Отпускная компенсация и незаработанные отпускные: в бухучете и Объединенном отчете

Расчеты при увольнении

Встречаются случаи, когда на день увольнения работника за один вид отпуска ему полагается компенсация, а другой отпуск, который был предоставлен авансом, им перегулян (часть не отработана). Как рассчитаться с работником в таком случае, вы можете узнать из статьи «Компенсация отпуска «за вредность» и перегулянный ежегодный основной…» // «Оплата труда», 2024, № 6.

В продолжение этой темы рассмотрим налогообложение, бухучет и отражение в Объединенном отчете начисленной отпускной компенсации и отчисленной суммы отпускных за дни перегулянного отпуска.

Налогообложение

ЕСВ. Сумма компенсации за неиспользованный отпуск, начисленная в том числе при увольнении, включается в базу начисления ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ*).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Ведь она входит в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5* и не указана среди выплат Перечня № 1170**.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная Государственным комитетом статистики Украины от 13.01.2004 № 5.

** Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование от 22.12.2010 № 1170.

НДФЛ, ВС. Сумма отпускной компенсации попадает в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика НДФЛ как зарплата, начисленная в соответствии с условиями трудового договора (контракта) (п.п. 164.2.1 НКУ).

То есть подлежит налогообложению в составе начисленной суммы зарплаты за месяц на общих основаниях:

— облагается НДФЛ по существующей сейчас ставке 18 %;

— учитывается при определении предельной суммы дохода, дающего право на применение НСЛ.

С суммы отпускных и отпускной компенсации удерживают ВС (п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Ставка сбора — 1,5 %.

Бухучет

Отпускная компенсация. Начисление работнику суммы отпускной компенсации отражают по кредиту субсчета 661 «Розрахунки за заробітною платою», а начисление на них ЕСВ — по кредиту субсчета 651 «За розрахунками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням».

Если на предприятии создается резерв отпусков, тогда субсчета 661 и 651 у вас должны корреспондировать с дебетом субсчета 471 «Забезпечення виплат відпусток». То есть отпускная компенсация учитывается на тех же субсчетах, что и отпускные.

Ведь когда предприятие создает резерв отпусков, учитывает всех работников, которые не использовали свои отпуска. Тогда суммы, которые выплачиваются как компенсация за неиспользованные дни отпуска, уже отражены в расходах предприятия при начислении обеспечения на оплату отпусков.

Если резерв отпусков не создавался или его сумма не покрывает размера компенсации, расходы, связанные с начислением компенсации за неиспользованные дни отпусков, отражают в зависимости от места работы сотрудника по дебету счетов расходов (23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати» и т. п.).

Суммы удержанных из компенсации НДФЛ и ВС учитывают по общим правилам: по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчетов 641/НДФЛ и 642/ВС соответственно.

Неотработанные отпускные. В приведенной ситуации удержание неотработанных отпускных происходит в марте 2024 года, то есть после того как резерв отпусков (Кт 471) был проинвентаризирован (по состоянию на 31.12.2023). Соответственно он не содержал этих отпускных и суммы ЕСВ на них.

Тогда в бухучете нужно компенсировать расходы, которые были отражены в прошлом году. Для этого сумму неотработанных отпускных учитываем по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчета 719 «нші доходи від операційної діяльності». Аналогично поступаем с суммой ЕСВ (дебетируем субсчет 651 в корреспонденции с кредитом субсчета 719).

Оформляем эту операцию бухгалтерской справкой.

Рассмотрим на примере.

В бухучете начисление происходит в марте 2024 года так, как показано в таблице.

Учет расчета с работником при увольнении

Переходим к формированию Налогового расчета и его приложений.

Приложение Д5

В Д5 обязательно формируйте строку на работника, в которой укажите дату увольнения с работы. Так, по условиям, приведенным в примере, работодатель должен подать Д5 за 1 квартал 2024 года, где покажет увольнение работника 15.03.2024.

