Відрядження дистанційника: із-за кордону за кордон

Чи можна?

Давайте розпочнемо з дефініції відрядження та дистанційної роботи.

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявністю документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства/установи). Саме таке визначення дає Інструкція № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Пам’ятайте: норми Інструкції № 59 обов’язкові лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету.

Для госпрозрахунківців вона має рекомендований характер. Найоптимальніший варіант — розробити, погодити з трудовим колективом (профспілкою) і затвердити внутрішнє Положення про відрядження. У ньому слід обумовити всі найбільш суттєві питання, що виникають при направленні працівників у службові поїздки.

Повертаємось до термінів. Інструкція № 59 оперує поняттям «місце постійної роботи». Тож постає питання: що є місцем постійної роботи для дистанційного працівника?

Приписами ст. 60² КЗпП дистанційну роботу визначено як форму організації праці, за якої працівник виконує роботу одночасно:

— поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу;

— в будь-якому місці за вибором працівника;

— з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Отже, законодавство прямо передбачає, що при запровадженні дистанційної роботи працівник самостійно визначає робоче місце і воно «не дорівнює» місцезнаходженню роботодавця.

При цьому для більшості працівників «кордони» дистанційної роботи не обмежені територією України. Винятки передбачено для державних службовців та працівників держпідприємств (детально про це читайте в матеріалах «Робота держслужбовців під час воєнного стану» // «Оплата праці», 2022, № 7 та «Дистанційка для держпідприємств: як працювати під час війни?» // «Оплата праці», 2022, № 9).

Законодавство не забороняє направляти у відрядження (у тому числі закордонне) працівника, який трудиться дистанційно (у тому числі за кордоном). При цьому вважаємо, що для виїзду до закордонного відрядження він не повинен повертатися до України. Хоча відсутність очної зустрічі із працівником може значно ускладнити процес.

Найбільша проблема в тому, що потрібні підписи працівника на документах, оригінали документів, що підтверджують витрати, тощо. Тож одразу застерігаємо:

Ну якщо аж ніяк не виходить, то доведеться викручуватись. Але будьте готові «попотіти».

Накази

Найбільша проблема сьогодення — ознайомити з наказом про відрядження працівника, який перебуває за «тридев’ять земель» від роботодавця.

Як варіант, можна використати пошту. І в описаній ситуації — найімовірніше, електронну. Наприклад, електронною поштою надсилаємо працівникові наказ про відрядження, а він нам у відповідь — лист із тим, що з наказом ознайомлений. Але з такими варіантом ознайомлення з наказом слід бути обережними.

У перший місяць війни фахівці НАДС доволі лояльно висловилися з приводу електронного документообігу під час дії воєнного стану (див. роз’яснення «Кадрові документи в електронному вигляді: позиція НАДС» // «Оплата праці», 2022, № 6). Вони зауважили: ознайомити держслужбовців із виданими щодо них наказами можна шляхом вручення документів або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку. Тобто відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту або сфотографований документ направити через месенджер. Таке ознайомлення слід зафіксувати відповідним протоколом.

Однак такий метод таїть у собі підводні камені. Зокрема, працівник може надалі «увімкнути задню» і стверджувати, що то зовсім не він надсилав листа. Ба більше, слід пам’ятати, що на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку повинна бути попередня згода сторін трудових правовідносин. За її відсутності такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа (див. постанову ВСУ/КСЦ від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц).

Тож у випадку з відрядженням слід мати паперовий та власноруч підписаний сторонами примірник наказу. Як його отримати?

Як варіант: до відрядження «підстраховуємось» електронним варіантом наказу і листом про ознайомлення. А після повернення з відрядження працівник має підписати оригінал наказу. Але ж не факт, що зустріч відбудеться в найближчому майбутньому. Тому, якщо це можливо, слід надіслати працівникові паперовий оригінал наказу, а він у відповідь надішле цей же наказ зі своїм підписом. Як показує практика, наприклад, із сусідніми країнами є можливість досить оперативного обміну документами поштою або через «спеціально навчених» перевізників тощо.

