Справка о доходах: что указывать?

Закон требует

Работодатели. Согласно предписанию ст. 49 КЗоТ работодатель обязан выдать работнику по его требованию справку о его работе на данном предприятии, в учреждении, организации с указанием:

— специальности;

— квалификации;

— должности;

— времени работы;

— размера зарплаты.

Налоговые агенты. Статьей 176 НКУ установлены обязанности плательщиков налогов и налоговых агентов. Так, согласно п.п. «в» п. 176.1 ПКУ плательщики налогов (физлица) обязаны подавать налоговую декларацию об имущественном состоянии и доходах по установленной форме. Подробнее о теме декларирования доходов граждан читайте в тематическом выпуске «Декларирование доходов — 2023» // «Налоги & бухучет», 2024, № 25. При этом по требованию контролирующего органа и в пределах его законных полномочий плательщик налога также обязан предъявлять документы и сведения, связанные с возникновением дохода или права на получение налоговой скидки, исчислением и уплатой налога, и подтверждать необходимыми документами достоверность сведений, указанных в налоговой декларации по этому налогу. С этим требованием тесно связана обязанность налогового агента по требованию плательщика налога предоставить сведения о сумме выплаченного в его пользу дохода, сумме примененных социальных налоговых льгот и сумме удержанного налога (п.п. «в» п. 176.2 НКУ).

Обратите внимание! Когда говорим о налоговом агенте, то это могут быть не только отношения «работодатель — работник». Справку может попросить лицо, которое выполняло работы, предоставляло услуги по гражданско-правовому договору.

Поэтому, как видим, законодательство обязывает работодателя (налогового агента) выдавать документ о месте работы и доходах. Но каким именно он должен быть? Есть ли утвержденная форма или же можно разработать ее самостоятельно под конкретные нужды? Далее об этом подробнее.

Обязательная форма справки

В большинстве ситуаций форма справки о доходах может быть произвольной. Исключения составляют некоторые случаи, для которых форма таки утверждена.

Страховые выплаты. Один из них — исчисление страховых выплат:

— пособия по безработице;

— по страхованию от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, повлекших потерю трудоспособности (кроме пособия по временной нетрудоспособности);

— для добровольно застрахованных лиц.

В целом такие выплаты исчисляют соответствующие органы с использованием данных реестра застрахованных лиц Госреестра общеобязательного государственного соцстрахования. А вот если данных недостаточно, то их должен предоставить работодатель по обращению таких рабочих органов или самого застрахованного лица. В этом случае следует использовать справку по форме, приведенной в приложении к Порядку № 1266*.

* Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

Соцпомощь, субсидия. Также «фиксированную» форму справки о доходах имеем на случай получения социальной помощи и жилищной субсидии. Она утверждена приказом Минтруда и соцполитики от 27.08.2004 № 192 в редакции приказа Минсоцполитики от 05.06.2015 № 591. Скачать этот бланк можно на сайте Бухгалтер911 в разделе «Бланки документів», вкладка «Інші».

Пенсия. Еще один случай, когда следует пользоваться утвержденной формой справки о доходах, — для назначения (перерасчета пенсии). Она приведена в приложении 5 к Порядку № 22-1*.

* Порядок подачи и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», утвержденный постановлением правления ПФУ от 25.11.2005 № 22-1 (в редакции постановления правления ПФУ от 07.07.2014 № 13-1).

Пенсионер может обратиться к своим работодателям (в т. ч. бывшим) за справкой о зарплате (доходе) по 30.06.2000. Также если страховой стаж начиная с 01.07.2000 составляет менее 60 месяцев, лицо подает справку о зарплате (доходе) за любые 60 календарных месяцев страхового стажа подряд по 30.06.2000.

Произвольная форма справки

Для остальных случаев, а их большинство, форма справки о доходах не утверждена. Именно поэтому на практике существует множество ее разновидностей в зависимости от целей обращения за документом. Это может быть, в частности:

— заполнение декларации о доходах;

— получение налоговой скидки (что также по сути сопровождается заполнением декларации о доходах);

— получение кредита.

Что именно указать в такой справке? У нас есть подсказка от налоговиков. В консультации ЗІР ГНСУ из подкатегории 103.05 они описали, что именно должны указать налоговые агенты в справке для лица, декларирующего налоговую скидку. Кроме общей информации о физическом лице (Ф. И. О., регистрационный номер учетной карточки, период работы), обязательно указывается следующая информация:

— сумма начисленного налогооблагаемого дохода (помесячный и общей суммой);

— размер и сумма налоговой социальной льготы;

— сумма начисленного и удержанного НДФЛ.

Поэтому далее мы привели унифицированную произвольную форму справки. Почему она унифицированная? Потому что она подойдет для большинства ситуаций.

Рис. 1. Унифицированная произвольная форма справки о доходах

Электронные справки

Вы всегда можете напомнить лицу, которое обратилось за справкой о доходах, что этот документ можно получить в электронном виде. Причем без посредников, достаточно просто, быстро и бесплатно.

Есть как минимум два надежных варианта:

— через Портал Дія (см. рис. 2 и по ссылке diia.gov.ua/services/dovidka-pro-dohodi);

— через Электронный кабинет плательщика налогов (рис. 3 и по ссылке cabinet.tax.gov.ua).

Рис. 2. Получение справки о доходах через Портал Дія

Рис. 3. Получение справки о доходах через Электронный кабинет плательщика налогов

Оба варианта идентичны по алгоритму действия:

1. Идентифицируем себя (входим в личный кабинет), например, с помощью файловой электронной цифровой подписи от банка.

2. Находим раздел со Справкой о доходах/Запросом о суммах выплаченных доходов.

3. Выбираем нужный период, например І квартал 2023 года — IV квартал 2023 года.

4. Подписываем запрос с помощью, например, файлового ключа от банка и отправляем запрос.

5. Получаем справку (уже через несколько минут).

Данные в справках с этих двух ресурсов также одинаковы. Единственное отличие — в документе из Электронного кабинета плательщика налогов есть итоговая строка с общей суммой дохода за выбранный период.

Также лайфхак для тех, кто подает электронную декларацию лиц, уполномоченных на выполнение функций государства или местного самоуправления. В этом году появилась возможность получить данные из реестров вещных прав и доходов для заполнения декларации через сайт НАПК. Как именно это сделать, подробно описано по ссылке nazk.gov.ua/uk/novyny/dani-dlya-deklaratsii-stosovno-chleniv-sim-i-vidteper-mozhna-otrymaty-za-dopomogoyu-zastosunku-diya-za-dekilka-klikiv-v-reestri-deklaratsiy/.

В результате получите справку о доходах и вещных правах на имущество как самого субъекта декларирования, так и членов его семьи. Но от последних нужно будет согласие через приложение Дія. Кстати, данные о доходах совпадают с теми, которые получены через портал Дія и Электронный кабинет плательщика налогов. Но приведены в общей сумме без разбивки по месяцам, чего вполне достаточно для заполнения е-декларации.

Обратите внимание! Во всех этих справках может отсутствовать некоторая информация о доходах. Например, указан кэшбек от банков (как дополнительное благо), но не указаны проценты по депозитам. Это объясняется тем, что банки, отчитываясь о доходах своих вкладчиков, не персонифицируют их. Поэтому за такими сведениями следует обратиться отдельно в банк. Они с радостью по требованию клиентов предоставляют подобную информацию.

И в конце еще один совет. При заполнении декларации о доходах через Электронный кабинет плательщика налогов онлайн-справка, полученная в нем же, значительно облегчит жизнь. Ведь данные из нее автоматически переносятся в декларацию.