Выплаты, доначисленные госслужащим: отражаем в отчетности

* Постановление КМУ «О внесении изменений в некоторые акты Кабинета Министров Украины» от 09.10.2020 г. № 940.

Повышение должностных окладов, которое предусмотрено постановлением № 940, коснулось ведущих и рядовых специалистов местных госорганов, которым были установлены минимальные схемные оклады госслужащих. Все нюансы такого повышения были рассмотрены в статье «Комплект изменений от КМУ: новые оклады специалистов-госслужащих и не только» // «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 40.

Поскольку оклады повышены «задним числом», то пришлось доначислить:

• обязательные зарплатные выплаты (оклад, доплаты, надбавки);

• отпускные;

• компенсацию за дни неиспользованного отпуска;

• матпомощь и тому подобное.

Что касается премий и доплат, которые не носят обязательный характер и выплачиваются из фонда экономии по решению руководителя соответствующего госоргана, то они также могут быть перечислены при наличии средств.

Кроме того, отметим, что выплаты, которые доначислены уволенным работникам, имеют свои особенности.

А теперь обо всем этом подробнее.

Доначисление зарплатных выплат

Доначисленная заработная плата учитывается в фонде оплаты труда того месяца, в котором она была фактически доначислена (п.п. 1.6.2 Инструкции № 5). То есть начисленная в октябре 2020 года зарплата за июль — сентябрь 2020 года входит в фонд оплаты труда октября 2020 года. Распределять ее по месяцам, за которые она доначислена, не надо.

Также в некоторых случаях надо доначислить сумму материальной помощи к отпуску и другие выплаты, которые рассчитываются в размере средней зарплаты. Так, если материальная помощь начислена к августовскому отпуску, то в расчетный период попадают июнь и июль 2020 года. Следовательно, заработок за июнь надо откорректировать на коэффициент повышения окладов. И, конечно, июль в перерасчете будет участвовать по новому размеру. А потому надо было доначислить сумму материальной помощи к отпуску.

Суммы доначислений матдопомощи к отпуску, суммы компенсаций за неиспользованный отпуск работникам тоже включаются в фонд оплаты труда октября.

Перейдем к отчетности.

Форма № 1ДФ. Доначисленная зарплата облагается НДФЛ и ВС в общей сумме зарплаты того месяца, в котором их проводили. Заметьте, если работник пользуется налоговой социальной льготой (НСЛ), то в месяце проведения доначислений общая сумма зарплаты может оказаться больше предельного размера дохода, который предоставляет на нее право, и НСЛ не будет применена.

Доначисленные суммы зарплаты отражаем в форме № 1ДФ, сформированной за тот отчетный квартал, в котором фактически были осуществлены такие корректировки.

Относить их к месяцам, за которые они начислены, и подавать «уточненки» не нужно.

В нашем случае такие доначисления надо будет отразить в форме № 1ДФ за 4 квартал.

ЕСВ-отчет. Для целей начисления ЕСВ начисленная за предыдущий период зарплата, в частности в связи с выявлением ошибок, включается в зарплату того месяца, в котором были осуществлены такие доначисления (п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449*, п. 9 разд. IV Порядка № 435).

* Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.2015 г. № 449.

Поэтому в Отчете по ЕСВ за октябрь доначисленные работнику суммы зарплаты отражайте:

• в таблице 6 Отчета — в общей сумме зарплаты работника за текущий месяц (октябрь) одной строкой. Разбивать по месяцам, за которые проведено доначисление, не нужно;

• в таблице 1 Отчета — в общей сумме зарплаты, начисленной работникам за отчетный месяц.

Отдельно рассмотрим отражение в отчетности суммы доначисленных отпускных.

Доначисление отпускных

Отпускные, в отличие от зарплаты, при их доначислении распределяются по месяцам, ЗА которые были начислены, независимо от даты их фактической выплаты.

Суммы доначисленных отпускных «садятся» в фонд оплаты труда по месяцам, ПО которым проводилось доначисление. Такое распределение касается только доначисления отпускных.

Форма № 1ДФ. Облагаются налогом суммы доначисленных отпускных в составе начисленной заработной платы того месяца, в котором они фактически начислены. При проведении годового перерасчета суммы доначисленных отпускных относим к соответствующим месяцам, за которые они были начислены.

В форме № 1ДФ их отражаем так же, как и доначисленную сумму зарплаты, то есть в отчете за 4 квартал.

ЕСВ-отчет. Доначисленные суммы отпускных за прошлые отчетные периоды отражаем в Отчете по ЕСВ по тем же правилам, что и своевременно начисленные отпускные. То есть отпускные указываем в Отчете, сформированном за тот месяц, в котором они фактически начислены в бухгалтерском учете. Но разбиваем их отдельными строками, где указываем, ЗА какие месяцы суммы отпускных доначислены.

