Заявление-расчет: заполняем с е-больничными особенностями

Базовые моменты

Начнем с главного. Напомним, что заявление-расчет — это документ, на основании которого проводится финансирование страхователей за счет средств ФСС. Поэтому его заполняем и подаем в ФСС только в том случае, если работнику начислено пособие, финансируемое за счет ФСС.

Внимание! Если работнику начислены больничные только за дни болезни, оплачиваемые за счет работодателя (первые пять дней), заявление-расчет подавать в ФСС не нужно.

Форма заявления-расчета приведена в приложении 1 к Порядку № 12*.

* Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств ФСС, утвержденный постановлением правления ФСС от 19.07.2018 № 12.

Срок подачи заявления — не позднее 5 рабочих дней со дня принятия комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию решения о выплате материального обеспечения.

Заявление-расчет подаем по местонахождению страхователя. Для этого есть два способа — подать «заявку» можно:

1) либо в бумажном виде (лично). В таком случае заявление заполняем в двух экземплярах:

• первый — вместе с документами, на основании которых назначается пособие, храним у страхователя;

• второй — подаем в ФСС;

2) в электронном виде (с применением ЭЦП). Но предупреждаем, для этого сперва нужно:

• установить специализированное программное обеспечение для создания и предоставления электронных документов в ФСС. Обратите внимание! Через кабинет страхователя на портале ПФУ подать заявление-расчет пока нельзя. Для этого нет соответствующего функционала;

• заключить договор о предоставлении электронных документов в ФСС с отделением рабочего органа ФСС.

Как это сделать и какие документы для этого понадобятся — читайте в статье «Заявление-расчет: подаем в электронной форме» // «ОТ», 2020, № 10.

Если вы сторонник электронного способа подачи «заявки», то распечатайте ее и храните у себя вместе с документами, на основании которых назначалось пособие.

Внимание! Заявления-расчеты, присланные по почте, не принимают.

И немного об ответственности. Скажем сразу — за нарушение срока подачи заявления-расчета ответственность не предусмотрена. Об этом прямо заявил ФСС в своем письме от 11.10.2021 № 2369-11-1. А все потому, что ответственность за такое нарушение не предусмотрена ни Законом о соцстраховании, ни Порядком № 12.

В то же время согласно Порядку № 12 ответственность за достоверность данных, указанных в заявлении-расчете, несет страхователь. Поэтому будьте внимательны.

Но это лишь основные моменты, которые нужно помнить при формировании и подаче заявления-расчета для получения финансирования от ФСС. Есть ряд особенностей, которые стоит учитывать при заполнении «заявки» по е-больничным. Какие? Читайте дальше.

Просто разделяй!

Заявление-расчет по е-больничным заполняем и подаем отдельно от заявления-расчета по бумажным листкам нетрудоспособности*.

* До 01.02.2022 их могут выдавать, но в строго определенных случаях (подробности — в статье «Бумажные больничные после 1 октября» // «ОТ», 2021, № 21).

При этом тем, кто подает заявление в электронной форме, обязательно нужно поставить галочку в соответствующем окошке в левом верхнем углу формы.

Конечно, если работник принес бумажный листок нетрудоспособности по одному страховому случаю, а по второму — электронный, то разбросать такие больничные листы по «заявкам» не сложно. Но вот вопрос: что делать, если по одному страховому случаю есть и е-больничный, и бумажный больничный лист?

То, что такие случаи бывают, подтвердил сам ФСС**. Например, это может произойти из-за:

** fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/978421

• технических ошибок, которые привели к невозможности формирования продолжения е-больничного и они не были устранены в течение 7 дней;

• ошибок при создании медзаключения и истечения срока (7 дней), в течение которого врач имел возможность внести в него изменения.

В таком случае е-больничный и его продолжение (бумажный листок нетрудоспособности) составляют один страховой случай и должны быть оплачены как один страховой случай (первые пять дней — за счет работодателя, остальные дни — за счет ФСС). При этом в бумажном больничном обязательно приводят номер электронного листка нетрудоспособности.

Несмотря на это, заполнить придется все же два заявления-расчета:

• в первом указать сведения об электронном больничном (в нашем примере два дня болезни по электронному больничному листу должны быть оплачены за счет ФСС);

• во втором — о бумажном листке нетрудоспособности (невзирая на то, что он является продолжением электронного).

Идем дальше.

Следи за номерами

У е-больничных нет серии, как у бумажных бланков.

