Відпускна компенсація та незароблені відпускні: в бухобліку та Об’єднаному звіті

Розрахунки при звільненні

Трапляються випадки, коли на день звільнення працівника за один вид відпустки йому належить компенсація, а інша відпустка, яка була надана авансом, ним перегуляна (частина не відпрацьована). Як розрахуватися з працівником в такому разі, ви можете дізнатися зі статті «Компенсація відпустки «за шкідливість» і перегуляна щорічна основна…» // «Оплата праці», 2024, № 6.

На продовження цієї теми розглянемо оподаткування, бухоблік та відображення в Об’єднаному звіті нарахованої відпускної компенсації та відрахованої суми відпускних за дні перегуляної відпустки.

Оподаткування

ЄСВ. Сума компенсації за невикористану відпустку, нарахована у тому числі при звільненні, включається до бази нарахування ЄСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ*).

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Адже вона входить до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5* і не зазначена серед виплат Переліку № 1170**.

* Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена Державним комітетом статистики України від 13.01.2004 № 5.

** Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування від 22.12.2010 № 1170.

ПДФО, ВЗ. Сума відпускної компенсації потрапляє до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника ПДФО як зарплата, нарахована відповідно до умов трудового договору (контракту) (п.п. 164.2.1 ПКУ).

Тобто підлягає оподаткуванню у складі нарахованої суми зарплати за місяць на загальних підставах:

— оподатковується ПДФО за існуючою наразі ставкою 18 %;

— враховується при визначенні граничної суми доходу, що дає право на застосування ПСП.

З суми відпускних і відпускної компенсації утримують ВЗ (п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Ставка збору — 1,5 %.

Бухоблік

Відпускна компенсація. Нарахування працівнику суми відпускної компенсації відображають за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», а нарахування на них ЄСВ — за кредитом субрахунку 651 «За розрахунками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням».

Якщо на підприємстві створюється резерв відпусток, тоді субрахунки 661 і 651 у вас повинні кореспондувати з дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Тобто відпускна компенсація обліковується на тих самих субрахунках, що й відпускні.

Адже коли підприємство створює резерв відпусток, враховує всіх працівників, які не використали свої відпустки. Тоді суми, які виплачуються як компенсація за невикористані дні відпустки, уже відображені у витратах підприємства при нарахуванні забезпечення на оплату відпусток.

Якщо резерв відпусток не створювався або його сума не покриває розміру компенсації, витрати, пов’язані з нарахуванням компенсації за невикористані дні відпусток, відображають залежно від місця роботи співробітника за дебетом рахунків витрат (23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати» тощо).

Суми утриманих з компенсації ПДФО і ВЗ обліковують за загальними правилами: за дебетом субрахунку 661 у кореспонденції з кредитом субрахунків 641/ПДФО і 642/ВЗ відповідно.

Невідпрацьовані відпускні. У наведеній ситуації утримання невідпрацьованих відпускних відбувається в березні 2024 року, тобто після того як резерв відпусток (Кт 471) був проінвентаризований (станом на 31.12.2023). Відповідно він не містив цих відпускних і суми ЄСВ на них.

Тоді в бухобліку треба компенсувати витрати, які були відображені в минулому році. Для цього суму невідпрацьованих відпускних облікуємо за дебетом субрахунку 661 в кореспонденції з кредитом субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності». Аналогічно вчиняємо з сумою ЄСВ (дебетуємо субрахунок 651 в кореспонденції з кредитом субрахунку 719).

Оформлюємо цю операцію бухгалтерською довідкою.

Розглянемо на прикладі.

У бухобліку нарахування відбувається в березні 2024 року так, як показано в таблиці.

Облік розрахунку з працівником при звільненні

Переходимо до формування Податкового розрахунку і його додатків.

Додаток Д5

У Д5 обов’язково формуйте рядок на працівника, в якому вкажіть дату звільнення з роботи. Так, за умовами, наведеними у прикладі, роботодавець має подати Д5 за 1 квартал 2024 року, де покаже звільнення працівника 15.03.2024.