То есть согласно п. 9 разд. IV Порядка № 435:

• в графе 10 — код типа начислений «10». Штрафоопасные КТН «2» и «3» не используем;

• в графе 11 — месяц и год, за которые начислены отпускные.

Доначисления уволенному работнику

Если работник уволился, например, 16 сентября 2020 года, а постановлением № 940 его должностной оклад повышен с 1 июля 2020 года («задним числом»), то его заработок после такого повышения (по дату увольнения) нужно перечислить с учетом нового размера оклада.

Также нужно перечислить и компенсацию за дни неиспользованного отпуска при увольнении (при ее наличии), если повышение должностного оклада попало в расчетный период для исчисления этой компенсации.

Так, например, если работник был уволен 29 июля 2020 года, то сумму начисленной ему компенсации за дни неиспользованного отпуска перечислять не надо. Ведь при расчете компенсации за неиспользованный отпуск на коэффициент повышения должностных окладов корректируются выплаты, если повышение окладов состоялось в расчетном периоде.

А вот если работник был уволен в период с 1 августа по 15 октября 2020 года, то придется корректировать сумму компенсации.

А как же отразить такие доначисленные суммы в отчетности? Сейчас разберемся.

Форма № 1ДФ. В соответствии с п.п. 164.1 НКУ базой обложения НДФЛ является общий налогооблагаемый доход (любой доход, который подлежит налогообложению, начисленный (выплаченный, предоставленный) в пользу плательщика налога в течение отчетного налогового периода).

Пункт 164.2 НКУ содержит перечень видов общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода плательщика. К ним относится, в частности, зарплата, начисленная (выплаченная) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора (п.п. 164.2.1 НКУ). Но после увольнения работника начисленные ему суммы (зарплаты, отпускных, компенсаций и тому подобное) за время пребывания в трудовых отношениях с работодателем уже не подпадают под нормы п.п. 164.2.1 НКУ (ср. ). Такие суммы являются базой обложения НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.20 НКУ (другие доходы, кроме указанных в ст. 165 НКУ).

Обратите внимание: все начисленные зарплатные выплаты, в том числе и отпускные за прошлый период:

1) включаются в базу налогообложения в месяце их фактического начисления и относятся к другим начислениям (не зарплатным);

2) НСЛ к ним не применяется.

В форме № 1ДФ доначисления уволенным работникам отражаются одной строкой с признаком дохода «127» за отчетный период, в котором они проводились. Так, доначисления, проведенные в октябре, отражаем в форме № 1ДФ за 4 квартал.

ЕСВ-отчет. Заработок, начисленный работникам после увольнения (постфактум), для целей начисления ЕСВ разделяют на выплаты:

1) начисленные за отработанное время (основная зарплата, доплаты, производственные премии и тому подобное);

2) начисленные за неотработанное время (компенсация за дни неиспользованного отпуска, материальная помощь и тому подобное).

В соответствии с ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ и п.п. 4 п. 3 разд. IV Инструкции № 449, если после увольнения работодателем начислена зарплата «экс-работнику» за период его пребывания в трудовых отношениях, то ЕСВ начисляется на такую зарплату (доход) за отработанное время.

То есть на выплаты за неотработанное время (компенсация за дни неиспользованного отпуска, материальная помощь и тому подобное) ЕСВ не начисляем. А значит, и в Отчет по ЕСВ эти суммы не попадут. Что касается выплат за отработанное время, которые начислены бывшему работнику, то их надо разделить на количество месяцев, ЗА которые они начислены, и соответственно отнести к этим месяцам. Далее сравнить общую сумму дохода с минимальной/максимальной базой начисления ЕСВ и начислить ЕСВ.

В таблице 6 Отчета по ЕСВ выплаты за отработанное время, начисленные после увольнения, отражаем в отдельных строках, при этом:

• в графе 9 — КЗО «1» — как для обычного работника, вместо «25» (как для госслужащего со спецстажем);

• в графе 10 — КТН «1» — выплата за отработанное время после увольнения;

• в графе 11 — месяц (и год), за который доначислена зарплата;

• графа 15 — «Количество дней пребывания в трудовых отношениях» — не заполняется;

• в графе 23 — «Признак наличия спецстажа» — «0». Ведь на момент начисления выплаты такой экс-работник не имеет спецстатуса и права на спецстаж;

• в графах 22 — 25 — указываются те же данные, что и в месяцах, за которые доначислена зарплата.

Другие графы заполняются в общем порядке.

В завершение соберем описанные правила в одну таблицу.

Как показать в отчетности суммы, доначисленные в октябре