Аванс

Тут проблем виникнути не повинно. Перераховуємо аванс на рахунок працівникові — і справу зроблено.

Головне — зробити це не раніше дати підписання керівником наказу про направлення у відрядження (див. лист Мінфіну від 18.10.2006 № 31-18030-07-25/21780, лист НБУ від 08.07.2004 № 11-113/2295-6866 та лист Мінсоцполітики від 07.11.2013 № 998/13/155-13).

В якій валюті видавати аванс? Відповідь містить абз. 1 п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59: у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Добові

Для госпрозрахункових підприємств розмір добових нормативно не зафіксований. Вони визначають розмір добових у внутрішньому Положенні про відрядження, в окремому наказі або наказі про направлення працівника у відрядження.

Водночас для бюджетників працює постанова № 98**. «Закордонні» добові диференційовані залежно від країни відряджання. Конкретні суми наведені в додатку до цієї постанови.

** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців…» від 02.02.2011 № 98.

До речі, фахівці Мінсоцполітики свого часу рекомендували госпрозрахунковцям установлювати суму добових не нижче сум, затверджених для бюджетних установ (див. лист від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28).

А що з верхньою межею? Для госпрозрахунківців вона, знову-таки, не окреслена. Але пам’ятайте про визначену законодавством неоподатковувану суму добових. Так, приписом абз. 5 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлено суму «закордонних» добових, яку не оподатковують ПДФО і ВЗ, у розмірі 80 євро з розрахунку на кожен календарний день закордонного відрядження (за офіційним обмінним курсом НБУ). Усе, що перевищуватиме зазначені суми, доведеться оподаткувати ПДФО і ВЗ як додаткове благо. У додатку 4ДФ до Об’єднаного звіту суму перевищення відображаємо за ознакою доходу «118» (див. категорію 103.02 ЗІР).

Будьте обережні з коливанням курсу! Особливо в теперішній нестабільній валютній ситуації. Для цього рекомендуємо встановлювати граничний розмір добових у сумі трохи меншій за 80 євро.

Також зверніть увагу на такий важливий момент. Пункт 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 містить спеціальний механізм розрахунку добових для таких ситуацій:

— працівник має пересадку або зупинку в готелі на території України — добові рахуємо за закордонними нормами за правилом «від останньої до першої української пересадки»;

— відрядження до кількох держав протягом доби — беремо середнє арифметичне від сум добових для цих держав;

— відрядження до двох або більше держав — добові рахуємо у сумах, що встановлені для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави.

Але в нашій ситуації жоден із цих варіантів застосувати не можна. Найбільш слушний варіант — розраховувати добові за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника (п.п. «а» п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Кількість днів відрядження для виплати добових визначаємо з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні абз. 3 п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59. Як бачимо, і тут немає прив’язки до України. Усе крутиться навколо місця постійної роботи.

Положення вже відомого п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагають визначати суму добових у разі відрядження у візові країни згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонслужб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або інших документів, що підтверджують перебування особи у відрядженні).

Якщо підтвердження немає, то добові потраплять під оподаткування.

Відшкодування витрат

Перелік витрат, які підлягають відшкодуванню відрядженому працівникові, стисло наведений у ст. 121 КЗпП. Більш детально про відшкодування витрат при закордонному відрядженні йдеться у пп. 7 — 16 розд. ІІІ Інструкції № 59. Тут зазначені витрати на проїзд, проживання, страхування тощо.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо (абз. 14 п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Такі документи слід додати до авансового звіту. Далі про це детальніше.

Авансовий звіт

Після завершення відрядження працівник зобов’язаний:

1) подати авансовий звіт разом із документами, що підтверджують витрати на відрядження;

2) повернути суму надміру витрачених коштів (за наявності).

