустим, что за последние 12 месяцев перед наступлением болезни страховой стаж работника был менее 6 месяцев.
Тогда расчет среднедневной зарплаты будет следующим:
11762,29 : 57 = 206,36 (грн).
Дневная выплата с учетом 9-летнего страхового стажа (100 % средней зарплаты — страховой стаж свыше 8 лет) составляет 206,36 грн.
Рассчитаем среднедневную зарплату из расчета МЗП (5000,00 грн на момент наступления страхового случая):
5000,00 : 30,44 = 164,26 (грн)*.
* Рассчитанные пределы больничных/декретных вы можете найти в статье «МЗП = 5000 грн: на что повлияет повышение» // «ОТ», 2020, № 17.
Максимальный предел при страховом стаже менее 6 месяцев за последние 12 месяцев меньше рассчитанной дневной выплаты. Поэтому больничные исчисляем из среднедневной зарплаты, рассчитанной из МЗП. Следовательно, сумма больничных за:
• первые 5 дней (за счет работодателя) будет составлять 821,30 грн (164,26 х 5);
• остальные 8 дней (за счет ФСС) будет составлять 1478,34 грн (164,26 х 9).
Работница вышла из отпуска для ухода за ребенком до 3 или 6 лет
Пример 3. Работница после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет приступила к работе 7 октября 2020 года на условиях неполного рабочего дня (0,5 штатной единицы). Ее должностной оклад с учетом занятости составляет 3104 грн (6208 х 0,5). С 20 по 26 октября она болела (заболевание общее). Страховой стаж — 6 лет.
С 7 по 19 октября работнице была начислена зарплата за отработанные рабочие дни. То есть в месяце наступления временной нетрудоспособности она имела заработок за несколько отработанных дней перед болезнью. При этом находилась в трудовых отношениях с работодателем более 12 полных месяцев.
В соответствии с п. 3 Порядка № 1266 рассчитываем среднедневную зарплату исходя из заработка за 12 календарных месяцев перед наступлением страхового случая. Болезнь наступила в октябре 2020 года. Следовательно, расчетным периодом будут последние 12 календарных месяцев, предшествующих нетрудоспособности: октябрь 2019 года — сентябрь 2020 года.
В этом расчетном периоде работница все время находилась в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет и не работала. А такой отпуск относится к периоду, не отработанному по уважительным причинам, и «выбрасывается» из расчета при определении средней зарплаты для расчета больничных (п. 3 Порядка № 1266). Поэтому заработка в расчетном периоде работница не имела по уважительной причине.
В этом случае средняя зарплата определяется исходя из должностного оклада (с учетом занятости), установленного на день наступления страхового случая.
Занятость работницы неполная (0,5 штатной единицы). Поэтому и расчет среднедневной зарплаты будет проводиться исходя из соответствующей части должностного оклада. А именно:
3104,00 : 30,44 = 101,97 (грн).
Рассчитаем дневную выплату с учетом 6-летнего страхового стажа (70 % средней зарплаты — страховой стаж от 5 до 8 лет):
101,97 х 70 % = 71,38 (грн).
Относительно специальных ограничений, то в этом случае страховой стаж работницы будет более 6 месяцев, потому что время пребывания в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет засчитывается в страховой стаж (ч. 1 ст. 21 Закона о соцстраховании).
Рассчитаем сумму больничных:
• за первые пять дней (за счет работодателя):
71,38 х 5 = 356,90 (грн);
• за остальные два дня (финансирует ФСС):
71,38 х 2 = 142,76 (грн).
Учтите, если в расчетном периоде работник работал на условиях неполной занятости, то расчет среднедневной зарплаты для исчисления больничных проводится по общим правилам. То есть делением начисленной зарплаты за 12 календарных месяцев расчетного периода на количество календарных дней этого периода (без учета дней, не отработанных по уважительным причинам).
Пример 4. Работница после окончания отпуска для ухода за ребенком с 3 до 6 лет приступила к работе 19 мая 2020 года. Ее заработок за июнь — сентябрь 2020 года составил 34780 грн. С 6 по 13 октября болел ее ребенок (в больничном указана причина — уход). Страховой стаж — 7 лет 8 месяцев.
Первое, на что нужно обратить внимание в этом случае, — это ее страховой стаж за последние 6 месяцев, предшествующих месяцу наступления болезни. И вот почему.
Страховой стаж — это период, в течение которого:
1) застрахованное лицо подлежало страхованию в связи со временной потерей трудоспособности;
2) ежемесячно работодателем и/или застрахованным лицом уплачивался ЕСВ (не менее минимального страхового взноса).
В приведенном примере застрахованное лицо подлежало страхованию, потому что трудовой договор на период отпуска для ухода с 3 до 6 лет не прерывается. Здесь сомнений нет.
