Умер работник: подсказки для работодателя

Прекратить, а не уволить

Напомним: 10 июня 2021 года вступил в силу Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX, благодаря которому началась эра электронных трудовых книжек*.

* Подробности — в статье «Жизнь после 10 июня, или Электронный учет трудовой деятельности» // «ОТ», 2021, № 11.

С указанного момента в день увольнения работодатель обязан (ст. 47 КЗоТ):

• выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении (независимо от основания увольнения);

• провести с ним окончательный расчет;

• по требованию работника внести надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку (если она хранится у работника).

Вот только среди оснований для увольнения, предусмотренных КЗоТ, вы не найдете такого основания, как смерть работника.

Поскольку в данном случае речь идет не об увольнении, а о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника (исключении его из личного состава предприятия).

В связи с этим работодатель обязан:

• издать соответствующий приказ (распоряжение) о прекращении трудовых отношений (законодательство не требует выдавать копию этого документа родственникам умершего);

• выплатить членам семьи или наследникам все причитающиеся умершему работнику денежные суммы.

Что касается трудовой книжки умершего работника, то тут возможны варианты.

Трудовая книжка умершего не оцифрована и все еще находится у работодателя.

В день издания приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений в связи со смертью в трудовой книжке умершего работника сделайте следующую запись (п. 4.3 Инструкции № 58):

• в гр. 1 укажите порядковый номер записи;

• в гр. 2 — дату смерти работника;

• в гр. 3 — фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;

• в гр. 4 — наименование, дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись. Запись заверьте в общем порядке.

Оформленную трудовую книжку можно выдать на руки ближайшим родственникам умершего работника под расписку или отправить по почте по их требованию.

Трудовая книжка умершего уже оцифрована (данные по ней переданы в ПФУ) и выдана ему на руки ранее.

По просьбе родственников умершего работодатель может внести в его трудовую книжку сведения о прекращении трудовых отношений. И на этом все. Трудовую книжку следует снова вернуть на хранение родственникам.

Кроме того, о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника обязательно укажите в объединенной отчетности, поданной за отчетный период, на который приходится дата смерти работника.

А если точнее, то:

а) в приложении Д5. В строке с данными умершего работника:

• в гр. 10 в колонке «дата закінчення» внесите дату прекращения трудовых отношений (согласно свидетельству о смерти);

• в гр. 16 — реквизиты приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений в связи со смертью;

• в гр. 17 — основание для прекращения трудовых отношений («інше»);

б) в приложения 4ДФ. В строке с налоговым номером умершего (гр. 2) работника:

• отразите сумму зарплаты, начисленную за месяц, на который приходится дата смерти работника;

• в гр. 8 — дату прекращения трудового договора в связи со смертью (согласно свидетельству о смерти).

Умер на больничном

Конечно, временная нетрудоспособность работника не может продолжаться после его смерти. Выходит, наш е-больничный оформлен некорректно.

Как быть? Первая мысль — попробовать исправить, изменив дату окончания периода временной нетрудоспособности работника.

Срок действия (дату начала и дату завершения) временной нетрудоспособности устанавливает лечащий врач в медзаключении (пп. 4 — 13 разд. III Порядка формирования медзаключений**).

** Порядок формирования медицинских заключений о временной нетрудоспособности в Реестре медицинских заключений в электронной системе здравоохранения, утвержденный приказом МОЗ от 01.06.2021 № 1066.

При этом датой завершения он выбирает либо дату следующего осмотра, либо дату прогнозируемого завершения случая временной нетрудоспособности. Соответственно она может меняться.

Но вот незадача. В Порядке формирования медзаключений не прописана возможность сокращения периода временной нетрудоспособности в случае смерти больного раньше срока закрытия е-больничного.

После того как лечащий врач определит дату завершения медзаключения, изменить ее можно только с целью продления периода временной нетрудоспособности.

Но безвыходных ситуаций не бывает. Так, п. 9 разд. IV Порядка формирования медзаключений предоставляет право лечащему врачу вносить изменения в медзаключение (в течение 7 дней после его закрытия). А значит, можно исправить и дату завершения медзаключения.

Считаем, что такой вариант исправления даты закрытия е-больничного в случае смерти больного раньше срока окончания больничного (именно лечащим врачом) является самым оптимальным.

Вместе с тем на практике врач может не успеть откорректировать (или не уметь это делать) больничный в установленный срок, и тот так и останется с неправильной датой завершения временной нетрудоспособности.

На наш взгляд, уже на основании такого больничного можно переходить к процедуре назначения матобеспечения. И ФСС не вправе отказать в его выплате. Ведь работодатель не виноват в том, что вопрос исправления даты закрытия больничного в связи со смертью работника не доработан технически. Но, как ни печально, на сегодня в этом вопросе последнее слово все равно остается за ФСС.

А может, известить ПФУ о смерти работника, и тот сможет сократить период нетрудоспособности, указанный в больничном листе? Ведь именно Пенсионный фонд формирует и ведет Электронный реестр листков нетрудоспособности.

И тут ничего не выйдет. Дело в том, что период временной нетрудоспособности в листке нетрудоспособности сокращается автоматически и только если поступят данные (п. 4 разд. II Порядка № 1234***):

*** Порядок выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестра листков нетрудоспособности, утвержденный МОЗ от 17.06.2021 № 1234.

