Помер працівник: підказки для роботодавця

Припинити, а не звільнити

Нагадаємо: 10 червня 2021 року набув чинності Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX, завдяки якому почалася ера електронних трудових книжок*.

* Подробиці — у статті «Життя після 10 червня, або Електронний облік трудової діяльності» // «ОП», 2021, № 11.

Із зазначеного моменту в день звільнення роботодавець зобов’язаний (ст. 47 КЗпП):

• видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення (незалежно від підстави звільнення);

• провести з ним остаточний розрахунок;

• на вимогу працівника внести належні записи про звільнення в трудову книжку (якщо вона зберігається у працівника).

Ось тільки серед підстав для звільнення, передбачених КЗпП, ви не знайдете такої підстави, як смерть працівника.

Оскільки в цьому випадку йдеться не про звільнення, а про припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю працівника (виключення його з особового складу підприємства).

У зв’язку з цим роботодавець зобов’язаний:

• видати відповідний наказ (розпорядження) про припинення трудових відносин (законодавство не вимагає видавати копію цього документа родичам померлого);

• виплатити членам сім’ї або спадкоємцям усі належні працівникові, що помер, грошові суми.

Що стосується трудової книжки працівника, що помер, то тут можливі варіанти.

Трудова книжка померлого не оцифрована і все ще знаходиться у роботодавця.

У день видання наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин у зв’язку із смертю в трудовій книжці працівника, що помер, зробіть такий запис (п. 4.3 Інструкції № 58):

• у гр. 1 зазначте порядковий номер запису;

• у гр. 2 — дату смерті працівника;

• у гр. 3 — фразу «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;

• у гр. 4 — найменування, дату і номер наказу (розпорядження), на підставі якого внесений запис. Запис завірте в загальному порядку.

Оформлену трудову книжку можна видати на руки найближчим родичам працівника, що помер, під розписку або відправити поштою на їх вимогу.

Трудова книжка померлого вже оцифрована (дані за нею передані в ПФУ) і видана йому на руки раніше.

На прохання родичів померлого роботодавець може внести в його трудову книжку відомості про припинення трудових відносин. І на цьому все. Трудову книжку слід знову повернути на зберігання родичам.

Крім того, про припинення трудових відносин у зв’язку із смертю працівника обов’язково зазначте в об’єднаній звітності, поданій за звітний період, на який припадає дата смерті працівника. А якщо точніше, то:

а) у додатку Д5. У рядку з даними працівника, що помер:

• у гр. 10 у колонці «дата закінчення» внесіть дату припинення трудових відносин (згідно зі свідоцтвом про смерть);

• у гр. 16 — реквізити наказу (розпорядження) про припинення трудових відносини у зв’язку із смертю;

• у гр. 17 — підставу для припинення трудових відносин («інше»);

б) у додатку 4ДФ. У рядку з податковим номером працівника, що помер (гр. 2):

• відображайте суму зарплати, нарахованої за місяць, на який припадає дата смерті працівника;

• у гр. 8 — дату припинення трудового договору у зв’язку із смертю (згідно зі свідоцтвом про смерть).

Помер на лікарняному

Звичайно, тимчасова непрацездатність працівника не може тривати після його смерті. Виходить, наш е-лікарняний оформлений некоректно.

Як бути? Перша думка — спробувати виправити, змінивши дату закінчення періоду тимчасової непрацездатності працівника.

Строк дії (дату початку і дату завершення) тимчасової непрацездатності встановлює лікар у медвисновку (пп. 4 — 13 розд. III Порядку формування медвисновків**).

** Порядок формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я, затверджений наказом МОЗ від 01.06.2021 № 1066.

При цьому датою завершення він обирає або дату наступного огляду, або дату прогнозованого завершення випадку тимчасової непрацездатності. Відповідно вона може змінюватися.

Але ось невдача. У Порядку формування медвисновків не прописана можливість скорочення періоду тимчасової непрацездатності у разі смерті хворого раніше строку закриття е-лікарняного.

Після того як лікар визначить дату завершення медвисновку, змінити її можна тільки з метою продовження періоду тимчасової непрацездатності.

Але безвихідних ситуацій не буває. Так, п. 9 розд. IV Порядку формування медвисновків надає право лікареві вносити зміни в медвисновок (протягом 7 днів після його закриття). Тобто можна виправити й дату завершення медвисновку.

Вважаємо, що такий варіант виправлення дати закриття е-лікарняного у разі смерті хворого раніше строку закінчення лікарняного (саме лікарем) є найоптимальнішим варіантом.

Разом з тим на практиці лікар може не встигнути відкоригувати (або не вміти це робити) лікарняний у встановлені строки, і той так і залишиться з неправильною датою завершення тимчасової непрацездатності.

На нашу думку, вже на підставі такого лікарняного можна переходити до процедури призначення матзабезпечення. І ФСС немає права відмовити у його виплаті. Адже роботодавець не винен у тому, що питання виправлення дати закриття лікарняного у зв’язку зі смертю працівника не доопрацьоване технічно. Але, як не сумно, на сьогодні в цьому питанні останнє слово все одно залишається за ФСС.

А може, сповістити ПФУ про смерть працівника, і той зможе скоротити період непрацездатності, зазначений у лікарняному листі? Адже саме Пенсійний фонд формує та веде Електронний реєстр листків непрацездатності.

І тут нічого не вийде. Річ у тому, що період тимчасової непрацездатності в листку непрацездатності скорочується автоматично і лише якщо надійдуть дані (п. 4 розд. II Порядку № 1234***):

*** Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений МОЗ від 17.06.2021 № 1234.

1) з електронної системи охорони здоров’я:

• про медвисновок у межах випадку тимчасової непрацездатності;

• про медвисновок про початок нового випадку тимчасової непрацездатності в межах однієї категорії медвисновків;

• про медвисновок за іншою категорією;

2) від централізованого банку даних з проблем інвалідності про встановлення МСЕК групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності).