Для цього встановлено такі граничні строки:

— до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, — якщо аванс перерахували на особисту платіжну картку або видали готівкою;

— до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження — якщо працівник витрачав готівку, зняту з корпоративної платіжної картки;

— протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів — за наявності поважних причин) — якщо працівник розплачувався корпоративною платіжною карткою (безготівкові розрахунки).

Зверніть увагу: у питанні звітування Інструкція № 59 також оперує поняттям «місце постійної роботи». Тобто відлік слід вести від дня прибуття до місця дистанційної роботи.

Але є велике «але»! Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, працівник має надати роботодавцеві в паперовій формі і з власними підписами. Електронного варіанта подання, навіть з накладенням ЕЦП, Порядком № 841*** не передбачено. На цьому наголошують фахівці ДПС у листі від 14.04.2021 № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06 (ср. ).

*** Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

На жаль, немає і тимчасового дозволу на період воєнного стану.

Так, розуміємо, що передати з іншої країни паперовий і власноруч складений авансовий звіт за відведений строк практично неможливо. Але ж намагатись усе ж таки варто.

Разом із звітом подають документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

І не забудьте про залишок невикористаного авансу. Працівник має його повернути до або під час подання до бухгалтерії авансового звіту (абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ).

А якщо працівник порушує ці строки, яку відповідальність несе він сам і його роботодавець?

Санкцій за таке порушення для роботодавця на сьогодні немає (див. лист ДФСУ від 18.09.2019 № 285/6/99-00-05-04-01-15/ІПК).

А ось для самої підзвітної особи наслідки можуть настати. Якщо вона своєчасно (протягом строків, установлених пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ) не поверне залишок невитрачених коштів, такі кошти включають до оподатковуваного доходу фізособи (пп. 170.9.1 і 164.2.11 ПКУ).

Такий дохід підпадає під ПДФО за ставкою 18 %. Базу оподаткування визначають з урахуванням «натурального» коефіцієнта, встановленого п. 164.5 ПКУ. Також із цього доходу слід утримати ВЗ за ставкою 1,5 %. Цього вимагає п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ (див. також підкатегорію 126.02 ЗІР). Але при утриманні ВЗ «натуральний» коефіцієнт не застосовують (див. підкатегорію 126.05 ЗІР).

Як визначити дату виникнення оподатковуваного доходу? Чіткої відповіді на це запитання ПКУ не дає. При формальному прочитанні п.п. 170.9.1 цього Кодексу можна дійти висновку, що дохід виникає у працівника на наступний день після закінчення граничного строку повернення підзвітних коштів.

Але за приписами п. 4 Порядку № 841 дохід у працівника виникає, якщо він не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення. Це випливає й із самої форми авансового звіту.

У цьому разі потрібно діяти так:

— якщо залишок повернений з порушенням граничних строків, але до кінця місяця, на який припадає такий граничний строк, то дохід у працівника не виникає (ПДФО і ВЗ не утримують);

— якщо залишок не повернений до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення, то в цьому місяці у працівника виникає дохід.

До доходу включають:

— усю суму авансу, виданого на відрядження, — якщо звіт не надано і кошти не повернено;

— різницю між авансом і сумою, витраченою згідно зі звітом, — якщо авансовий звіт надано, але залишок грошових коштів не повернено.

Виходячи з норми п. 4 Порядку № 841 можна спробувати убезпечити працівника від податкових наслідків. За найбільш оптимістичними підрахунками, на отримання від нього авансового звіту, підтвердних документів та (за наявності) залишку авансу можемо мати навіть місяць.

Наприклад, направляємо працівника у відрядження з 20 по 27 червня 2022 року. Аванс перераховано на його особисту картку, тому він має відзвітувати до закінчення 02.07.2022 (5-го банківського дня, що настає за днем прибуття з відрядження). У цьому разі маємо практично весь липень для того, щоб отримати від працівника паперовий і власноруч ним заповнений авансовий звіт разом із підтвердними документами, а також суму невикористаного авансу. Тоді працівника буде врятовано від податкових наслідків.