Неоплачувана відпустка держслужбовця: чи відображати у Д6 Об’єднаного звіту?

Відразу відповімо — так, потрібно. Далі пояснимо чому.

Неоплачувана воєнна відпустка

У ч. 2 ст. 58 Закону про держслужбу* встановлено, що відпустки без збереження заробітної плати надаються держслужбовцям відповідно до закону.

* Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889.

Так, зокрема, працівникам може бути надано неоплачувану відпустку за сімейними обставинами та з інших причин на підставі ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки*. Строк, на який може бути надано таку відпустку, обумовлюється угодою між працівником та роботодавцем. Нещодавно законодавці збільшили цей строк з 15 до 30 календарних днів. Детальніше про це читайте у статті «Відпустка за свій рахунок: знайомимося зі змінами» // «Податки & бухоблік», 2023, № 104.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Така умова передбачена в ч. 3 ст. 12 Закону № 2136*, і вона повною мірою стосується також і державних службовців.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Пам’ятайте: важливою гарантією при наданні відпусток без збереження заробітної плати є те, що на час їх надання за працівником зберігається його місце роботи (посада) (див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 № 243/13/116-16).

Стаж держслужби

Розмір надбавки за вислугу років та тривалість додаткової відпустки держслужбовців безпосередньо залежать від наявного стажу держслужби. Періоди, які зараховують до такого стажу, перелічені у ч. 2 ст. 46 Закону про держслужбу та у п. 4 Порядку № 229*. Цими нормами визначено, що до стажу держслужби зараховують час, коли держслужбовець не працював з поважних причин, але залишався у трудових відносинах з державним органом.

* Порядок обчислення стажу державної служби, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 № 229.

Тому виходить, що період воєнної відпустки без збереження зарплати (як і решта неоплачуваних відпусток) зараховують до стажу держслужби, який дає право на встановлення держслужбовцю надбавки за вислугу років та оформлення додаткової оплачуваної відпустки.

Підтверджують зазначений факт і фахівці НАДС (див. роз’яснення від 07.06.2022 № 153 р/з). При цьому саме НАДС є відповідальним за надання роз’яснень з питань застосування нормативних актів у сфері держслужби є (п. 3 ч. 3 ст. 13 Закону про держслужбу).

Стаж для щорічної основної відпустки

З 24.12.2023 до стажу роботи, що дає право держслужбовцю на щорічну основну відпустку, не включається час перебування у відпустці без збереження зарплати за угодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки). Це стосується і відпустки без збереження зарплати на період воєнного стану, наданої відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.

Відображення у звітності

Додаток 6. Однією з підстав для заповнення додатка 6 (далі — Д6) є наявність спецстажу за роботу на посадах, пенсія за якими встановлюється згідно із Законом про держслужбу. Як ми вже зазначили, період відпустки за свій рахунок включається до стажу держслужби. Відповідно працівник, який перебуває у неоплачуваній відпустці, має бути відображений у Д6.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Для держслужбовців у цій графі зазначайте код ЗДС037А1.

Тобто протягом усього періоду відпустки без збереження зарплати в Д6 вказуйте той код спецстажу, який вказували щодо держслужбовця до початку неоплачуваної відпустки.

Інші графи Д6 також заповнюються у загальному порядку.

Д1. Незалежно від того, частину місяця чи весь місяць держслужбовець перебував у відпустці за свій рахунок, його обов’язково відображаємо в Д1. Кількість календарних днів такої відпустки, що припала на відповідний місяць звітного кварталу, зазначаємо у графі 13 Д1.

У графі 23 («Ознака наявності спецстажу») для держслужбовців зазначайте ознаку «1 — так». Не забувайте про це! Адже між Д1 та Д6 Податкового розрахунку існує контроль.

Ще один важливий нюанс. Якщо працівнику, який перебуває у відпустці без збереження зарплати, нараховувалися виплати, що входять до бази нарахування ЄСВ, то за потреби перевірте виконання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП (більше інформації про це ви знайдете у статті «Вимога про сплату ЄСВ з МЗП: коли та як виконувати» // «Оплата праці», 2023, № 21).

Д5. У цьому додатку відомості про відпустку без збереження зарплати (крім відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років) не відображаємо.

4ДФ. У 4ДФ працівника, який перебував у неоплачуваній відпустці, зазначаємо у випадку, коли йому нараховувалися/виплачувалися доходи. Якщо працівник весь місяць був у відпустці за свій рахунок й немає нарахувань, то порожній рядок на нього в 4ДФ не формуємо.