А вот относительно выполнения условия об уплате ЕСВ (для зачисления в страховой стаж), то здесь оно не выполнено. Работодатель за период отпуска для ухода с 3 до 6 лет не должен уплачивать ЕСВ за такую работницу.
Отпуск для ухода за ребенком до 3 лет отнесен к таким, которые являются льготными и засчитываются в страховой стаж (ч. 1 ст. 21 Закона о соцстраховании). А вот отпуск для ухода за ребенком с 3 до 6 лет к таковому не относится.
Поэтому в страховой стаж не засчитывается.
В примере 4 приведена классическая ситуация, когда за время пребывания работницы в отпуске для ухода с 3 до 6 лет ни работодатель, ни работница ЕСВ не уплачивали.
Перейдем к расчету среднедневной зарплаты:
34780 : 122 = 285,08 (грн),
где 122 — календарные дни июня — сентября 2020 года.
Рассчитаем дневную выплату с учетом общего страхового стажа (70 % средней зарплаты — страховой стаж от 5 до 8 лет):
285,08 х 70 % = 199,56 (грн).
Рассчитаем среднедневную зарплату из расчета МЗП (5000,00 грн на момент наступления страхового случая):
5000,00 : 30,44 = 164,26 (грн).
Максимальный предел при страховом стаже менее 6 месяцев за последние 12 месяцев меньше рассчитанной дневной выплаты. Поэтому больничные исчисляем из среднедневной зарплаты, рассчитанной из МЗП.
Следовательно исчислим сумму пособия по временной нетрудоспособности:
164,26 х 8 = 1314,08 (грн).
Учтите, если за период отпуска для ухода за ребенком с 3 до 6 лет уплачивался ЕСВ в сумме не менее минимального страхового взноса, то такой период нужно засчитывать в страховой стаж. В страховой стаж засчитываются случаи, когда в таком отпуске работница получает соцпособие на ребенка (например, если ребенок с инвалидностью). Потому что учреждения, которые его выплачивают, на сумму такого пособия насчитывают ЕСВ не меньше минимального. Но для того чтобы работодателю учесть такие нюансы, нужно получить данные из госреестра ПФУ о страховом стаже работницы (справки ОК-5, ОК-7, приложение 9).
Отпускные в расчете больничных
Отпускные, конечно, включаются в расчет больничных. Но такое включение особенное. Внимание на отпускные, начисленные в рамках (начале или конце) расчетного периода. Что здесь нужно знать?
Порядок отражения в учете расходов на оплату труда определен Инструкцией № 5. Согласно п.п. 1.6.1 этой Инструкции начисление заработка отражается за календарный месяц (с первого по последнее число месяца). А отпуска, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, которое приходится на дни отпуска в соответствующем месяце.
Следовательно, в «больничный» расчетный период суммы отпускных включаются в тот месяц, ЗА который они начислены, а все другие выплаты (на которые был начислен ЕСВ) — в тот месяц, в котором они фактически начислены согласно зарплатным ведомостям.
Что касается переходных отпускных, то они могут быть начислены:
• в месяце, предшествующем началу расчетного периода, в том числе за дни отпуска, которые входят в рамки расчетного периода;
• в последнем месяце расчетного периода, в том числе за дни отпуска, которые выходят за рамки расчетного периода.
В любом случае суммы отпускных за дни отпусков, которые входят в рамки расчетного периода, но фактически начислены за их пределами, надо включать в расчет среднедневной зарплаты для исчисления больничных.
Учтите, такие же разъяснения предоставили специалисты Минсоцполитики в письме от 16 сентября 2015 года № 528/18/99-15 и ФСС по ВПТ в письме от 3 сентября 2015 года № 5.2-32-1422.
Для большего понимания рассмотрим это на примере.
Пример 5. Работник болел с 29.09.2020 г. по 02.10.2020 г. В расчетном периоде (сентябрь 2019 года — август 2020 года) начисленная зарплата составляла 102700 грн. Кроме этого, в августе 2019 года работнику были начислены и выплачены отпускные в сумме 4563,20 грн за дни отпуска с 1 по 16 сентября 2019 года. Страховой стаж — свыше 9 лет.
Отпускные за дни отпуска, которые приходятся на сентябрь 2019 года (4563,20 грн), включаем в заработок сентября 2019 года. Тогда сумма общего дохода расчетного периода будет составлять:
102700,00 + 4563,20 = 107263,20 (грн).
Расчет среднедневной зарплаты будет следующим:
107263,20 : 366 = 293,07 (грн).
Дневная выплата при страховом стаже 9 лет (100 % среднедневной зарплаты) — 293,07 (грн).
Оплата за 4 дня болезни (за счет работодателя) составляет:
293,07 х 4 = 1172, 28 (грн).
