Звільнити дистанційно: місія здійсненна

Загальні правила

Так, звісно, можна звільнити працівника без фізичної зустрічі з ним. Але для цього потрібно правильно оформити всі документи.

Із цим погоджуються і фахівці Держпраці. На своєму сайті вони надали відповідь на запитання «Чи може працівник подати дистанційно заяву про прийняття на роботу, звільнення або переведення на іншу роботу?»

— Так, за умови підтвердження факту особистого написання заяви шляхом використання електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП), шляхом поштового відправлення, іншим погодженим із роботодавцем засобом.

Отже, є декілька варіантів оформлення дистанційного звільнення:

— електронний документообіг з ЕЦП;

— обмін скан-/фотокопіями документів;

— обмін паперовими документами через пошту.

Давайте розглянемо кожен із них.

Документообіг з ЕЦП

Приписом ч. 3 ст. 29 КЗпП передбачено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Також у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.

Простими словами, у трудовому договорі має бути визначено, як саме працівника ознайомлюють із його трудовими документами: чи то особисто під підпис (сам прийшов і розписався ручкою), чи то через електронний документообіг і як саме з його використанням. Накласти ЕЦП на документ можна, наприклад, за допомогою Порталу Дія:

Рис. 1. Підписання електронних документів на Порталі Дія

От як може виглядати процес звільнення працівника за власним бажанням з використанням ЕЦП:

1) працівник оформлює та направляє роботодавцю підписану ЕЦП заяву про звільнення (див. рис. 2);

2) роботодавець приймає заяву та на її підставі видає наказ про звільнення (див. рис. 3), підписує його ЕЦП та направляє працівнику для ознайомлення;

3) якщо програма (сервіс) для підписання електронних документів це дозволяє, то працівник підписує наказ на знак ознайомлення з ним. Якщо поставити одразу два підписи на одному документі не виходить, то працівник оформлює повідомлення про ознайомлення з наказом про звільнення, накладає на нього ЕЦП та надсилає роботодавцю.

Рис. 2. Заява на звільнення за власним бажанням

Рис. 3. Наказ про звільнення за власним бажанням

Приклади документів про звільнення наведено в журналі «Кадровику», № 3:

— заява про звільнення за власним бажанням;

— наказ про звільнення за власним бажанням.

Тут ви можете знайти приклади заповнення документів, а також завантажити зручний шаблон та заповнити його під ваш конкретний випадок.

Обмін скан-/фотокопіями документів

Існує воєнна норма щодо електронного документообігу. Припис ч. 2 ст. 7 Закону № 2136* дозволяє сторонам трудового договору у період дії воєнного стану домовитися про:

— альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин;

— будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Тому в непростий для нашої країни час, коли працівники розкидані по Україні та світу, роботодавці практикують електронний документообіг без використання ЕЦП. Електронна комунікація проходить за допомогою електронної пошти та месенджерів («Вайбер», «Телеграм» тощо) з використанням скан-/фотокопій документів.

Але такий порядок обміну документацією також потрібно обов’язкового закріпити документально. Чи то в трудовому договорі, чи то в заяві працівника, чи то в будь-якому іншому документі. Але працівників слід із ним ознайомити під підпис.

Наприклад, звільнення працівника за власним бажанням може відбуватись так:

1) працівник пише від руки заяву про звільнення, сканує (фотографує) її та надсилає електронний документ на еmail чи в обумовлений месенджер;

2) роботодавець на підставі отриманої заяви видає паперовий наказ про звільнення, сканує (фотографує) його із усіма підписами та надсилає електронний документ працівнику на еmail чи в обумовлений месенджер;

3) працівник отримує наказ та у відповідь надсилає роботодавцю електронний лист чи повідомлення із текстом, наприклад, «З наказом ознайомлений (ознайомлена) 10.09.2024» або оформлює паперове повідомлення про ознайомлення з наказом про звільнення, підписує його, робить скан-/фотокопію та надсилає роботодавцю.

Обмін документами через пошту

Якщо порядок електронного документообігу не узгоджено, то залишається варіант обміну паперовими оригіналами через пошту. Тут нічого особливо вигадувати не треба. Кожен обирає зручного для себе поштового оператора чи перевізника.

Процедура звільнення за власним бажанням у цьому разі може бути такою:

1) працівник оформлює паперову заяву про звільнення, підписує її та відправляє поштою роботодавцю;

2) роботодавець на підставі отриманої заяви видає паперовий наказ про звільнення, проставляє усі необхідні від нього підписи та надсилає паперовий документ працівнику поштою;

3) працівник отримує наказ, підписує у графі про ознайомлення і відправляє назад роботодавцю.

Інші документи

Заява та наказ про звільнення — це не єдині документи, які оформлюють при розірванні трудових відносин. Також працівнику потрібно видати:

— повідомлення про нараховані та виплачені кошти при звільненні (його шаблон і приклад заповнення також є у журналі «Кадровику», № 3;

— копію наказу про звільнення;

— трудову книжку.

Перші два документи можна відправити будь-яким обумовленим і описаним вище способом: з використанням електронної комунікації чи поштою в паперовому вигляді.

А от якщо паперова трудова книжка (далі — ТК) і досі зберігається у роботодавця, то її теж слід видати працівнику в день звільнення (п. 4.1 Інструкції № 58*).

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 № 58.

А якщо працівника нема на роботі в день звільнення, тоді в цей день потрібно надіслати йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання ТК. Адже переслати ТК можна лише за його письмової згоди. І при цьому майте на увазі, що їх заборонено пересилати у міжнародних поштових відправленнях (п. 2 Переліку № 958*).

* Перелік вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затверджений постановою КМУ від 08.09.2023 № 958.

Також ТК можна видати родичам працівника, який знаходиться за кордоном. Але для цього потрібна довіреність.

Якщо заздалегідь відомо, що працівник не зможе особисто забрати ТК, можна одразу зробити хід конем. Працівник може письмово повідомити роботодавця, що бажає отримати ТК поштою або через представника. Наприклад, вказати це у заяві про звільнення або оформити окрему заяву.

Детальніше про це читайте у статті «Паперова трудова книжка: коли видавати працівнику» // «Оплата праці», 2024, № 9.