Заполняем бумажную трудовую книжку, если произошли изменения

Меняем данные работника

Кто вносит изменения. Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве работника выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту его работы (п.п. 2.13 Инструкции № 58*). То есть запись в трудовую книжку работника об изменении фамилии, имени, отчества должен сделать работодатель, в период работы которого работник изменил такие данные.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

А что делать, если работник изменил фамилию, имя, отчество после увольнения с предыдущего места работы и до приема на новое? В этом случае он должен обратиться к бывшему работодателю с просьбой внести изменения в трудовую книжку.

Однако как быть, если предыдущий работодатель запись об изменении фамилии, имени, отчестве в трудовой книжке не сделал, более того, он уже ликвидирован / находится на оккупированной территории и т. п. (то есть внести новые данные не может)? На наш взгляд, в такой ситуации сведения об изменении фамилии должен внести в трудовую книжку нынешний работодатель работника (см. письмо Минсоцполитики от 16.04.2013 № 54/06/186-13).

Как внести изменения. В случае изменения работником фамилии, имени, отчества работодатель должен:

— получить от работника заявление об изменении его личных данных и документы, являющиеся основанием для внесения изменений в трудовую книжку (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, о смене имени и т. п.);

— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию, имя, отчество работника;

— внизу (под зачеркнутыми) или на той же строке, если есть место, вписать новые данные.

Обратите внимание! Зачеркнутые данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя;

— на внутренней стороне обложки трудовой книжки проставить ссылку на документ, являющийся основанием для внесения изменений, указать его номер, серию и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал;

— заверить ссылку подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного лица (специалиста кадровой службы). Проставить печать предприятия (при ее наличии) или отдела кадров.

Приведем пример, как внести запись в трудовую книжку работника, сменившего фамилию, на рис. 1.

Рис. 1. Заполняем трудовую книжку, если работник сменил фамилию

Обратите внимание! Если трудовая книжка дополнена вкладышем, данные работника следует изменить также и на титульном листе вкладыша в аналогичном порядке.

Срок для внесения изменений — не позднее недельного срока после получения от работника соответствующих документов (п. 2.4 Инструкции № 58).

А вот когда именно работник должен подать документы для внесения изменений в трудовую книжку, Инструкция № 58 не указывает. Поэтому он может это сделать в любое время после изменения данных.

Учтите, изменения придется внести и в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10).

Каким образом? На наш взгляд, в этом случае достаточно зачеркнуть прежнюю фамилию (имя, отчество) работника и вписать новую. Именно здесь или в поле напротив измененных данных работника (если нет свободного места в графе с измененными данными) кадровик должен проставить дату внесения изменений, свою подпись и реквизиты документа, на основании которого внесены изменения.

Меняем название должности

Как правило, названия должностей корректируют в связи с изменениями, произошедшими в Классификаторе профессий*. При этом вместе с изменением профессионального названия работы работника могут измениться и его трудовые обязанности, а могут остаться прежними.

* Национальный классификатор Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий», утвержденный приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327.

Трудовые обязанности НЕ изменились. Если должность переименована, но обязанности и квалификационные требования к работнику не изменились (существенные условия труда остались прежними), то работодатель.

— издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в штатное расписание или утверждает штатное расписание в новой редакции, исключив старую должность и введя новую;

— издает приказ (распоряжение) об изменении наименования должности и внесении изменений в трудовую книжку и другие кадровые документы;

— информирует работника об изменениях в наименовании его должности.

Как это сделать, читайте в статье «Классификатор профессий обновлен: что делать, если трудовые обязанности НЕ изменились» // «Оплата труда», 2023, № 3;

— вносит изменения в кадровые документы, в которых было указано старое название должности, в частности и в трудовую книжку работника.

Порядок внесения изменений в Инструкции № 58 не прописан. На наш взгляд, здесь можно действовать по аналогии с изменением наименования предприятия (п. 2.15 Инструкции № 58). То есть:

— в гр. 2 указать дату внесения записи;

— в гр. 3 указать «Назву посади (вказуєте стару назву посади) з такого-то числа змінено на (вказуєте нову назву посади) у зв’язку з внесенням змін до Класифікатора професій ДК 003:2010»;

— в гр. 4 — дату и номер приказа (распоряжения) об изменении названия должности, на основании которого вносим запись.

Пример такой записи приведем на рис. 2.

Рис. 2. Заполняем трудовую книжку в связи с изменением названия должности (трудовые обязанности работника не изменились)

Трудовые обязанности изменились. Если в результате изменений трудовые обязанности работника изменяются, то фактически происходит перевод работника с одной должности на другую.

В таком случае работодатель:

— вводит новую должность в штатное расписание, издав соответствующий приказ или изложив штатное расписание в новой редакции;

— разрабатывает и утверждает новую должностную (рабочую) инструкцию;

— получает от работника заявление с просьбой перевести его на новую должность;

— издает приказ о переводе работника на новую должность;

— исключает из штатного расписания старую должность, издав соответствующий приказ или изложив штатное расписание в новой редакции;

— вносит изменения в кадровые документы, в которых было указано старое название должности. В частности, и в трудовую книжку.

Подробнее об этих шагах читайте в статье «Классификатор профессий обновлен: что делать, если трудовые обязанности изменились» // «Оплата труда», 2023, № 3 (ср. ).

Запись о переводе в трудовую книжку работника вносим следующим образом:

— в гр. 2 указываем дату, с которой работника перевели на новую должность;

— в гр. 3 указываем «Переведений на посаду (вказуємо нову посаду) до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво»;

— в гр. 4 — название, дату и номер документа (приказа (распоряжения)), на основании которого вносим запись.

Пример такой записи приведем на рис. 3.

Рис. 3. Заполняем трудовую книжку в связи с изменением названия должности (трудовые обязанности работника изменились)

Меняем название предприятия/подразделения

Если название структурного подразделения или название самого предприятия, учреждения, организации изменилось, необходимо внести соответствующие записи в трудовые книжки всех работников, с которыми заключены трудовые договоры на момент переименования (п. 2.15 Инструкции № 58).

Записи оформляют следующим образом:

— гр. 1 и гр. 2 оставляют пустыми;

— в гр. 3 отдельной строкой указывают: «(старе найменування підприємства/підрозділу) з (дата перейменування) перейменовано на (нове найменування підприємства/підрозділу)»;

— в гр. 4 — номер и дату приказа (распоряжения) о переименовании.

Приведем пример внесения изменений в трудовую книжку работника на рис. 4 и 5.

Рис. 4. Заполняем трудовую книжку в случае изменения названия предприятия

Рис. 5. Заполняем трудовую книжку в случае изменения названия структурного подразделения