При формировании в Электронном реестре листков нетрудоспособности электронному больничному присваивается единый регистрационный номер. На сегодняшний день он состоит из 20 цифр и генерируется в формате:

Именно его переносим в гр. 8 «Номер» приложения 1.1 заявления-расчета.

А вот графу 7 «Серія» приложения 1.1 заявления-расчета по е-больничным оставляем незаполненной (в электронном варианте) или ставим «Х» (в бумажной форме).

Заметьте: номер случая нетрудоспособности в регистрационном номере е-больничного указывает на то, является такой больничный лист первичным или продолжением (у всех больничных, сформированных в пределах одного страхового случая, он совпадает).

Соответственно первый по дате е-больничный с одним номером случая нетрудоспособности, в гр. 9 приложения 1.1 обозначаем кодом «1», все последующие (с таким же номером случая нетрудоспособности) — как продолжение (кодом «2»).

У е-больничных совпадает номер случая нетрудоспособности (1811618), поэтому:

• больничный за период с 26.11.2021 по 02.12.2021 будет первичным;

• больничные листы за период с 03.12.2021 по 06.12.2021 и за период с 07.12.2021 по 09.12.2021) — продолжением.

Заполним графы 7 — 9 приложения 1.1 в бумажной форме на основании приведенных выше данных (см. рис. 1).

Рис. 1. Пример заполнения гр. 7 — 9 приложения 1.1

Напомним: поскольку первичный больничный лист (за период с 26.11.2021 по 02.12.2021) оплачивается частично за счет работодателя (первые пять дней болезни), а частично — за счет ФСС (начиная с 6-го дня болезни), заявление-расчет заполняем с учетом таких особенностей:

• в гр. 13 проставляем общее количество календарных дней болезни, подлежащих оплате, как за счет средств ФСС, так и за счет средств работодателя — 7 к. дн. (с 26.11.2021 по 02.12.2021);

• в гр. 14 — дни болезни, подлежащие оплате за счет ФСС — 2 к. дн. (01.12.2021 и 02.12.2021).

И конечно, каждый листок нетрудоспособности в заявлении-расчете указываем в отдельной строке.

10 новых причин

У е-больничных коды причин отличаются от кодов, предусмотренных для бумажных больничных (см. таблицу ниже).

Поэтому в гр. 10 приложения 1.1 вносим код, соответствующий одной из следующих причин нетрудоспособности (ее найдете в самом е-больничном).

Заметьте, что в е-больничном нет отметки о непроизводственной травме. Для общего заболевания и непроизводственной травмы предусмотрен один код временной нетрудоспособности — «1».

Несмотря на это, работодатель не должен выяснять детально причину нетрудоспособности работника, поскольку диагноз — это его персональные данные*.

* fssu.gov.ua/fse/control/main/uk/publish/article/977450

Если же в медзаключении появится отметка о связи случая временной нетрудоспособности с профессиональной деятельностью пациента, ФСС сможет изменить причину нетрудоспособности после завершения расследования.

Помни о сокращении

Период временной нетрудоспособности в е-больничном может быть сокращен.

Коды причин нетрудоспособности для е-больничных

Поэтому будьте внимательны, заполняя графы 11, 12 приложения 1.1.

Такое «сокращение» может произойти, если в период, когда работнику уже открыт один е-больничный, поступят данные о:

• новом медзаключении в пределах случая временной нетрудоспособности;

• медзаключении с отметкой о новом случае временной нетрудоспособности в пределах одной категории медзаключений или медзаключения по другой категории;

• установлении МСЭК группы инвалидности (изменении группы инвалидности, подтверждении ранее установленной группы инвалидности).

Тогда период действия первого е-больничного может быть сокращен в зависимости от того, какая причина нетрудоспособности указана в новом е-больничном*. Рассмотрим пример.

* Подробнее с правилами сокращения периодов временной нетрудоспособности в листках нетрудоспособности вы можете ознакомиться в статье «е-Больничные: покой нам только снится…» // «ОТ», 2021, № 19.

е-Больничный с причиной нетрудоспособности «Беременность и роды» сокращает действие е-больничного с любой другой причиной нетрудоспособности.

Поэтому дата закрытия первого е-больничного сдвинется — с 08.12.2021 на 01.12.2021.

Заполним приложение 1.1 на основании имеющихся данных (рис. 2).

Рис. 2. Пример заполнения гр. 11, 12 приложения 1.1