Виплати, донараховані держслужбовцям: відображаємо у звітності

* Постанова КМУ «Про внесення змін до деяких актів Кабінету Міністрів України» від 09.10.2020 р. № 940.

Підвищення посадових окладів, яке передбачено постановою № 940, торкнулось провідних та рядових спеціалістів місцевих держорганів, яким були встановлені мінімальні схемні оклади держслужбовців. Усі нюанси такого підвищення було розглянуто у статті «Комплект змін від КМУ: нові оклади спеціалістів-держслужбовців і не тільки» // «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 40.

Оскільки оклади підвищені «заднім числом», то довелося донарахувати:

• обов’язкові зарплатні виплати (оклад, доплати, надбавки);

• відпускні;

• компенсацію за дні невикористаної відпустки;

• матдопомогу тощо.

Щодо премій та доплат, які не носять обов’язкового характеру та виплачуються з фонду економії за рішенням керівника відповідного держоргану, то вони також можуть бути перераховані за наявності коштів.

Крім того, відзначимо, що виплати, які донараховані звільненим працівникам, мають свої особливості. А тепер про все це детальніше.

Донарахування зарплатних виплат

Донарахована заробітна плата враховується у фонді оплати праці того місяця, в якому вона була фактично донарахована (п.п. 1.6.2 Інструкції № 5). Тобто нарахована у жовтні 2020 року зарплата за липень — вересень 2020 року входить до фонду оплати праці жовтня 2020 року. Розподіляти її за місяцями, за які вона донарахована, не треба.

Також у деяких випадках треба донарахувати суму матеріальної допомоги до відпустки та інші виплати, які розраховуються у розмірі середньої зарплати. Так, якщо матеріальна допомога нарахована до серпневої відпустки, то до розрахункового періоду потрапляє червень та липень 2020 року. Отже, заробіток за червень треба відкоригувати на коефіцієнт підвищення окладів. І, звісно, липень у перерахунку візьме участь за новим розміром. А тому треба було донарахувати суму матеріальної допомоги до відпустки.

Суми донарахувань матдопомоги до відпустки, суми компенсацій за невикористану відпустку працівникам теж уключаються до фонду оплати праці жовтня.

Перейдемо до звітностей.

Форма № 1ДФ. Донарахована зарплата оподатковується ПДФО і ВЗ у загальній сумі зарплати того місяця, в якому їх проводили. Зауважте, якщо працівник користується податковою соціальною пільгою (ПСП), то у місяці проведення донарахувань загальна сума зарплати може виявитися більшою за граничний розмір доходу, що надає на неї право, і ПСП не буде застосована.

Донараховані суми зарплати відображаємо у формі № 1ДФ, сформованій за той звітний квартал, у якому фактично були здійснені такі коригування.

Відносити їх до місяців, за які вони нараховані, і подавати «уточненки» не потрібно.

У нашому випадку такі донарахування треба буде відобразити у формі № 1ДФ за 4 квартал.

ЄСВ-звіт. Для цілей нарахування ЄСВ нарахована за попередній період зарплата, зокрема у зв’язку з виявленням помилок, включається до зарплати того місяця, у якому було здійснено таке донарахування (п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449*, п. 9 розд. IV Порядку № 435).

* Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

Тому у Звіті з ЄСВ за жовтень донараховані працівнику суми зарплати відображайте:

• у таблиці 6 Звіту — у загальній сумі зарплати працівника за поточний місяць (жовтень) одним рядком. Розбивати за місяцями, за які проведено донарахування, не потрібно;

• у таблиці 1 Звіту — у загальній сумі зарплати, нарахованої працівникам за звітний місяць.

Окремо розглянемо відображення у звітності суми донарахованих відпускних.

Донарахування відпускних

Відпускні, на відміну від зарплати, при їх донарахуванні розподіляються за місяцями, ЗА які були нараховані, незалежно від дати їх фактичної виплати.

Суми донарахованих відпускних «сідають» у фонд оплати праці за місяцями, ЗА якими проводилося донарахування. Такий розподіл стосується тільки донарахування відпускних.

Форма № 1ДФ. Оподатковуються суми донарахованих відпускних у складі нарахованої заробітної плати того місяця, в якому вони фактично нараховані. При проведенні річного перерахунку суми донарахованих відпускних відносимо до відповідних місяців, за які вони були нараховані.

У формі № 1ДФ відображаємо так само, як і донараховану суму зарплати, тобто у звіті за 4 квартал.

ЄСВ-звіт. Донараховані суми відпускних за минулі звітні періоди відображаємо у Звіті з ЄСВ за тими ж правилами, що й своєчасно нараховані відпускні. Тобто відпускні зазначаємо у Звіті, сформованому за той місяць, у якому вони фактично нараховані в бухгалтерському обліку. Але розбиваємо їх окремими рядками, де вказуємо, ЗА які місяці суми відпускних донараховані.

