Кто ведет табель
Об обязательности учета рабочего времени мы рассказывали в предыдущей статье этого номера «Табель учета рабочего времени: важный документ». В ней мы указывали, что эта обязанность реализуется работодателями путем ведения первичного документа, как правило, это табель.
Его базовая форма утверждена приказом № 489*. Табель должны вести все работодатели.
На малых предприятиях табель может вести кадровик, бухгалтер или даже директор. У крупных работодателей — специально назначенные лица — табельщики.
Табель можно вести в разрезе цехов, подразделений, участков, служб, отделов, отделений и т. п. Например, на крупном предприятии может быть 10 табелей за месяц (табеля цехов 1 — 6, контрольно-пропускного пункта, лаборатории, административно-управленческого аппарата, отдела маркетинга и сбыта). И каждый из этих табелей заполняет свой табельщик — ответственное лицо.
Сколько раз в месяц, как, кто, в какие сроки должен подавать табель и другие условия по табелю каждый конкретный работодатель устанавливает в своих внутренних документах. Это может быть, например, отдельное положение о ведении табеля.
Кого включать в табель?
Заводят табель на работников ежемесячно, как правило, за несколько дней до начала отчетного месяца. В него вносят работников, с которыми по состоянию на 1-е число в этом месяце заключен трудовой договор (контракт). В том числе и работников, которые работают на условиях срочных трудовых договоров. В табель включают работников со всеми формами оплаты труда, в частности и сдельной.
Также нужно учитывать в табеле и дистанционщиков. Если работник обязан соблюдать установленный режим работ да еще и с повременной оплатой труда, — отражаем его в табеле в общем порядке. Если же он распределяет свое рабочее время на свое усмотрение, в табеле проставляем отработанное время согласно режиму предприятия и в пределах нормальной продолжительности рабочего времени (например, 8 часов 5 дней в неделю).
Зато есть письмо Минсоцполитики от 19.02.2019 № 30/1/204-19, в котором специалисты этого ведомства отметили, что табель на надомников вести не нужно. Однако мы считаем, что лишним он не будет.
Принятых или уволенных в течение отчетного месяца работников включают в табель или исключают из него (в связи с увольнением) на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора.
Структура
Титульный лист типовой формы табеля, кроме данных работодателя и месяца, за который составляется табель, содержит, в частности, условные обозначения отработанного времени. Их отдельно рассмотрим далее.
Табличная часть табеля содержит строки и графы.
Строки. Табель состоит из поименного списка работников (строки). На каждого работника в табеле заполняют одну строку. Исключение — внутренние совместители. Ведь рабочее время по основному месту работы и внутреннему совместительству учитывают отдельно. То есть нужно формировать одну строку на работника под каждый трудовой договор.
Графы. По вертикали (по графам) табель можно условно разделить на левую и правую части. В левой части учитывается рабочее время каждого работника за каждый день месяца. А в правой части имеем сводные итоги по отработанному и неотработанному работником рабочему времени по видам.
Для ведения учета использования рабочего времени каждому работнику присваивают табельный номер. Для него в табеле предусмотрена отдельная графа. Этот же номер указывают во всех документах по учету труда и его оплате. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер желательно не присваивать другому работнику, как минимум, в течение трех лет (во избежание путаницы).
Внутренним совместителям присваивают отдельный табельный номер. Поскольку их рабочее время учитывается по каждому трудовому договору отдельно.
От правильности заполнения левой части табеля (рабочее время в разрезе дней) зависит правильность их итогов в правой части.
Ежедневный учет рабочего времени
Всех работников, внесенных в табель, нужно табелировать ежедневно. То есть каждый день вносить отметки в табель о фактически отработанном времени, о причинах неявок на работу, о работе в сверхурочное время, сокращенной продолжительности рабочего времени или прочих отклонениях от нормальных условий работы. Эти отметки нужно делать только на основании надлежащим образом оформленных документов.
Для отражения использованного рабочего времени по каждому дню месяца в табеле отведены две ячейки:
— в верхней проставляете количество отработанных (или неотработанных) часов по соответствующим видам расходов рабочего времени;
— в нижней — условное обозначение видов расходов рабочего времени (см. следующий раздел).
При этом ячейки с выходными днями оставляем пустыми или прочерчиваем. Для них не предусмотрена никакая кодировка.
Условные отметки в табеле
Условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) табеля содержатся на титульном листе типовой формы табеля № П- 5. Приводим их в таблице ниже. Напомним, что каждый работодатель может добавлять в этот список свои, удобные для него, обозначения рабочего времени.
Условные обозначения в Табеле (типовая форма № П- 5)
Условные обозначения | Код | |
буквенный | цифровой | |
Часы работы | ||
Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 01 |
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) согласно законодательству | РС | 02 |
Вечерние часы работы | ВЧ | 03 |
Ночные часы работы | РН | 04 |
Сверхурочные часы работы | НУ | 05 |
Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 06 |
Командировка | ВД | 07 |
Отпуска | ||
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках*) | В | 08 |
Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках) | Д | 09 |
Дополнительный «чернобыльский» отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины от 28.02.91 № 796-XII | Ч | 10 |
Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках) | ТВ | 11 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках) | Н | 12 |
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 |
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках) | ДО | 15 |
Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках) | ВП | 16 |
Отпуск для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках) | ДД | 17 |
Отпуск без сохранения заработной платы с согласия сторон (ст. 26 Закона об отпусках) | НА | 18 |
Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ) | БЗ | 19 |
Неявки | ||
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 |
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 |
Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и пр.) | ІН | 22 |
Простои | П | 23 |
Прогулы | ПР | 24 |
Массовые невыходы на работу (забастовки) | С | 25 |
Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 |
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., подтвержденная справками лечебных заведений) | НН | 27 |
Неявка по невыясненным причинам | НЗ | 28 |
Другие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 |
Другие причины неявок | І | 30 |
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.
Итоговые графы табеля
Итоговым графам в табеле уделена его правая часть, которая, в свою очередь, разделена на два блока:
1) отработано за месяц дней и часов. С детализацией отработанных часов в соответствующих графах в соответствии с обозначениями. То есть отработанное время в этих графах суммируем на основании заполненной правой части табеля, детализируя его в соответствии с условными обозначениями в правой части табеля (см. раздел «Часы работы» в таблице выше);
2) всего неявок за месяц и их детализация по причинам (условным обозначениям). То есть здесь считаем суммарное количество дней и часов неявок по каждому работнику. А также детализируем в соответствующих графах дни и часы неявок в соответствии с обозначениями в правой части табеля. При подсчете дней неявок, например в связи с временной нетрудоспособностью или отпусками, не учитываются выходные дни, если на них приходится временная нетрудоспособность или отпуск соответственно.
Заметьте, выходные дни в правой части никак не фиксируем.
Если вы дополнили минимальное количество обозначений своими кодировками, то, наверное, указывая их в правой части табеля, вы должны дополнить ими итоговые графы (детализации по обозначениям) левой части табеля.
В следующей статье «Табель: практические примеры заполнения» будет практика. Поэтому приглашаем попрактиковаться на примерах заполнения табеля вместе с нами.
Выводы
- Табель могут вести кадровик, бухгалтер или даже директор либо же специально предназначенные для ведения табеля лица из числа работников.
- В табель нужно включать всех работников, с которыми заключены трудовые договоры (контракты).
- Всех работников, внесенных в табель, нужно табелировать ежедневно.
- Для учета рабочего времени (отработанного и неотработанного) предусмотрены условные обозначения.