Занизили суму лікарняних: виправляємося

Виправляємо помилку в бухобліку

Порядок донарахування лікарняних не відрізняється від звичайного їх нарахування. Якщо, наприклад, помилилися в сумі середньої зарплати, то перерахуванню підлягає оплата як за перші п’ять днів хвороби (оплачує роботодавець), так і за решту днів хвороби починаючи з 6-го дня непрацездатності (фінансує ФСС). І таке виправлення в бухобліку відображається за загальними правилами нарахування лікарняних.

Непоодинокими також є ситуації, коли після періоду тимчасової непрацездатності, яка оплачена з помилкою, і до виправлення такої помилки працівник іде у відпустку. У розрахунковий період при обчисленні відпускних до фактичного заробітку включається допомога по тимчасовій непрацездатності (абз. 4 п. 3 Порядку № 100).

У разі якщо занижена сума лікарняних увійшла до розрахунку відпускних, то при виправленні помилки (донарахуванні/сторнуванні лікарняних) відпускні потрібно буде переобчислити з урахуванням виправлення (донарахованих/сторнованих сум за такий період хвороби).

Ідемо далі. На донараховану суму лікарняних треба також отримати фінансування від ФСС (якщо хвороба тривала більше 5 днів). А отже, на фінансування цієї суми подаємо заяву-розрахунок до ФСС.

Але лікарняний, який потребує додаткового матзабезпечення, вже був поданий у заяві-розрахунку на фінансування з помилковою сумою. Як у такому разі подати його на дофінансування?

Подаємо заяву-розрахунок

Про виявлену помилку повідомляємо ФСС листом. Разом із листом надаємо заяву-розрахунок із виправленими даними. Її форма (додаток 1.1) визначена Порядком фінансування страхувальників, затвердженим постановою правління ФССУ від 19.07.2018 № 12.

Нагадаємо, що для фінансування паперових і е-лікарняних треба подавати різні заяви-розрахунки. Про нюанси заповнення та подання заяви-розрахунку ми писали у статті «Заява-розрахунок: заповнюємо з е-лікарняними особливостями» // «Оплата праці», 2021, № 24.

Заповніть заяву-розрахунок на дофінансування лікарняних таким чином:

— у графах 1 — 12 та 17 — 22 повторіть інформацію, яка була надана в раніше поданій заяві-розрахунку за лікарняним, що виправляється (про застраховану особу, номер листка непрацездатності, період непрацездатності, причину тощо);

— графи 13 і 14 (кількість днів, що підлягають оплаті) залишають незаповненими при сумовій помилці. Значення в них проставляють тільки в разі виправлення кількості днів непрацездатності;

— до граф 15 і 16 внесіть дані про донараховані суми лікарняних.

Оподатковуємо

ПДФО, ВЗ. Із погляду оподаткування лікарняні прирівнюються до зарплати. Їх оподатковуємо ПДФО і ВЗ у загальній сумі зарплати. І також враховуємо при визначенні граничного розміру доходу, що надає право на податкову соціальну пільгу (п.п. 169.4.1 ПКУ).

Тобто донараховану суму лікарняних за минулий період включаємо до загальної суми зарплати того місяця, в якому проведене таке донарахування, й оподатковуємо ПДФО і ВЗ.

У разі якщо працівник користується ПСП, то при нарахуванні (донарахуванні/сторнуванні) лікарняних треба бути уважними. Адже при визначенні граничного розміру доходу для застосування ПСП, суми лікарняних (в тому числі і донарахованих/відсторнованих) відносимо до відповідних місяців, ЗА які вони були нараховані.

Тоді нарахування лікарняних за минулий місяць може привести до того, що загальна сума доходу за такий місяць перевищить граничний розмір доходу, що надає право на пільгу. Проте, у разі потреби, можна безболісно зробити перерахунок ПДФО. До речі, виправлення ПДФО можна зробити і при проведенні його річного перерахунку.

Зверніть увагу: якщо фінансування лікарняних від ФСС відбувається із запізненням, то сплатити ПДФО і ВЗ до бюджету слід протягом 30 календарних днів, що настають за останнім днем місяця, в якому нараховано дохід (п.п. 168.1.5 ПКУ).

Але в такому разі проблема постає в тому, що сплачувати доведеться не зі спецрахунку, а з власного поточного рахунку. Тоді як при своєчасному надходженні фінансування допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС (на спецрахунок) ПДФО і ВЗ сплачуються зі спецрахунку разом із виплатою такої допомоги працівникам.

