Заповнюємо паперову трудову книжку, якщо відбулись зміни

Змінюємо дані працівника

Хто вносить зміни. Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові працівника виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем його роботи (п.п. 2.13 Інструкції № 58*). Тобто запис у трудову книжку працівника про зміну прізвища, ім’я, по батькові повинен зробити роботодавець, у період роботи якого працівник змінив такі дані.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

А що робити, якщо працівник змінив прізвище, ім’я, по батькові після звільнення з попереднього місця роботи і до прийняття на нове? У цьому випадку він має звернутися до колишнього роботодавця з проханням внести зміни до трудової книжки.

Проте як бути, якщо попередній роботодавець запис про зміну прізвища, імені, по батькові у трудовій книжці не зробив, ба більше, він вже ліквідований / знаходиться на окупованій території тощо (тобто внести нові дані не може)? На наш погляд, у такій ситуації відомості про зміну прізвища має внести до трудової книжки нинішній роботодавець працівника (див. лист Мінсоцполітики від 16.04.2013 № 54/06/186-13).

Як внести зміни. У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець має:

— отримати від працівника заяву про зміну його особистих даних та документи, які є підставою для внесення змін до трудової книжки (паспорт, свідоцтво про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені тощо);

— на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки закреслити однією рискою колишнє прізвище, ім’я, по батькові працівника;

— унизу (під закресленими) або на тому ж рядку, якщо є місце, вписати нові дані.

Зверніть увагу! Закреслені дані працівника мають легко читатись. Тому заклеювати або замазувати їх коригуючою рідиною не можна;

— на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки проставити посилання на документ, який є підставою для внесення змін, вказати його номер, серію та дату видачі, а також найменування органу, який його видав;

— засвідчити посилання підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої особи (фахівця кадрової служби). Проставити печатку підприємства (за її наявності) чи відділу кадрів.

Наведемо приклад, як внести запис до трудової книжки працівника, який змінив прізвище, на рис. 1.

Рис. 1. Заповнюємо трудову книжку, якщо працівник змінив прізвище

Зверніть увагу! Якщо трудова книжка доповнена вкладишем, дані працівника слід змінити також і на титульному листі вкладиша в аналогічному порядку.

Строк для внесення змін — не пізніше тижневого строку після отримання від працівника відповідних документів (п. 2.4 Інструкції № 58).

А ось коли саме працівник має надати документи для внесення змін у трудовій книжці, Інструкція № 58 не вказує. Тому він може це зробити в будь-який час після зміни даних.

Зауважте, зміни доведеться внести і до Книги обліку руху трудових книжок та вкладок до них (типова форма № П-10).

Яким чином? На наш погляд, у цьому випадку достатньо закреслити колишнє прізвище (ім’я, по батькові) працівника та вписати нове. Саме тут або в полі навпроти змінених даних працівника (якщо немає вільного місця у графі зі зміненими даними) кадровик має проставити дату внесення змін, свій підпис та реквізити документа, на підставі якого внесено зміни.

Змінюємо назву посади

Зазвичай назви посад коригують у зв’язку із змінами, які відбулися у Класифікаторі професій*. При цьому разом зі зміною професійної назви роботи працівника можуть змінитися і його трудові обов’язки, а можуть залишитися тими самими.

* Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327.

Трудові обов’язки НЕ змінились. Якщо посаду перейменовано, але обов’язки та кваліфікаційні вимоги до працівника не змінилися (істотні умови праці залишилися тими самими), то роботодавець.

— видає наказ (розпорядження) про внесення змін до штатного розпису або затверджує штатний розпис у новій редакції, виключивши стару посаду і ввівши нову;

— видає наказ (розпорядження) про зміну найменування посади і внесення змін до трудової книжки та інших кадрових документів;

— інформує працівника про зміни в найменуванні його посади.

Як це зробити, читайте у статті «Класифікатор професій оновлено: що робити, якщо трудові обов’язки НЕ змінились» // «Оплата праці», 2023, № 3;

— вносить зміни до кадрових документів, в яких була зазначена стара назва посади, зокрема й до трудової книжки працівника.

Порядок внесення змін в Інструкції № 58 не прописаний. На наш погляд, тут можна діяти за аналогією зі зміною найменування підприємства (п. 2.15 Інструкції № 58). Тобто:

— у гр. 2 вказати дату внесення запису;

— у гр. 3 зазначити «Назву посади (вказуєте стару назву посади) з такого-то числа змінено на (вказуєте нову назву посади) у зв’язку з внесенням змін до Класифікатора професій ДК 003:2010»;

— у гр. 4 — дату і номер наказу (розпорядження) про зміну назви посади, на підставі якого вносимо запис.

Приклад такого запису наведемо на рис. 2.

Рис. 2. Заповнюємо трудову книжку у зв’язку зі зміною назви посади (трудові обов’язки працівника не змінились)

Трудові обов’язки змінились. Якщо в результаті змін трудові обов’язки працівника змінюються, то фактично відбувається переведення працівника з однієї посади на іншу.

В такому разі роботодавець:

— вводить нову посаду до штатного розпису, видавши відповідний наказ або виклавши штатний розпис у новій редакції;

— розробляє та затверджує нову посадову (робочу) інструкцію;

— отримує від працівника заяву з проханням перевести його на нову посаду;

— видає наказ про переведення працівника на нову посаду;

— виключає зі штатного розпису стару посаду, видавши відповідний наказ або виклавши штатний розпис у новій редакції;

— вносить зміни до кадрових документів, в яких була зазначена стара назва посади. Зокрема, й у трудову книжку.

Детальніше про ці кроки читайте у статті «Класифікатор професій оновлено: що робити, якщо трудові обов’язки змінились» // «Оплата праці», 2023, № 3 (ср. ).

Запис про переведення до трудової книжки працівника вносимо таким чином:

— у гр. 2 вказуємо дату, з якої працівника перевели на нову посаду;

— у гр. 3 зазначаємо «Переведений на посаду (вказуємо нову посаду) до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво»;

— у гр. 4 — назву, дату та номер документа (наказу (розпорядження)), на підставі якого вносимо запис.

Приклад такого запису наведемо на рис. 3.

Рис. 3. Заповнюємо трудову книжку у зв’язку зі зміною назви посади (трудові обов’язки працівника змінились)

Змінюємо назву підприємства/ підрозділу

Якщо назва структурного підрозділу або назва самого підприємства, установи, організації змінилася, необхідно внести відповідні записи до трудових книжок усіх працівників, з якими укладено трудові договори на момент перейменування (п. 2.15 Інструкції № 58).

Записи оформляють таким чином:

— гр. 1 та гр. 2 залишають порожніми;

— у гр. 3 окремим рядком зазначають: «(старе найменування підприємства/підрозділу) з (дата перейменування) перейменовано на (нове найменування підприємства/підрозділу)»;

— у гр. 4 — номер і дату наказу (розпорядження) про перейменування.

Наведемо приклад внесення змін до трудової книжки працівника на рис. 4 та 5.

Рис. 4. Заповнюємо трудову книжку в разі зміни назви підприємства

Рис. 5. Заповнюємо трудову книжку в разі зміни назви структурного підрозділу