Уволить дистанционно: миссия осуществима

Общие правила

Да, конечно, можно уволить работника без физической встречи с ним. Но для этого нужно правильно оформить все документы.

С этим соглашаются и специалисты Гоструда. На своем сайте они предоставили ответ на вопрос «Может ли работник подать дистанционно заявление о приеме на работу, увольнении или переводе на другую работу?»

— Да, при условии подтверждения факта личного написания заявления путем использования электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), путем почтового отправления, другим согласованным с работодателем способом.

Итак, есть несколько вариантов оформления дистанционного увольнения:

— электронный документооборот с ЭЦП;

— обмен скан-/фотокопиями документов;

— обмен бумажными документами через почту.

Давайте рассмотрим каждый из них.

Документооборот с ЭЦП

Предписанием ч. 3 ст. 29 КЗоТ предусмотрено, что ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре средств электронных коммуникационных сетей с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. Также в трудовом договоре с согласия сторон могут предусматриваться альтернативные способы ознакомления работника.

Простыми словами, в трудовом договоре должно быть определено, как именно работника ознакомляют с его трудовыми документами: то ли лично под подпись (сам пришел и расписался ручкой), то ли через электронный документооборот и как именно с его использованием. Наложить ЭЦП на документ можно, например, с помощью Портала Дія:

Рис. 1. Подписание электронных документов на Портале Дія

Вот как может выглядеть процесс увольнения работника по собственному желанию с использованием ЭЦП:

1) работник оформляет и направляет работодателю подписанное ЭЦП заявление об увольнении (см. рис. 2);

2) работодатель принимает заявление и на его основании издает приказ об увольнении (см. рис. 3), подписывает его ЭЦП и направляет работнику для ознакомления;

3) если программа (сервис) для подписания электронных документов это позволяет, то работник подписывает приказ в знак ознакомления с ним. Если поставить сразу две подписи на одном документе не получается, то работник оформляет уведомление об ознакомлении с приказом об увольнении, накладывает на него ЭЦП и отправляет работодателю.

Рис. 2. Заявление на увольнение по собственному желанию

Рис. 3. Приказ об увольнении по собственному желанию

Примеры документов об увольнении приведены в журнале «Кадровику», № 3:

— заявление об увольнении по собственному желанию;

— приказ об увольнении по собственному желанию.

Здесь вы можете найти примеры заполнения документов, а также загрузить удобный шаблон и заполнить его под ваш конкретный случай.

Обмен скан-/фотокопиями документов

Существует военная норма об электронном документообороте. Предписание ч. 2 ст. 7 Закона № 2136* позволяет сторонам трудового договора в период действия военного положения договориться об:

— альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений;

— любом другом доступном способе электронной коммуникации.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.

Поэтому в непростое для нашей страны время, когда работники разбросаны по Украине и миру, работодатели практикуют электронный документооборот без использования ЭЦП. Электронная коммуникация проходит с помощью электронной почты и мессенджеров (Viber, Telegram и т. п.) с использованием скан-/фотокопий документов.

Но такой порядок обмена документацией также нужно обязательно закрепить документально. В трудовом договоре, в заявлении работника или любом другом документе. Но работников следует с ним ознакомить под подпись.

Например, увольнение работника по собственному желанию может происходить так:

1) работник пишет от руки заявление об увольнении, сканирует (фотографирует) его и отправляет электронный документ на еmail или в обусловленный мессенджер;

2) работодатель на основании полученного заявления издает бумажный приказ об увольнении, сканирует (фотографирует) его со всеми подписями и отправляет электронный документ работнику на еmail или в обусловленный мессенджер;

3) работник получает приказ и в ответ направляет работодателю электронное письмо или сообщение с текстом, например, «З наказом ознайомлений (ознайомлена) 10.09.2024» или оформляет бумажное сообщение об ознакомлении с приказом об увольнении, подписывает его, делает скан-/фотокопию и отправляет работодателю.

Обмен документами через почту

Если порядок электронного документооборота не согласован, то остается вариант обмена бумажными оригиналами через почту. Здесь ничего особо выдумывать не надо. Каждый выбирает удобного для себя почтового оператора или перевозчика.

Процедура увольнения по собственному желанию в этом случае может выглядеть так:

1) работник оформляет бумажное заявление об увольнении, подписывает его и отправляет по почте работодателю;

2) работодатель на основании полученного заявления издает бумажный приказ об увольнении, проставляет все необходимые от него подписи и отправляет бумажный документ работнику по почте;

3) работник получает приказ, подписывает в графе об ознакомлении и отправляет назад работодателю.

Другие документы

Заявление и приказ об увольнении — это не единственные документы, которые оформляют при расторжении трудовых отношений. Также работнику нужно выдать:

— уведомление о начисленных и выплаченных средствах при увольнении (его шаблон и пример заполнения также есть в журнале «Кадровику»;

— копию приказа об увольнении;

— трудовую книжку.

Первые два документа можно отправить любым обусловленным и описанным выше способом: с использованием электронной коммуникации или по почте в бумажном виде.

А вот если бумажная трудовая книжка (далее — ТК) до сих пор хранится у работодателя, то ее тоже следует выдать работнику в день увольнения (п. 4.1 Инструкции № 58*).

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 № 58.

А если работника нет на работе в день увольнения, тогда в этот день нужно отправить ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения ТК. Ведь переслать ТК можно только при его письменном согласии. И при этом имейте в виду, что их запрещено пересылать в международных почтовых отправлениях (п. 2 Перечня № 958*).

* Перечень вложений, запрещенных к пересылке в почтовых отправлениях, утвержденный постановлением КМУ от 08.09.2023 № 958.

Также ТК можно выдать родственникам работника, который находится за границей. Но для этого нужна доверенность.

Если заранее известно, что работник не сможет лично забрать ТК, можно сразу сделать ход конем. Работник может письменно уведомить работодателя, что желает получить ТК по почте или через представителя. Например, указать это в заявлении об увольнении или оформить отдельное заявление.

Подробнее об этом читайте в статье «Бумажная трудовая книжка: когда выдавать работнику» // «Оплата труда», 2024, № 9.