Додаток Д1

Невідпрацьовані відпускні. У ситуації, яку ми розглядаємо, в Д1 обов’язково маємо показати суму невідпрацьованих відпускних.

Суму невідпрацьованих відпускних у Д1 зазначаємо в місяці, в якому перерахунок відпускних проведений у бухобліку, в окремому від зарплати рядку. При цьому в рядку із сумою невідпрацьованих відпускних проставляємо:

— у графі 09 — код типу нарахувань «10»;

— у графі 10 — місяць і рік, за які раніше були нараховані «перегуляні» відпускні. У наведеному випадку — це вересень 2023 року;

— у графах 16 і 17 — суму невідпрацьованих відпускних зі знаком «мінус». У прикладі, що ми розглядаємо, зазначаємо суму «-2154,60 грн»;

— у графі 20 — також зі знаком «мінус» суму ЄСВ, який був нарахований на суму цих відпускних. У нашому випадку — «-474,01».

Графи 21 — 24 заповнюємо в загальному порядку.

Відпускна компенсація. У Д1 сума компенсації за невикористану відпустку відображається в загальній сумі заробітної плати за звітний місяць без будь-яких особливостей. При цьому не має значення, яка відпустка компенсується (щорічна основна чи додаткова або соціальна дитяча).

У ситуації, яку ми розглядаємо, відпускна компенсація і зарплата за місяць звільнення будуть відображені в Д1 за березень в одному рядку загальною сумою 14305,81 грн (8443,81_{зарплата} + 5862,00_{компенсація}).

Фрагмент заповненого Д1 за березень зображено на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент Д1 за березень 2024 року

Ще один важливий момент, на який хочемо звернути увагу, — це виконання вимоги про сплату ЄСВ з мінзарплати для працівника за основним місцем роботи. У разі якщо працівник звільняється, не відпрацювавши місяць повністю, і база нарахування ЄСВ за таким працівником виявилася менше МЗП, вимогу про ЄСВ з МЗП щодо місяця звільнення виконувати не потрібно.

Проте якщо при звільненні треба провести відрахування «перегуляних» відпускних за попередні місяці, як у нашому випадку, то перевірте виконання вимоги про сплату ЄСВ з МЗП за такими попередніми місяцями. За нашим прикладом треба перевірити сплату ЄСВ за вересень 2023 року.

Якщо після утримання «перегуляних» відпускних сума доходу за вересень 2023 року виявиться менше мінімальної заробітної плати, то необхідно доплатити ЄСВ до мінімального страхового внеску. В такому випадку для відображення додаткової бази внеску у Д1 передбачений спеціальний код типу нарахувань «14» у графі 09. Детально про це читайте у статті «Вимога про сплату ЄСВ з МЗП та Д1 Об’єднаного звіту» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3.

У наведеній ситуації база нарахування ЄСВ за вересень 2023 року, після зменшення суми відпускних за цей місяць, виявилася більшою за мінімальну базу нарахування внеску. А отже, додатково нічого визначати не треба.

Податковий розрахунок

Сумові значення з Д1 потрапляють до табличної частини Податкового розрахунку. У випадку із нарахованою відпускною компенсацією та «перегуляними» відпускними жодних нюансів не виникає. Всі ці суми мають потрапити у рядок 1.1 «сума нарахованої заробітної плати» та підсумковий рядок 1 Податкового розрахунку за березень 1 кварталу 2024 року. Виділяти їх в окремі рядки не треба.

Додаток 4ДФ

Для цілей заповнення даних у 4ДФ і відпускну компенсацію, і суму невідпрацьованих відпускних «згортаємо» та показуємо у загальній сумі разом із зарплатою за звітний місяць одним рядком з ознакою доходу «101».

Припустимо, що у день звільнення роботодавець виплатив працівнику всі належні йому суми з одночасним перерахуванням податків.

Тоді в графах 3а та 3 додатка 4ДФ зазначаємо нарахований та виплачений дохід у сумі 12151,21 грн (8443,81 + 5862,00 - 2154,60). Фрагмент заповнення цього додатка зображений на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за березень 2024 року