Щорічна основна та додаткова відпустки: чи можна оформити одним наказом?

Види щорічних відпусток

Приписом п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки* передбачено такі види щорічних відпусток:

— основна відпустка;

— додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;

— додаткова відпустка за особливий характер праці;

— інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

На щорічну основну відпустку мінімальної тривалості (24 календарних дні) мають право усі працівники. А от додаткові доступні за певних обставин та умов праці.

Документальне оформлення

Щоб оформити та надати працівнику відпустку, в більшості випадків потрібні заява та наказ чи розпорядження.

Так буває, що працівник використовує основну та додаткові відпустки поспіль. Тоді виникає запитання: чи можна все оформити одним наказом? Тут усе залежить від строків зберігання наказів.

Вони встановлені Переліком № 578* і наведені на рисунку нижче. Зауважимо, що це мінімальні строки зберігання документів.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Строки зберігання наказів про відпустки

Отже, робимо висновок: у наказі про надання щорічної основної відпустки та додаткової відпустки за шкідливість різний строк зберігання. Накази з кадрових питань про всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці потрібно зберігати 75 років. Водночас накази про надання щорічної оплачуваної відпустки достатньо зберігати лише 5 років.

Саме тому щорічну основну відпустку та додаткову відпустку за шкідливість краще оформлювати різними наказами.

Водночас можна поєднати в одному наказі надання щорічної основної відпустки та додаткової за особливий характер праці. Адже строк їх зберігання однаковий — 5 років.

Що стосується інших видів відпусток, зокрема додаткової соціальної на дітей, учасникам бойових дій, то термін зберігання наказів про їх надання не вказаний у Переліку № 578. Відносити їх до наказів по «важких» відпустках зі строком зберігання 75 років немає підстав. Тож, на нашу думку, їх достатньо зберігати 5 років. А тому й видавати наказ на надання щорічної відпустки та, наприклад, додаткової соціальної відпустки на дітей можна.

До речі, в такому випадку часто виникає питання із розрахунком середньої зарплати, коли дві відпустки йдуть поспіль. Визначати два розрахункових періоди та рахувати дві середні чи обійтись однією? У різних ситуаціях може бути по-різному. Детальніше читайте у статті «Надаємо поспіль відпустки за два робочих роки: скільки рахувати середніх?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33.