Тобто згідно з п. 9 розд. IV Порядку № 435:

• у графі 10 — код типу нарахувань «10». Штрафонебезпечні КТН «2» і «3» не використовуємо;

• у графі 11 — місяць і рік, за які нараховано відпускні.

Донарахування звільненому працівнику

Якщо працівник звільнився, наприклад, 16 вересня 2020 року, а постановою № 940 його посадовий оклад підвищено з 1 липня 2020 року (заднім числом), то його заробіток після такого підвищення (по дату звільнення) потрібно перерахувати з урахуванням нового розміру окладу.

Також потрібно перерахувати і компенсацію за дні невикористаної відпустки при звільненні (за її наявності) якщо підвищення посадового окладу потрапило до розрахункового періоду для обчислення цієї компенсації.

Так, наприклад, якщо працівника було звільнено 29 липня 2020 року, то суму нарахованої йому компенсації за дні невикористаної відпустки перераховувати не треба. Адже при розрахунку компенсації за невикористану відпустку на коефіцієнт підвищення посадових окладів коригуються виплати, якщо підвищення окладів відбулося у розрахунковому періоді.

А от якщо працівника було звільнено у період з 1 серпня по 15 жовтня 2020 року, то доведеться коригувати суму компенсації.

А як же відобразити такі донараховані суми у звітності? Зараз розберемося.

Форма № 1ДФ. Відповідно до п. 164.1 ПКУ базою оподаткування ПДФО є загальний оподатковуваний дохід (будь-який дохід, який підлягає оподаткуванню, нарахований (виплачений, наданий) на користь платника податку протягом звітного податкового періоду).

Пункт 164.2 ПКУ містить перелік видів загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника. До них належить, зокрема, зарплата, нарахована (виплачена) платнику податку відповідно до умов трудового договору (п.п. 164.2.1 ПКУ). Але після звільнення працівника нараховані йому суми (зарплати, відпускних, компенсацій тощо) за час перебування у трудових відносинах з роботодавцем уже не підпадають під норми п.п. 164.2.1 ПКУ (ср. ). Такі суми є базою оподаткування ПДФО та ВЗ на підставі п.п. 164.2.20 ПКУ (інші доходи, крім зазначених у ст. 165 ПКУ).

Зверніть увагу, всі нараховані зарплатні виплати, у тому числі й відпускні за минулий період:

1) уключаються до бази оподаткування у місяці їх фактичного нарахування і відносяться до інших нарахувань (не зарплатних);

2) ПСП до них не застосовується.

У формі № 1ДФ донарахування звільненим працівникам відображаються одним рядком з ознакою доходу «127» за звітний період, в якому вони проводились. Так, донарахування, проведені у жовтні, відображаємо у формі № 1ДФ за 4 квартал.

ЄСВ-звіт. Заробіток, нарахований працівникам після звільнення (постфактум), для цілей нарахування ЄСВ розмежовують на виплати:

1) нараховані за відпрацьований час (основна зарплата, доплати, виробничі премії тощо);

2) нараховані за невідпрацьований час (компенсація за дні невикористаної відпустки, матеріальна допомога тощо).

Відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ і п.п. 4 п. 3 розд. IV Інструкції № 449, якщо після звільнення роботодавцем нарахована зарплата експрацівнику за період його перебування в трудових відносинах, то ЄСВ нараховується на таку зарплату (дохід) за відпрацьований час. Тобто на виплати за невідпрацьований час (компенсація за дні невикористаної відпустки, матеріальна допомога тощо) ЄСВ не нараховуємо. А отже, і до Звіту з ЄСВ ці суми не потраплять.

Що стосується виплат за відпрацьований час, які нараховані колишньому працівнику, то їх треба поділити на кількість місяців, ЗА які вони нараховані, та відповідно віднести до цих місяців. Далі порівняти загальну суму доходу з мінімальною/максимальною базою нарахування ЄСВ і нарахувати ЄСВ.

У таблиці 6 Звіту з ЄСВ виплати за відпрацьований час, нараховані після звільнення, відображаємо в окремих рядках, при цьому:

• у графі 9 — КЗО «1» — як для звичайного працівника, замість «25» (як для держслужбовця із спецстажем);

• у графі 10 — КТН «1» — виплата за відпрацьований час після звільнення;

• у графі 11 — місяць (і рік), за який донараховано зарплату;

• графа 15 — «Кількість днів перебування у трудових відносинах» — не заповнюється;

• у графі 23 — «Ознака наявності спецстажу» — «0». Адже на момент нарахування виплати такий експрацівник не має спецстатусу і права на спецстаж;

• у графах 22 — 25 зазначаються ті ж дані, що й у місяцях, за які донараховано зарплату.

Інші графи заповнюються в загальному порядку.

На завершення зберемо описані правила в одну таблицю.

Як показати у звітності суми, донараховані у жовтні