При затримці фінансування (понад граничні строки сплати податків) доведеться двічі сплатити ПДФО і ВЗ. Спочатку з поточного рахунку — щоб уникнути порушення законодавства щодо строків сплати податків. А потім із спеціального рахунку (коли надійде допомога від ФСС) разом із виплатою допомоги. Адже такі кошти не можна використати на інші цілі. Але нічого страшного. У результаті виникне переплата з ПДФО і ВЗ, яку можна буде зарахувати в рахунок майбутніх платежів з ПДФО і ВЗ.

ЄСВ. Лікарняні входять до бази нарахування ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ). Розмір ставки внеску залежить від категорії працівника. Так, звичайні роботодавці-юрособи і фізособи-підприємці нараховують ЄСВ на суми лікарняних звичайних працівників за ставкою 22 %, працівників з інвалідністю — за ставкою 8,41 %.

Сплатити ЄСВ слід при виплаті лікарняних, але не пізніше 20-го числа (а в разі, якщо підприємство належить до гірничих — 28-го числа) місяця, що настає за місяцем нарахування допомоги (абз. 1 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Звісно, ідеальним варіантом є перерахування ЄСВ до бюджету одночасно з виплатою лікарняних. Але, як показує практика, фінансування допомоги від ФСС часто запізнюється.

У разі такої затримки ЄСВ потрібно сплатити своєчасно, щоб не порушити встановлені законодавством строки.

При цьому другий раз (коли прийде фінансування від ФСС) сплачувати його не доведеться. Тому що, на відміну від ПДФО та ВЗ, ЄСВ не «сидить» у сумі допомоги, яку фінансує ФСС. І сплачується роботодавцем із поточного рахунку, а не із спеціального.

Звертаємо увагу! Якщо доводиться зменшувати (сторнувати) суму лікарняних, то це може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП. У такому разі розраховуємо ЄСВ-різницю за минулий період і донараховуємо на неї ЄСВ.

А при донарахуванні лікарняних може бути зворотна ситуація: потрібно буде коригувати ЄСВ з додаткової бази в бік зменшення.

Давайте розглянемо все це на цифровому прикладі.

Для наочності умовні вихідні дані наведено в таблиці.

Перерахунок лікарняних у травні за березень 2022 року

Як видно з таблиці, в березні 2022 року були нараховані лікарняні в сумі 1085,58 грн (603,10 грн за рахунок роботодавця + 482,48 грн за рахунок ФСС). За рахунок роботодавця виплата лікарняних відбулася своєчасно. А от фінансування допомоги від ФСС трошки спізнилося і виплачені лікарняні були аж у травні 2022 року.

У травні 2022 року була виявлена помилка і донараховані лікарняні у сумі 199,89 грн (111,05 за перші 5 днів + 88,84 за 4 дні допомоги від ФСС). І оскільки в березні фактична база нарахування ЄСВ виявилася меншою за мінімальну, то була визначена додаткова база і нарахований ЄСВ. Але при донарахуванні лікарняних за березень відбулося коригування ЄСВ за березень 2022 року.

При цьому загальна сума ЄСВ за березень не змінилася. Зміни зазнала тільки структура виплат. Додалася сума лікарняних за березень, що зменшило додаткову базу ЄСВ і суму внеску з неї. Тобто маємо «+» і «-» однакової суми ЄСВ.

Давайте розглянемо, як донарахування лікарняних у травні відобразити в додатках Д1 і 4ДФ Податкового розрахунку за 2 квартал.

Д1 Податкового розрахунку

Лікарняні у звітності відображаємо за фактом їх нарахування. Тобто нараховані лікарняні відображаємо в Д1 в місяці їх фактичного нарахування в бухобліку.

При цьому показуємо їх окремо від інших виплат:

— з кодом категорії «29» (для звичайного працівника без інвалідності);

— з розбиттям за місяцями, на які припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховані лікарняні. Але без розподілу за джерелами фінансування.

При донарахуванні лікарняних діємо аналогічно, але у графі 12 (кількість календарних днів тимчасової непрацездатності) не зазначаємо кількість днів хвороби. Адже ця інформація вже була правильно надана в Д1 за березень. І повторне її заповнення задвоїть надану інформацію.