Приложение Д1

Неотработанные отпускные. В ситуации, которую мы рассматриваем, в Д1 обязательно должны показать сумму неотработанных отпускных.

Сумму неотработанных отпускных в Д1 указываем в месяце, в котором перерасчет отпускных проведен в бухучете, в отдельной от зарплаты строке. При этом в строке с суммой неотработанных отпускных проставляем:

— в графе 09 — код типа начислений «10»;

— в графе 10 — месяц и год, за которые ранее были начислены «перегулянные» отпускные. В приведенном случае — это сентябрь 2023 года;

— в графах 16 и 17 — сумму неотработанных отпускных со знаком «минус». В примере, который мы рассматриваем, указываем сумму «-2154,60 грн»;

— в графе 20 — также со знаком «минус» сумму ЕСВ, который был начислен на сумму этих отпускных. В нашем случае — «-474,01».

Графы 21 — 24 заполняем в общем порядке.

Отпускная компенсация. В Д1 сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается в общей сумме заработной платы за отчетный месяц без каких-либо особенностей. При этом не имеет значения, какой отпуск компенсируется (ежегодный основной или дополнительный либо социальный детский).

В ситуации, которую мы рассматриваем, отпускная компенсация и зарплата за месяц увольнения будут отражены в Д1 за март в одной строке общей суммой 14305,81 грн (8443,81_{зарплата} + 5862,00_{компенсация}).

Фрагмент заполненного Д1 за март изображен на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент Д1 за март 2024 года

Еще один важный момент, на который хотим обратить внимание, — это выполнение требования об уплате ЕСВ с минзарплаты для работника по основному месту работы. В случае если работник увольняется, не отработав месяц полностью, и база начисления ЕСВ по такому работнику оказалась меньше МЗП, требование о ЕСВ с МЗП в отношении месяца увольнения выполнять не нужно.

Однако если при увольнении нужно провести отчисление «перегулянных» отпускных за предыдущие месяцы, как в нашем случае, то проверьте выполнение требования об уплате ЕСВ с МЗП по таким предыдущим месяцам. По нашему примеру нужно проверить уплату ЕСВ за сентябрь 2023 года.

Если после удержания «перегулянных» отпускных сумма дохода за сентябрь 2023 года окажется меньше минимальной заработной платы, то необходимо доплатить ЕСВ до минимального страхового взноса. В таком случае для отражения дополнительной базы взноса в Д1 предусмотрен специальный код типа начислений «14» в графе 09. Подробно об этом читайте в статье «Требование об уплате ЕСВ с МЗП и Д1 Объединенного отчета» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3.

В приведенной ситуации база начисления ЕСВ за сентябрь 2023 года, после уменьшения суммы отпускных за этот месяц, оказалась больше минимальной базы начисления взноса. А значит, дополнительно ничего определять не нужно.

Налоговый расчет

Суммовые значения из Д1 попадают в табличную часть Налогового расчета. В случае с начисленной отпускной компенсацией и «перегулянными» отпускными никаких нюансов не возникает. Все эти суммы должны попасть в строку 1.1 «сума нарахованої заробітної плати» и итоговую строку 1 Налогового расчета за март 1 квартала 2024 года. Выделять их в отдельные строки не нужно.

Приложение 4ДФ

Для целей заполнения данных в 4ДФ и отпускную компенсацию, и сумму неотработанных отпускных «сворачиваем» и показываем в общей сумме вместе с зарплатой за отчетный месяц одной строкой с признаком дохода «101».

Допустим, что в день увольнения работодатель выплатил работнику все причитающиеся ему суммы с одновременным перечислением налогов.

Тогда в графах 3а и 3 приложения 4ДФ указываем начисленный и выплаченный доход в сумме 12151,21 грн (8443,81 + 5862,00 - 2154,60). Фрагмент заполнения этого приложения изображен на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за март 2024 года