Ежегодный основной и дополнительный отпуска: можно ли оформить одним приказом?

Виды ежегодных отпусков

Предписанием п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках* предусмотрены следующие виды ежегодных отпусков:

— основной отпуск;

— дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда;

— дополнительный отпуск за особый характер труда;

— другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

На ежегодный основной отпуск минимальной продолжительности (24 календарных дня) имеют право все работники. А вот дополнительные доступны при определенных обстоятельствах и условиях труда.

Документальное оформление

Чтобы оформить и предоставить работнику отпуск, в большинстве случаев нужны заявление и приказ или распоряжение.

Так бывает, что работник использует основной и дополнительные отпуска подряд. Тогда возникает вопрос: можно ли все оформить одним приказом? Здесь все зависит от сроков хранения приказов.

Они установлены Перечнем № 578* и приведены на рисунке ниже. Отметим, что это минимальные сроки хранения документов.

* Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Сроки хранения приказов об отпусках

Итак, делаем вывод: в приказе о предоставлении ежегодного основного отпуска и дополнительного отпуска за вредность разный срок хранения. Приказы по кадровым вопросам обо всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда нужно хранить 75 лет. В то же время приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска достаточно хранить только 5 лет.

Именно поэтому ежегодный основной отпуск и дополнительный отпуск за вредность лучше оформлять разными приказами.

В то же время можно совместить в одном приказе предоставление ежегодного основного отпуска и дополнительного за особый характер труда. Ведь срок их хранения одинаковый — 5 лет.

Что касается других видов отпусков, в частности дополнительного социального на детей, участникам боевых действий, то срок хранения приказов об их предоставлении не указан в Перечне № 578. Относить их к приказам по «тяжелым» отпускам со сроком хранения 75 лет нет оснований. Поэтому, по нашему мнению, их достаточно хранить 5 лет. А потому и издавать приказ на предоставление ежегодного отпуска и, например, дополнительного социального отпуска на детей можно.

Кстати, в таком случае часто возникает вопрос с расчетом средней зарплаты, когда два отпуска идут подряд. Определять два расчетных периода и считать две средние или обойтись одной? В разных ситуациях может быть по-разному. Подробнее читайте в статье «Предоставляем подряд отпуска за два рабочих года: сколько считать средних?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 33.