При донарахуванні лікарняних за березень відкоригувати треба і березневу додаткову базу нарахування ЄСВ, яка була визначена в березні.

Додаткова база в Д1 відображається в окремому рядку з кодом типу нарахувань «13». Але в цьому випадку додаткову базу за минулий період в Д1 відображаємо в окремому рядку і у графі 9 (код типу нарахувань) зазначаємо «3». Адже ми зменшуємо базу ЄСВ за минулий період у зв’язку з виправленням помилки. Причому зменшення бази нарахування і суми ЄСВ зазначаємо без знака «мінус» (цю функцію виконує КТН «3»).

У графі 10 зазначаємо місяць і рік, за який виправляємо помилку. У наведеному випадку — це березень 2022 року.

Зверніть увагу: з Д1 коригуючі сумові показники (зменшення суми нарахувань) повинні потрапити до розд. І Податкового розрахунку до графи 6. Нарахована і донарахована суми лікарняних до Податкового розрахунку потрапляють за загальними правилами з розбиттям їх за джерелами фінансування (у розділі 1 відповідно графи 1.3 і 1.4).

Наведемо на рис. 1 приклад заповнення Д1 за травень 2022 року, використовуючи вихідні дані з таблиці (див. вище).

завантажити файл

Рис. 1. Донараховуємо суму лікарняних і коригуємо додаткову базу в Д1

4ДФ Податкового розрахунку

У розділі 1 додатка 4ДФ лікарняні відображаємо в загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101» у графі 6. При цьому не має значення, за який період нараховані або донараховані лікарняні. Розбивати за місяцями нарахування тут не потрібно.

Але в цьому додатку важливим моментом є факт виплати (графи 3, 4 та 5). Пояснимо.

Якщо виплата лікарняних здійснюється в установлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, їх суму в 4ДФ (графа 3) відображаємо в тому звітному періоді, до якого входить місяць їх нарахування.

А якщо місяць, що настає за місяцем нарахування лікарняних, минув, а лікарняні так і не виплачені у зв’язку з відсутністю фінансування? Тоді виплату лікарняних відображаємо в 4ДФ (графа 3) за фактом. А перерахування ПДФО і ВЗ — у додатку за той місяць звітного кварталу, в якому фактично була здійснена сплата податку/збору.

Розглянемо на рис. 2 порядок відображення донарахованих лікарняних у травні за березень 2022 року і їх виплату в 4ДФ за травень 2022 року.

Припустимо, що зарплата і нараховані та донараховані лікарняні за перші п’ять днів за рахунок роботодавця виплачені своєчасно. А від ФСС допомога по тимчасовій непрацездатності за березень виплачена із запізненням — 30 травня 2022 року, але ПДФО і ВЗ із неї перераховані до бюджету у квітні 2022 року. Донарахована у травні 2022 року допомога ще не виплачена (не надійшло фінансування), а ПДФО і ВЗ із неї перераховані в червні 2022 року.

завантажити файл

Рис. 2. Відображаємо в 4ДФ донараховану у травні суму лікарняних за березень

Зверніть увагу: допомога від ФСС була нарахована, але не виплачена у місяці, що йде за місяцем нарахування. Тому суму допомоги та сплачені з неї ПДФО і ВЗ відображаємо за фактом (графи 3а ≠ 3, 4а ≠ 4, 5а ≠ 5).

У графу 3 цього додатка ввійшли суми виплачених лікарняних за березень, що профінансував ФСС у травні (482,48 грн) + зарплата за травень і донараховані у травні лікарняні за березень за рахунок роботодавця (6611,05 грн). А от донараховані у травні за березень лікарняні за рахунок ФСС (88,84 грн) у графі 3 додатка 4ДФ тут не показуємо, оскільки вони не профінансовані і не виплачені у встановлений строк.

Також не показуємо у травні (графи 4 і 5) сплату ПДФО і ВЗ із допомоги по тимчасовій непрацездатності від ФСС (15,99 грн і 1,33 грн). Оскільки вони сплачені в червні 2022 року. І їх ми покажемо в 4ДФ за червень 2022 року у графах 4 і 5 відповідно (див. рис. 3).

Припустимо, що в червні працівнику нарахована зарплата в сумі 6500 грн (ПДФО — 1170 грн, ВЗ — 97,50 грн) і своєчасно виплачена.

завантажити файл

Рис. 3. Відображаємо в 4ДФ зарплату за червень і сплачені податки з невиплачених лікарняних