Хто веде табель
Про обов’язковість обліку робочого часу ми розповідали у попередній статті цього номера «Табель обліку робочого часу: важливий документ». У ній ми зазначали, що цей обов’язок реалізується роботодавцями шляхом ведення первинного документа, як правило, це табель.
Його базова форма затверджена наказом № 489*. Табель мають вести всі роботодавці.
На малих підприємствах табель може вести кадровик, бухгалтер чи навіть директор. У великих роботодавців — спеціально призначені особи — табельники.
Табель можна вести в розрізі цехів, підрозділів, дільниць, служб, відділів, відділень тощо. Наприклад, на великому підприємстві може бути 10 табелів за місяць (табеля цехів 1 — 6, контрольно-пропускного пункту, лабораторії, адміністративно-управлінського апарату, відділу маркетингу та збуту). І кожен з цих табелів заповнює свій табельник — відповідальна особа.
Скільки разів на місяць, як, хто, у які строки має подавати табель та інші умови щодо табеля кожен конкретний роботодавець встановлює у своїх внутрішніх документах. Це може бути, наприклад, окреме положення про ведення табеля.
Кого включати в табель?
Заводять табель на працівників щомісяця, як правило, за декілька днів до початку звітного місяця. В нього вносять працівників, з якими станом на 1-ше число цього місяця укладено трудовий договір (контракт). У тому числі і працівників, які працюють на умовах строкових трудових договорів. У табель включають працівників з усіма формами оплати праці, зокрема і відрядною.
Також треба ураховувати в табелі і дистанційників. Якщо працівник зобов’язаний дотримуватися встановленого режиму роботи та ще й із почасовою оплатою праці, — відображають його в табелі в загальному порядку. Якщо ж він розподіляє свій робочий час на власний розсуд, у табелі проставляють відпрацьований час згідно з режимом підприємства та в межах нормальної тривалості робочого часу (наприклад, 8 годин 5 днів на тиждень).
Натомість є лист Мінсоцполітики від 19.02.2019 № 30/1/204-19, в якому фахівці цього відомства зауважили, що табель на надомників вести не потрібно. Проте ми вважаємо, що зайвим він не буде.
Прийнятих чи звільнених протягом звітного місяця працівників включають до табеля чи виключають з нього (у зв’язку із звільненням) на підставі наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу та про припинення трудового договору.
Структура
Титульний аркуш типової форми табеля, окрім даних роботодавця та місяця, за який складається табель, містить, зокрема, умовні позначення відпрацьованого часу. Їх окремо розглянемо далі.
Таблична частина табеля містить рядки і графи.
Рядки. Табель складається з поіменного списку працівників (рядки). На кожного працівника в табелі заповнюють один рядок. Виняток — внутрішні сумісники. Адже робочий час за основним місцем роботи і внутрішнім сумісництвом обліковують окремо. Тобто треба формувати один рядок на працівника під кожний трудовий договір.
Графи. По вертикалі (за графами) табель можна умовно поділити на ліву і праву частини. У лівій частині обліковується робочий час кожного працівника за кожен день місяця. А в правій частині маємо зведені підсумки щодо відпрацьованого і невідпрацьованого працівником робочого часу за видами.
Для ведення обліку використання робочого часу кожному працівнику присвоюють табельний номер. Для нього у табелі передбачена окрема графа. Цей же номер зазначають у всіх документах щодо обліку праці та його оплати. У разі звільнення (чи переведення) працівника до іншого цеху (відділу) його колишній табельний номер бажано не присвоювати іншому працівнику, як мінімум, протягом трьох років (щоб уникнути плутанини).
Внутрішнім сумісникам присвоюють окремий табельний номер. Оскільки їх робочий час обліковується за кожним трудовим договором окремо.
Від правильності заповнення лівої частини табеля (робочий час у розрізі днів) залежить правильність їх підсумків у правій частині.
Щоденний облік робочого часу
Усіх працівників, що внесені до табеля, треба табелювати щоденно. Тобто кожен день вносити відмітки в табель про фактично відпрацьований час, про причини неявок на роботу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи. Ці відмітки треба робити тільки на підставі належним чином оформлених документів.
Для відображення використаного робочого часу за кожним днем місяця в табелі відведено дві комірки:
— у верхній проставляєте кількість відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу;
— у нижній — умовне позначення видів витрат робочого часу (див. наступний розділ).
При цьому комірки з вихідними днями залишаємо порожніми або прокреслюємо. Для них не передбачено ніякого кодування.
Умовні позначки в табелі
Умовні позначення відпрацьованого часу (буквене та числове) табеля містяться на титульному аркуші типової форми табеля № П-5. Наводимо їх у таблиці нижче. Нагадаємо, що кожен роботодавець може додавати до цього списку свої, зручні для нього, позначення робочого часу.
Таблиця 1. Умовні позначення в Таблелі (типова форма № П-5)
| Умовні позначення | Код | |
| буквений | цифровий | |
| Години роботи | ||
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
| Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством | РС | 02 |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
| Нічні години роботи | РН | 04 |
| Надурочні години роботи | НУ | 05 |
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 |
| Відрядження | ВД | 07 |
| Відпустки | ||
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки*) | В | 08 |
| Д | 09 | |
| Додаткова «чорнобильська» відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України від 28.02.91 № 796-XII | Ч | 10 |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) | Н | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім пп. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
| Неявки | ||
| Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
| Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.) | ІН | 22 |
| Простої | П | 23 |
| Прогули | ПР | 24 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
| Неявка з нез’ясованих причин | НЗ | 28 |
| Інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
| Інші причини неявок | І | 30 |
* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.
Підсумкові графи табеля
Підсумковим графам у табелі виділена його права частина, яка, у свою чергу, поділена на два блоки:
1) відпрацьовано за місяць днів і годин. З деталізацією відпрацьованих годин у відповідних графах відповідно до позначень. Тобто відпрацьований час у цих графах підсумовуємо на підставі заповненої правої частини табеля, деталізуючи його відповідно до умовних позначень у правій частині табеля (див. розділ «Години роботи» в таблиці вище);
2) усього неявок за місяць та їх деталізація за причинами (умовними позначеннями). Тут рахуємо сумарну кількість днів і годин неявок за кожним працівником. А також деталізуємо у відповідних графах дні та години неявок відповідно до позначень у правій частині табеля. При підрахунку днів неявок, наприклад у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або відпустками, не враховуються вихідні дні, якщо на них припадає тимчасова непрацездатність або відпустка відповідно.
Зауважте, вихідні дні у правій частині ніяк не фіксуємо.
Якщо ви доповнили мінімальну кількість позначень своїми кодуваннями, то, напевно, зазначаючи їх у правій частині табеля, ви маєте доповнити ними підсумкові графи (деталізації за позначеннями) лівої частини табеля.
У наступній статті «Табель: практичні приклади заповнення» буде практика. Тому запрошуємо попрактикуватися на прикладах заповнення табеля разом із нами.
Висновки
- Табель можуть вести кадровик, бухгалтер чи навіть директор або ж спеціально призначені для веденню табеля особи з числа працівників.
- До табеля треба включати всіх працівників, з якими укладені трудові договори (контракти).
- Усіх працівників, що внесені до табеля, треба табелювати щоденно.
- Для обліку робочого часу (відпрацьованого і невідпрацьованого) передбачені умовні позначення.