1) из электронной системы здравоохранения:

• о медзаключении в пределах случая временной нетрудоспособности;

• о медзаключении о начале нового случая временной нетрудоспособности в пределах одной категории медзаключений;

• о медзаключении по другой категории;

2) от централизованного банка данных по проблемам инвалидности об установлении МСЭК группы инвалидности (изменении группы инвалидности, подтверждении ранее установленной группы инвалидности).

Выходит, ПФУ тут не помощник.

Остается один путь — обратиться к лечащему врачу умершего работника с просьбой выписать бумажный больничный лист.

Напомним, что с 1 октября 2021 года бумажный больничный оформляется, в том числе, если лечащий врач не успел внести изменения в медзаключение о временной нетрудоспособности в установленный срок (на это ему дается семь дней с даты завершения медзаключения)****.

**** Подробности — в статье «Бумажные больничные после 1 октября» в статье «Бумажные больничные после 1 октября» этого выпуска.

Семь заветных дней прошли, а неточности не устранены — требуйте от врача больничный лист в бумажной форме. Именно такой больничный станет основанием для оплаты дней временной нетрудоспособности умершего работника.

Если родственники не спешат

Напомним, что для прекращения трудовых отношений с умершим работником работодателю необходимо получить свидетельство о его смерти (форма свидетельства утверждена постановлением КМУ от 10.11.2010 № 1025).

Только получив такой документ от родственников умершего и сделав его копию, можно издавать приказ (распоряжение) о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника и проводить окончательный расчет.

Если у работника нет родственников, факт подтверждения регистрации смерти ложится на плечи работодателя. Для этого последнему следует обратиться в орган, который зарегистрировал смерть работника*****.

***** Для справки: смерть регистрируется в органах РАГС по последнему месту проживания умершего, по месту наступления смерти, выявления трупа или по месту захоронения (п. 2 разд. 2 Правил госрегистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденных приказом Минюста от 18.10.2000 № 52/5).

Полученный документ станет основанием для издания соответствующего приказа (распоряжения).

Далее — дело за бухгалтерией. Ее задача — провести окончательный расчет с умершим работником.

Такой расчет проводят в общем порядке. То есть начисляют:

• заработную плату за фактически отработанные дни в месяце, на который пришлась смерть;

• отпускную компенсацию, если на день проведения окончательного расчета у работника остались неиспользованные дни отпусков (ежегодного отпуска и социального дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (при наличии права на него)), и т.д.

Но кому выплачивать начисленные суммы? Согласно ч. 1 ст. 1227 ГКУ суммы заработной платы (в том числе и компенсации за неиспользованный отпуск, входящей в состав дополнительной зарплаты) и больничных (при наличии), которые начислены умершему лицу, но не были получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства.

Поэтому если на предприятие до сих пор никто не обратился за средствами, причитающимися умершему работнику, следует уведомить родственников умершего о таких выплатах. Например, направив на адрес умершего по почте заказное письмо.

Если эти действия ни к чему не привели, у работодателя остаются два варианта:

• хранить средства, принадлежащие умершему работнику, на счете предприятия до появления наследников;

• обратиться к услугам нотариуса (государственного или частного) и внести заработную плату, причитающуюся умершему работнику, в депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГКУ, письмо Минюста от 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1).

Подтвердит факт внесения средств в депозит квитанция, которую нотариус выдаст после поступления средств на счет.

Если зарплата уже выплачена

Конечно, если следовать требованиям ч. 1 ст. 1227 ГКУ, суммы заработной платы, начисленные умершему лицу, но не полученные им при жизни, следует передать членам его семьи, а в случае их отсутствия — эти суммы должны войти в состав наследства.

Однако в нашем случае выполнить такие требования не выйдет. Ведь в день смерти работника зарплата уже была выплачена на карту. Скорее всего, работодатель уже имеет на руках свидетельство о смерти работника. А значит, ему остается сделать следующее.

1. Обратиться в банк, который обслуживает зарплатную карту работника, и сообщить о его смерти.

Банк, в свою очередь, закроет карточный счет клиента, чтобы не допустить снятия денег лицами, не имеющими на это права. После чего зарплатные выплаты войдут в состав наследства умершего и будут получены членами семьи или другими лицами только после принятия наследства. Так рекомендует поступать Гоструда******.

****** kr.dsp.gov.ua/index.php/5660-ro10-02-20

2. На основании свидетельства о смерти работника оформить прекращение трудовых отношений с умершим и провести окончательный расчет.

Изюминка рассматриваемой ситуации в том, что зарплата умершему работнику выплачена «наперед».

Разрешено ли в таком случае проводить ее перерасчет?

Прежде всего отметим, что Закон об оплате труда не запрещает проводить отчисления из зарплаты в случае излишне выплаченной суммы.

Поэтому коммерческие предприятия в этом вопросе ориентируются на положения коллективного договора. Последние могут предусматривать как проведение корректировки зарплаты умершего работника на неотработанные дни, так и запрет на такие действия (тогда оплата не отработанных умершим работником дней признается безнадежной задолженностью).

Бюджетные учреждения следуют требованиям ст. 127 и 132 КЗоТ (ср. ).

Допустим, что наш работодатель — бюджетник, а о смерти работника стало известно не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы. Тогда для проведения перерасчета достаточно издать приказ (распоряжение) об удержании из зарплаты умершего работника излишне выплаченных сумм (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗоТ).

Подсказка. Перекрыть наперед выплаченную сумму зарплаты поможет отпускная компенсация. Конечно, если у работника остались неиспользованные дни ежегодного отпуска или соцотпуска «на детей».