Работника уволили, а на следующий день снова приняли на работу: заполняем Объединенный отчет

Приложение Д5

Такие события, как увольнение работника с работы и прием на работу, работодатель обязательно должен отражать в приложении Д5 Налогового расчета.

Бывают ситуации, когда и увольнение, и прием работника происходят в пределах одного месяца у одного и того же работодателя. Тогда возникает вопрос: сколько строк формировать на работника: одну или две?

Здесь внимание на хронологию событий! В случае когда в одном месяце у одного работодателя работник:

— сначала принят на работу, а затем уволен с работы, то формируем одну строку. В графе 10 строки указываем дату начала трудовых отношений и дату их окончания, в графе 16 — реквизиты двух приказов соответственно на прием и увольнение, а в графе 17 — основание увольнения;

— сначала уволен, а затем снова принят на работу — в Д5 формируем строки под каждое событие — отдельно для увольнения и отдельно для приема.

Для наглядного видения этого процесса приведем пример.

Так, в приложении Д5 за март 2025 года на каждого работника формируем по 2 строки: первую — на увольнение, вторую — на прием на работу (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент отчетного Д5 за март 2025 года

В строках с информацией:

— об увольнении (в графе 10 укажем дату увольнения, а в графах 16 и 17 — реквизиты приказа об увольнении и основание увольнения соответственно);

— о приеме (в графе 10 — дата приема, а в графе 16 — реквизиты приказа о приеме).

Обратите внимание на графу 07 (категория лица). По основному работнику (с трудовой книжкой) в ней указываем — «1», а по совместителю — «2».

Перейдем к заполнению приложения Д1 на этих работников за март 2025 года.

Приложение Д1

В приложении Д1 покажем информацию о количестве дней трудовых отношений, начисленном доходе и начисленном ЕСВ. Воспользуемся условиями примера 1 и добавим к нему суммовые значения начисленного дохода уволенным и вновь принятым работникам за март 2025 года. Эту информацию изложим в примере 2.

Здесь также есть некоторые вопросы по заполнению Д1 по уволенному/принятому в одном месяце работнику. Рассмотрим самые распространенные вопросы по условиям приведенной в примерах ситуации.

Количество строк (одна или две), которые нужно формировать в Д1, зависит от того, изменились ли условия трудового договора при приеме на работу после увольнения. То есть смотрим, изменятся ли показатели несуммовых граф 08, 21 — 24 и 25 Д1 после приема работника на работу.

Итак, условия трудового договора после приема на работу:

— не изменились у Лыско А. О. Как и по предыдущему трудовому договору, место работы осталось основным. Поэтому на него формируем одну строку с общей суммой зарплаты (зарплата до увольнения + зарплата после увольнения). При этом не имеет значения, был ли разрыв в днях в течение месяца между увольнением и приемом на работу;

— изменились у Фисака А. Р. По старому трудовому договору место работы было основным, а по новому — по совместительству. Тогда на него должны сформировать две строки (на каждый трудовой договор отдельно).

В графе 14 табличной части Д1 должны отразить количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях. По общим правилам, если на работника сформирована:

— одна строка (на Лыско А. О.), то в ней проставляем общее количество дней в трудовых отношениях в течение месяца (дни по дату увольнения + дни с даты приема);

— несколько строк (на Фисака А. Р.), то количество дней в трудовых отношениях в течение всего отчетного месяца (по обоим трудовым договорам) указываем лишь в одной из строк.

В статье «Работник уволен и снова принят в одном месяце: нюансы начисления ЕСВ» // «Оплата труда», 2025, № 7 вы можете прочитать о нюансах контроля максимальной и минимальной базы начисления ЕСВ.

В примере 2 требования по максимальной базе не применяем, поскольку фактическая база начисления взноса меньше максимального ограничителя у обоих работников.

А вот что касается контроля минимальной базы начисления взноса, то его должны выполнять только по работнику Лыско А. О. Ведь место его работы до увольнения и повторного приема на работу является основным, он находился целый месяц в трудовых отношениях с одним работодателем, ставка ЕСВ к его доходу применяется в размере 22 % и фактическая база начисления ЕСВ за месяц 7826 грн (2826 + 5000) меньше МЗП (7826 < 8000).

Сумма ЕСВ, начисленная на фактическую базу начисления взноса, составляет 1721,72 грн (7826 х 22 %). Дополнительная база начисления ЕСВ составляет 174 грн (8000 - 7826). Сумма ЕСВ на нее — 38,28 грн (174 х 22 %).

На выплаты Фисака А. Р. ЕСВ начисляем на фактическую базу взноса:

— по старому трудовому договору — 804,76 грн (3658 х 22 %);

— по новому трудовому договору — 628,57 грн (2857,14 х 22 %).

Как заполнить Д1 на обоих работников, покажем на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Д1 за март 2025 года

Приложение 4ДФ

Здесь также есть вопросик. Сколько строк формировать на уволенного и вновь принятого на работу работника? Для 4ДФ все зависит от хронологии событий. Если работник в одном месяце принят на работу, а затем уволен (при этом есть начисленная и/или выплаченная зарплата), то формируем одну строку. В ней указываем и дату приема, и дату увольнения.

Однако когда события происходят наоборот, то действуем иначе.

В месяце, в котором работник был уволен, а потом снова принят на работу, в 4ДФ на работника формируем две строки:

— одну — с зарплатой до увольнения. При этом в графе 8 указываем дату увольнения;

— вторую — с зарплатой после приема на работу. В графу 7 этой строки вносим дату приема.

Ведь в случае неоднократного приема физлица на работу и его увольнения с работы в отчетном месяце на такое лицо нужно заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном месяце. Такие правила определены в п.п. 2 п. 4 разд. IV Порядка № 4*.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом МФУ от 13.01.2015 № 4.

Кстати, как облагать НДФЛ и ВС зарплату уволенного и вновь принятого работника, вы можете прочитать в статье «Работника уволили и снова приняли в одном месяце: нюансы начисления НДФЛ и ВС» // «Оплата труда», 2025, № 7 (ср. ).

Рассмотрим на примере. Воспользуемся условиями примера 2 и добавим необходимую информацию для заполнения 4ДФ в примере 3.

В 4ДФ за март 2025 года на работников формируем по две строки с признаком дохода «101» в графе 6 (см. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ за март 2025 года