Неоплачиваемый отпуск госслужащего: отражать ли в Д6 Объединенного отчета?

Сразу ответим — да, нужно. Далее объясним почему.

Неоплачиваемый военный отпуск

В ч. 2 ст. 58 Закона о госслужбе* установлено, что отпуска без сохранения заработной платы предоставляются госслужащим в соответствии с законом.

* Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889.

Так, в частности, работникам может быть предоставлен неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и по другим причинам на основании ч. 1 ст. 26 Закона об отпусках*. Срок, на который может быть предоставлен такой отпуск, обусловливается соглашением между работником и работодателем. Недавно законодатели увеличили этот срок с 15 до 30 календарных дней. Подробнее об этом читайте в статье «Отпуск за свой счет: знакомимся с изменениями» // «Налоги & бухучет», 2023, № 104.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

Такое условие предусмотрено в ч. 3 ст. 12 Закона № 2136*, и оно в полной мере касается также и государственных служащих.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Помните: важной гарантией при предоставлении отпусков без сохранения заработной платы является то, что на время их предоставления за работником сохраняется его место работы (должность) (см. письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 № 243/13/116-16).

Стаж госслужбы

Размер надбавки за выслугу лет и продолжительность дополнительного отпуска госслужащих непосредственно зависят от имеющегося стажа госслужбы. Периоды, которые засчитывают в такой стаж, перечислены в ч. 2 ст. 46 Закона о госслужбе и в п. 4 Порядка № 229*. Этими нормами определено, что в стаж госслужбы засчитывают время, когда госслужащий не работал по уважительным причинам, но оставался в трудовых отношениях с государственным органом.

* Порядок исчисления стажа государственной службы, утвержденный постановлением КМУ от 25.03.2016 № 229.

Поэтому получается, что период военного отпуска без сохранения зарплаты (как и остальные неоплачиваемые отпуска) засчитывают в стаж госслужбы, дающий право на установление госслужащему надбавки за выслугу лет и оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Подтверждают указанный факт и специалисты НАГС (см. разъяснение от 07.06.2022 № 153 р/з). При этом именно НАГС является ответственным за предоставление разъяснений по вопросам применения нормативных актов в сфере госслужбы (п. 3 ч. 3 ст. 13 Закона о госслужбе).

Стаж для ежегодного основного отпуска

С 24.12.2023 в стаж работы, дающий право госслужащему на ежегодный основной отпуск, не включается время пребывания в отпуске без сохранения зарплаты по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках). Это касается и отпуска без сохранения зарплаты на период военного положения, предоставленного в соответствии с ч. 3 ст. 12 Закона № 2136.

Отражение в отчетности

Приложение 6. Одним из оснований для заполнения приложения 6 (далее — Д6) является наличие спецстажа за работу на должностях, пенсия по которым устанавливается согласно Закону о госслужбе. Как мы уже отметили, период отпуска за свой счет включается в стаж госслужбы. Соответственно работник, который находится в неоплачиваемом отпуске, должен быть отражен в Д6.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налогов — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Для госслужащих в этой графе указывайте код ЗДС037А1.

То есть в течение всего периода отпуска без сохранения зарплаты в Д6 указывайте тот код спецстажа, который указывали в отношении госслужащего до начала неоплачиваемого отпуска.

Другие графы Д6 также заполняются в общем порядке.

Д1. Независимо от того, часть месяца или весь месяц госслужащий находился в отпуске за свой счет, его обязательно отражаем в Д1. Количество календарных дней такого отпуска, который пришелся на соответствующий месяц отчетного квартала, указываем в графе 13 Д1.

В графе 23 («Ознака наявності спецстажу») для госслужащих указывайте признак «1 — так». Не забывайте об этом! Ведь между Д1 и Д6 Налогового расчета существует контроль.

Еще один важный нюанс. Если работнику, который находится в отпуске без сохранения зарплаты, начислялись выплаты, входящие в базу начисления ЕСВ, то при необходимости проверьте выполнение требования об уплате ЕСВ с МЗП (больше информации об этом вы найдете в статье «Требование об уплате ЕСВ с МЗП: когда и как выполнять» // «Оплата труда», 2023, № 21).

Д5. В этом приложении сведения об отпуске без сохранения зарплаты (кроме отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет) не отражаем.

4ДФ. В 4ДФ работника, который находился в неоплачиваемом отпуске, указываем в случае, когда ему начислялись/выплачивались доходы. Если работник весь месяц был в отпуске за свой счет и нет начислений, то пустую строку на него в 4ДФ не формируем.