Табель учета рабочего времени: структура, условные обозначения, правила заполнения

Кто ведет табель

Об обязательности учета рабочего времени мы рассказывали в предыдущей статье этого номера «Табель учета рабочего времени: важный документ». В ней мы указывали, что эта обязанность реализуется работодателями путем ведения первичного документа, как правило, это табель.

Его базовая форма утверждена приказом № 489*. Табель должны вести все работодатели.

* Приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 № 489.

На малых предприятиях табель может вести кадровик, бухгалтер или даже директор. У крупных работодателей — специально назначенные лица — табельщики.

Табель можно вести в разрезе цехов, подразделений, участков, служб, отделов, отделений и т. п. Например, на крупном предприятии может быть 10 табелей за месяц (табеля цехов 1 — 6, контрольно-пропускного пункта, лаборатории, административно-управленческого аппарата, отдела маркетинга и сбыта). И каждый из этих табелей заполняет свой табельщик — ответственное лицо.

Сколько раз в месяц, как, кто, в какие сроки должен подавать табель и другие условия по табелю каждый конкретный работодатель устанавливает в своих внутренних документах. Это может быть, например, отдельное положение о ведении табеля.

Кого включать в табель?

Заводят табель на работников ежемесячно, как правило, за несколько дней до начала отчетного месяца. В него вносят работников, с которыми по состоянию на 1-е число в этом месяце заключен трудовой договор (контракт). В том числе и работников, которые работают на условиях срочных трудовых договоров. В табель включают работников со всеми формами оплаты труда, в частности и сдельной.

Также нужно учитывать в табеле и дистанционщиков. Если работник обязан соблюдать установленный режим работ да еще и с повременной оплатой труда, — отражаем его в табеле в общем порядке. Если же он распределяет свое рабочее время на свое усмотрение, в табеле проставляем отработанное время согласно режиму предприятия и в пределах нормальной продолжительности рабочего времени (например, 8 часов 5 дней в неделю).

Зато есть письмо Минсоцполитики от 19.02.2019 № 30/1/204-19, в котором специалисты этого ведомства отметили, что табель на надомников вести не нужно. Однако мы считаем, что лишним он не будет.

Принятых или уволенных в течение отчетного месяца работников включают в табель или исключают из него (в связи с увольнением) на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора.

Структура

Титульный лист типовой формы табеля, кроме данных работодателя и месяца, за который составляется табель, содержит, в частности, условные обозначения отработанного времени. Их отдельно рассмотрим далее.

Табличная часть табеля содержит строки и графы.

Строки. Табель состоит из поименного списка работников (строки). На каждого работника в табеле заполняют одну строку. Исключение — внутренние совместители. Ведь рабочее время по основному месту работы и внутреннему совместительству учитывают отдельно. То есть нужно формировать одну строку на работника под каждый трудовой договор.

Графы. По вертикали (по графам) табель можно условно разделить на левую и правую части. В левой части учитывается рабочее время каждого работника за каждый день месяца. А в правой части имеем сводные итоги по отработанному и неотработанному работником рабочему времени по видам.

Для ведения учета использования рабочего времени каждому работнику присваивают табельный номер. Для него в табеле предусмотрена отдельная графа. Этот же номер указывают во всех документах по учету труда и его оплате. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер желательно не присваивать другому работнику, как минимум, в течение трех лет (во избежание путаницы).

Внутренним совместителям присваивают отдельный табельный номер. Поскольку их рабочее время учитывается по каждому трудовому договору отдельно.

От правильности заполнения левой части табеля (рабочее время в разрезе дней) зависит правильность их итогов в правой части.

Ежедневный учет рабочего времени

Всех работников, внесенных в табель, нужно табелировать ежедневно. То есть каждый день вносить отметки в табель о фактически отработанном времени, о причинах неявок на работу, о работе в сверхурочное время, сокращенной продолжительности рабочего времени или прочих отклонениях от нормальных условий работы. Эти отметки нужно делать только на основании надлежащим образом оформленных документов.

Для отражения использованного рабочего времени по каждому дню месяца в табеле отведены две ячейки:

— в верхней проставляете количество отработанных (или неотработанных) часов по соответствующим видам расходов рабочего времени;

— в нижней — условное обозначение видов расходов рабочего времени (см. следующий раздел).

При этом ячейки с выходными днями оставляем пустыми или прочерчиваем. Для них не предусмотрена никакая кодировка.

Условные отметки в табеле

Условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) табеля содержатся на титульном листе типовой формы табеля № П- 5. Приводим их в таблице ниже. Напомним, что каждый работодатель может добавлять в этот список свои, удобные для него, обозначения рабочего времени.

Условные обозначения в Табеле (типовая форма № П- 5)

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Итоговые графы табеля

Итоговым графам в табеле уделена его правая часть, которая, в свою очередь, разделена на два блока:

1) отработано за месяц дней и часов. С детализацией отработанных часов в соответствующих графах в соответствии с обозначениями. То есть отработанное время в этих графах суммируем на основании заполненной правой части табеля, детализируя его в соответствии с условными обозначениями в правой части табеля (см. раздел «Часы работы» в таблице выше);

2) всего неявок за месяц и их детализация по причинам (условным обозначениям). То есть здесь считаем суммарное количество дней и часов неявок по каждому работнику. А также детализируем в соответствующих графах дни и часы неявок в соответствии с обозначениями в правой части табеля. При подсчете дней неявок, например в связи с временной нетрудоспособностью или отпусками, не учитываются выходные дни, если на них приходится временная нетрудоспособность или отпуск соответственно.

Заметьте, выходные дни в правой части никак не фиксируем.

Если вы дополнили минимальное количество обозначений своими кодировками, то, наверное, указывая их в правой части табеля, вы должны дополнить ими итоговые графы (детализации по обозначениям) левой части табеля.

В следующей статье «Табель: практические примеры заполнения» будет практика. Поэтому приглашаем попрактиковаться на примерах заполнения табеля вместе с нами.