Виходить, ПФУ тут не допоможе.

Залишається один шлях — звернутися до лікаря працівника, що помер, із проханням виписати паперовий лікарняний лист.

Нагадаємо, що з 1 жовтня 2021 року паперовий лікарняний оформляється, у тому числі, якщо лікар не встиг унести зміни в медвисновок про тимчасову непрацездатність у встановлений строк (на це йому дається сім днів з дати завершення медвисновку)****.

**** Подробиці — у статті «Паперові лікарняні після 1 жовтня» в статті «Паперові лікарняні після 1 жовтня» цього випуску.

Сім заповітних днів минули, а неточності не усунено — вимагайте від лікаря лікарняний лист у паперовій формі. Саме такий лікарняний стане підставою для оплати днів тимчасової непрацездатності працівника, що помер.

Якщо родичі не поспішають

Нагадаємо, що для припинення трудових відносин із працівником, що помер, роботодавцеві необхідно отримати свідоцтво про його смерть (форма свідоцтва затверджена постановою КМУ від 10.11.2010 № 1025).

Тільки отримавши такий документ від родичів померлого і зробивши його копію, можна видавати наказ (розпорядження) про припинення трудових відносини у зв’язку із смертю працівника і проводити остаточний розрахунок.

Якщо в працівника немає родичів, факт підтвердження реєстрації смерті лягає на плечі роботодавця. Для цього останньому слід звернутися в орган, який зареєстрував смерть працівника*****.

***** Для довідки: смерть реєструється в органах РАЦС за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті, виявлення трупа або за місцем поховання (п. 2 розд. 2 Правил держреєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5).

Отриманий документ стане підставою для видання відповідного наказу (розпорядження).

Далі — справа за бухгалтерією. Її завдання — провести остаточний розрахунок із працівником, що помер. Такий розрахунок проводять у загальному порядку. Тобто нараховують:

• заробітну плату за фактично відпрацьовані дні в місяці, на який припала смерть;

• відпускну компенсацію, якщо на день проведення остаточного розрахунку у працівника залишилися невикористані дні відпусток (щорічної відпустки і соціальної додаткової відпустки працівникам, що мають дітей (за наявності права на неї)), тощо.

Але кому виплачувати нараховані суми? Згідно з ч. 1 ст. 1227 ЦКУ суми заробітної плати (у тому числі й компенсації за невикористану відпустку, що входить до складу додаткової зарплати) і лікарняних (за наявності), які нараховані особі, що померла, але не були отримані нею за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадку.

Тому якщо на підприємство досі ніхто не звернувся за коштами, що належать померлому працівникові, слід повідомити родичів померлого про такі виплати. Наприклад, надіславши на адресу померлого поштою рекомендований лист.

Якщо ці дії не допомогли, у роботодавця залишаються два варіанти:

• зберігати кошти, що належать померлому працівникові, на рахунку підприємства до появи спадкоємців;

• звернутися до послуг нотаріуса (державного або приватного) і внести заробітну плату, що належить померлому працівникові, на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1).

Підтвердить факт унесення коштів на депозит квитанція, яку нотаріус видасть після надходження коштів на рахунок.

Якщо зарплата вже виплачена

Звичайно, якщо дотримуватися вимог ч. 1 ст. 1227 ЦКУ, суми заробітної плати, нараховані особі, що померла, але не отримані нею за життя, слід передати членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — ці суми повинні увійти до складу спадку.

Проте в нашому випадку виконати такі вимоги не вийде. Адже в день смерті працівника зарплата вже була виплачена на картку.

Швидше за все, роботодавець уже має на руках свідоцтво про смерть працівника. Тобто йому залишається зробити таке.

1. Звернутися у банк, який обслуговує картку працівника, і повідомити про його смерть.

Банк, у свою чергу, закриє картковий рахунок клієнта, щоб не допустити зняття грошей особами, що не мають на це права. Після цього зарплатні виплати увійдуть до складу спадку померлого і будуть отримані членами сім’ї або іншими особами тільки після прийняття спадку. Так рекомендує чинити Держпраці******.

****** kr.dsp.gov.ua/index.php/5660-ro10-02-20

2. На підставі свідоцтва про смерть працівника оформити припинення трудових відносин з померлим і провести остаточний розрахунок.

Родзинка ситуації в тому, що зарплата померлому працівникові виплачена «наперед». Чи дозволено у такому разі проводити її перерахунок?

Передусім зазначимо, що Закон про оплату праці не забороняє проводити відрахування із зарплати у разі надміру виплаченої суми.

Тому комерційні підприємства в цьому питанні орієнтуються на положення колективного договору. Останні можуть передбачати як проведення коригування зарплати померлого працівника на невідпрацьовані дні, так і заборону на такі дії (тоді оплата не відпрацьованих померлим працівником днів визнається безнадійною заборгованістю).

Бюджетні установи дотримуються вимог ст. 127 і 132 КЗпП (ср. ).

Припустимо, що наш роботодавець — бюджетник, а про смерть працівника стало відомо не пізніше за один місяць з дня виплати неправильно обчисленої суми. Тоді для проведення перерахунку достатньо видати наказ (розпорядження) про утримання із зарплати працівника, що помер, надміру виплачених сум (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП).

Підказка. Перекрити наперед виплачену суму зарплати допоможе відпускна компенсація. Звичайно, якщо у працівника залишилися невикористані дні щорічної відпустки або соцвідпустки «на дітей».