Если ошибка уже есть
Самое интересное, что Инструкция № 532* не содержит ни предписаний относительно заполнения обратной стороны бланка больничного листа, ни порядка исправления ошибок в нем.
* Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом ФСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, МОЗ, Минтруда, ФСС по ВПТ от 03.11.2004 г. № 532/274/136/-ос/1406.
Несмотря на это, исправлять огрехи, допущенные в БЛ, важно и нужно (письмо ФСС по ВПТ от 22 января 2015 г. № 5.2-32-133). Для этого можно воспользоваться:
• общими правилами исправления ошибок в первичных документах, предусмотренными разд. 4 Положения № 88**;
** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
• методами исправления ошибок, прописанными для медиков, — п. 4.5 Инструкции № 532.
Обобщая требования указанных документов, приходим к следующим выводам.
1. Ошибки подлежат исправлению ответственными лицами, которые их допустили.
Ошибся кадровик — исправляет кадровик. Ошибся член комиссии по соцстрахованию — исправляет он же.
2. Исправляют ошибки корректурным способом. А именно:
• зачеркивают неправильный текст;
• сверху записывают правильный вариант.
Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное.
Одновременно (на полях бланка) делают запись о сделанном исправлении: «Исправленному «…» на «…» верить». Запись заверяется подписью ответственного лица (допустившего и исправляющего ошибку).
А если заполнили строку, в которую не нужно было ничего писать? Например, заполнили строку «До роботи став з «…», а работник продолжает болеть — есть соответствующая отметка на лицевой стороне бланка.
Тогда «ответственному» за ошибку на полях бланка нужно сделать следующую запись: «Строку «…» считать незаполненной» и подтвердить подписью.
И еще, старайтесь возле каждой записи об исправлении (на полях) ставить, кроме подписи, — дату исправления (п. 4.4 Положения № 88).
А что с количеством исправлений? Сколько их допускается? Если врач на исправление третьей ошибки в больничном листе не имеет права, то для работодателя не все так строго. Для его представителей количество исправлений на бланке БЛ не ограничено. Главное — все сделать по правилам и не использовать корректирующее или другие аналогичные средства.
ВАЖНО!
Ограничение — «не более двух исправлений» — Инструкцией № 532 установлено только для случаев заполнения лицевой стороны бланка. Для обратной стороны БЛ такое ограничение не действует.
Срок исправления ошибок в листках нетрудоспособности не установлен. Но лучше побеспокоиться об этом до того, как ФСС проведет выездную проверку. А теперь рассмотрим конкретные ситуации.
Справка о зарплате
Подскажите, на обратной стороне БЛ раздел «Довідка про заробітну плату» можно вообще не заполнять или какую-то информацию, например, итоговую сумму, нужно все-таки указывать?
Этот раздел БЛ разрешается не заполнять, если расчет средней заработной платы производится автоматизированно.
При этом к листку нетрудоспособности обязательно прилагается расчет, оформленный аналогично листку нетрудоспособности, заверенный подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью (письмо ФСС по ВПТ от 20.07.2016 г. № 2.4-46-1257 // «ОТ», 2016, № 18, с. 5).
При этом учтите, что речь идет только о «справке» и только потому, что бланк действующего листка нетрудоспособности не соответствует нормам действующего законодательства (подходит для расчета средней зарплаты, только если у работника не больше 6 месяцев трудовых отношений).
Раздел БЛ «Належить до виплати», строка «Включено до платіжної відомості за… місяць 20… р.» и подписи с печатью подлежат заполнению!
Страховой стаж
Можно ли на обратной стороне БЛ информацию о страховом стаже дополнительно указывать в месяцах, так, как это теперь требуется в Заявлении-расчете?
Речь идет о заполнении раздела обратной стороны БЛ «Страховий стаж на день настання непрацездатності», которым занимается отдел кадров.
Вопрос связан с формой Заявления-расчета. Данные о страховом стаже в его графы (гр. 21 и 22) нужно заносить в месяцах. Ну а поскольку этой информацией владеют кадровики, а заполняют ее в Заявлении-расчете бухгалтеры, то передавать «кадровую» информацию о стаже в месяцах в бухгалтерию удобнее через бланк больничного листа. Тем более, что отдел кадров и так это делает, но только через подчеркивание периода стажа.
Так вот, ФСС считает внесение такой информации в БЛ допустимым (см. разъяснение от 01.11.2018 г. на сайте ФСС fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/961183). То есть, кроме общих данных о стаже (путем подчеркивания соответствующего периода), отдел кадров (уполномоченный) в этой части бланка может записать дополнительно информацию о стаже застрахованного лица в месяцах.
Сумма пособия
Нужно ли в БЛ указывать отдельно сумму пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС и сумму больничных за счет работодателя в разделе «Належить до виплати»?
Нет, не нужно. Заполняя раздел «Належить до виплати» бухгалтер:
• в графу «З якого часу і до якого» переносит период временной нетрудоспособности из раздела I, который заполнил табельщик (вписывает день, с которого больничный подлежит оплате, и день, по который его оплачивают);
• в графу «За скільки днів (годин)» — количество календарных дней, подлежащих оплате, из раздела III, который заполнила комиссия по соцстрахованию;
• в графе «Розмір допомоги в % до заробітної плати» проставляет процентовку из раздела III, который заполнила комиссия по социальному страхованию;
• в графе «Денна (годинна) допомога в грн. і коп.» указывает размер дневной выплаты с учетом ограничений, установленных Законом о соцстраховании и Порядком № 1266;
• в графу «Усього нараховано» вписывает общую сумму больничных с учетом ограничений, установленных Законом о соцстраховании и Порядком № 1266;
• в строке «(усього нараховано — сума словами)» указывает общую сумму пособия в гривнях словами, копейки — цифрами.
