Якщо помилка вже є
Найцікавіше, що Інструкція № 532* не містить ні приписів щодо заповнення зворотного боку бланка лікарняного листа, ні порядку виправлення помилок у ньому.
* Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом ФСС від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП від 03.11.2004 р. № 532/274/136/-ос/1406.
Незважаючи на це, виправляти огріхи, допущені у ЛЛ, важливо і потрібно. Для цього можна скористатися:
• загальними правилами виправлення помилок у первинних документах, передбаченими розд. 4 Положення № 88**;
** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
• методами виправлення помилок, прописаними для медиків, — п. 4.5 Інструкції № 532.
Узагальнюючи вимоги вказаних документів, доходимо таких висновків.
1. Помилки підлягають виправленню відповідальними особами, які їх допустили. Помилився кадровик — виправляє кадровик. Помилився член комісії з соцстрахування — виправляє він же.
2. Виправляють помилки коректурним способом. А саме:
• закреслюють неправильний текст;
• зверху записують правильний варіант.
Закреслення здійснюється однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене.
Одночасно (на полях бланка) роблять запис про зроблене виправлення: «Виправленому «…» на «…» вірити». Запис завіряється підписом відповідальної особи (що допустила і виправляє помилку).
А якщо заповнили рядок, в який не треба було нічого писати? Наприклад, заповнили рядок «До роботи стати з «…», а працівник продовжує хворіти — є відповідна відмітка на лицьовому боці бланка.
Тоді «відповідальному» за помилку на полях бланка треба зробити такий запис: «Рядок «…» вважати незаповненим» і підтвердити підписом.
І ще, намагайтеся біля кожного запису про виправлення (на полях) ставити, окрім підпису, — дату виправлення (п. 4.4 Положення № 88).
А скільки виправлень допускається?
Якщо лікар на виправлення третьої помилки в лікарняному листі не має права, то для роботодавця не усе так суворо. Для його представників кількість виправлень на бланку ЛЛ не обмежена.
Головне — усе зробити за правилами і не використовувати коригуючі або інші аналогічні засоби.
ВАЖЛИВО!
Обмеження — «не більше двох виправлень» — Інструкцією № 532 встановлено тільки для випадків заповнення лицьового боку бланка. Для зворотного боку ЛЛ таке обмеження не діє.
Термін виправлення помилок у листках непрацездатності не встановлений. Але краще потурбуватися про це до того, як ФСС проведе виїзну перевірку.
А тепер розглянемо конкретні ситуації.
Довідка про зарплату
Підкажіть, на зворотному боці ЛЛ розділ «Довідка про заробітну плату» можна взагалі не заповнювати чи якусь інформацію, наприклад підсумкову суму, треба все-таки вказувати?
Цей розділ ЛЛ дозволяється не заповнювати, якщо розрахунок середньої заробітної плати здійснюється автоматизовано.
При цьому до листка непрацездатності обов’язково додається розрахунок, оформлений аналогічно листку непрацездатності, завірений підписом керівника і головного бухгалтера та печаткою (листи ФСС з ТВП від 20.07.2016 р. № 2.4-46-1257 // «ОП», 2016, № 18, с. 5).
При цьому врахуйте, що йдеться тільки про «довідку» і тільки тому, що бланк діючого листка непрацездатності не відповідає нормам чинного законодавства.
Розділ ЛЛ «Належить до виплати», рядок «Включено до платіжної відомості за… місяць 20… р.» і підписи з печаткою підлягають заповненню!
Страховий стаж
Чи можна на зворотному боці ЛЛ інформацію про страховий стаж додатково вказувати в місяцях, оскільки це тепер потрібно в Заяві-розрахунку?
Йдеться про заповнення розділу зворотного боку ЛЛ «Страховий стаж на день настання непрацездатності», яким займається відділ кадрів.
Питання пов’язане з формою Заяви-розрахунку. Дані про страховий стаж в її графи (гр. 21 і 22) треба заносити в місяцях. Ну а оскільки цією інформацією володіють кадровики, а заповнюють її в Заяві-розрахунку бухгалтери, то передавати «кадрову» інформацію про стаж у місяцях у бухгалтерію зручніше через бланк лікарняного листа.
Так от, ФСС вважає внесення такої інформації у ЛЛ допустимим (див. роз’яснення від 01.11.2018 р. на сайті ФСС fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/961183). Тобто, окрім загальних даних про стаж (шляхом підкреслення відповідного періоду), відділ кадрів (уповноважений) у цій частині бланка може записати додатково інформацію щодо стажу застрахованої особи в місяцях.
Сума допомоги
Чи треба у ЛЛ вказувати окремо суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС і суму лікарняних за рахунок роботодавця в розділі «Належить до виплати»?
Ні, не потрібно. Заповнюючи розділ «Належить до виплати», бухгалтер:
• у графу «З якого часу і до якого» переносить період хвороби з розділу I, який заповнив табельник (вписуєте день, з якого лікарняний підлягає оплаті, і день, по який його оплачують);
• у графу «За скільки днів (годин)» — кількість календарних днів, що підлягають оплаті, з розділу III, який заповнила комісія із соцстрахування;
• у графі «Розмір допомоги в % до заробітної плати» проставляє процентівку з розділу III, який заповнила комісія із соціального страхування;
• у графі «Денна (годинна) допомога в грн і коп.» зазначає розмір денної виплати з урахуванням обмежень, установлених Законом про соцстрахування і Порядком № 1266;
• у графу «Усього нараховано» вписує загальну суму лікарняних з урахуванням обмежень, установлених Законом про соцстрахування і Порядком № 1266;
• у рядку «(усього нараховано — сума словами)» вказує загальну суму допомоги в гривнях словами, копійки — цифрами.
