Общие правила расчета пособия по беременности и родам вы найдете в статье «Пособие по беременности и родам: сроки назначения, расчет, ограничения» // «Оплата труда», 2024, № 3. В этой статье применим эти правила на примерах.
Неполная занятость
Пример 1. Работница, которая работает на предприятии с 2018 года (основное место работы), 20 января 2025 года идет в отпуск в связи с беременностью и родами (открыт е-больничный) на 126 дней. В расчетном периоде январь — декабрь 2024 года она:
— с 9 по 19 апреля (11 к. дн.) болела (это время оплачено на основании е-больничного);
— с 13 по 24 мая (12 к. дн.) находилась в отпуске без сохранения зарплаты;
— с 19 августа была переведена (по ее заявлению) на неполную рабочую неделю с рабочими днями понедельник — среда.
Зарплата, на которую начислялся ЕСВ за период с 1 января по 31 декабря 2024 года, составляет 168264 грн (кроме больничных). Страховой стаж за последние 12 месяцев более 6 месяцев.
Из общего количества календарных дней (366 к. дн.) в расчетном периоде январь — декабрь 2024 года должны исключить календарные дни, не отработанные по уважительным причинам. В нашей ситуации — это период больничного (11 к. дн.) и отпуска без сохранения зарплаты (12 к. дн).
А вот дни, не отработанные в связи с работой в режиме неполного рабочего времени, оставляем в расчете. Исчислим количество дней расчетного периода:
366 - 11 - 12 = 343 (к. дн.).
Перейдем к выплатам. Зарплату, начисленную при работе с полной занятостью и неполным рабочим временем, включаем в расчет в той сумме, которая начислена и с которой взимался ЕСВ. Эта же сумма показана в Д1 Налогового расчета. Исчислим среднедневную зарплату:
168264,00 : 343 = 490,57 (грн).
Проведем проверку по ограничениям. Спецограничение максимальным пределом не применяем, поскольку страховой стаж работницы за последние 12 месяцев более 6 месяцев. Рассчитанная среднедневная зарплата (490,57 грн) больше минимальной среднедневной зарплаты (262,81 грн) и меньше максимальной (3942,18 грн).
Исчислим сумму пособия по беременности и родам исходя из фактически рассчитанной среднедневной зарплаты:
490,57 х 126 = 61811,82 (грн).
Неоплаченная болезнь
Пример 2. Трудовые отношения с работницей продолжаются с 2018 года (основное место работы). 20 января 2025 года она идет в отпуск в связи с беременностью и родами (открыт е-больничный) на 126 дней. В расчетном периоде январь — декабрь 2024 года:
— с 7 по 12 февраля (6 к. дн.) она болела (е-больничный не оплачен из-за нарушения режима). В табеле учета использования рабочего времени указано как неоплачиваемая болезнь (НН), в Д1 показаны дни временной нетрудоспособности без суммовых показателей;
— с 16 по 23 апреля (8 к. дн.) ей был оформлен е-больничный, но не оплачен, поскольку работница в этот период фактически работала. Это подтверждено табелем учета использования рабочего времени.
В расчетном периоде ей начислена зарплата в общей сумме 302444 грн. На эту сумму начислен ЕСВ и она отражена в соответствующих месяцах Д1 Налогового расчета.
Е-больничный с отметкой о нарушении режима лечения в общем случае не подлежит оплате со дня нарушения режима и на срок, который устанавливается решением органа, назначающим пособие по временной нетрудоспособности. Однако даже неоплачиваемый больничный, оформленный надлежащим образом, подтверждает временную нетрудоспособность работника. Поэтому при подсчете количества календарных дней в расчетном периоде дни, на которые пришлась такая неоплачиваемая нетрудоспособность, исключаем из общего количества дней.
Зато, если работница во время временной нетрудоспособности работала (это подтверждает табель учета рабочего времени), то дни, на которые она пришлась, не исключаем из расчетного периода.
Исчислим количество календарных дней, которые будут участвовать в расчете средней зарплаты:
366 - 6 = 360 (к. дн.).
Рассчитаем среднедневную зарплату:
302444,00 : 360 = 840,12 (грн).
Рассчитанная фактическая сумма среднедневной зарплаты больше минимального предела. Спецограничение по стажу в этом случае не применяем, поскольку страховой стаж работницы за последние 12 месяцев более 6 месяцев. Также видим, что среднедневная фактическая зарплата меньше максимальной ограничивающей суммы средней. Следовательно, исчисляем пособие по беременности и родам исходя из расчетной величины среднедневной зарплаты:
840,12 х 126 = 105855,12 (грн).
Доначисленная/сторнированная зарплата
Пример 3. Трудовые отношения с работницей продолжаются с 2018 года (основное место работы). 20 января 2025 года она идет в отпуск в связи с беременностью и родами (открыт е-больничный) на 126 дней. В расчетном периоде январь — декабрь 2024 года ей начислена зарплата в сумме 268220 грн. В том числе в январе 2024 года ей была доначислена доплата за декабрь 2023 года в сумме 486 грн. Эта доплата в Д1 за январь 2024 года показана в общей сумме январской зарплаты. Страховой стаж за последние 12 месяцев более 6 месяцев.
В расчетном периоде январь — декабрь 2024 года 366 календарных дней. Предположим, что в нем не было неотработанного времени по уважительным причинам.
По общему правилу среднюю зарплату для расчета пособия по беременности и родам исчисляем на основании сведений, которые включаются в Объединенную отчетность. А именно в Д1 Налогового расчета.
Чтобы правильно учесть выплаты, смотрим на графу «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» в Д1. Какой месяц и год там указан — в таком месяце расчетного периода зарплатную выплату и учитываем для исчисления средней.
В соответствии с абз. 47 п. 1 разд. IV Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4, если начисление зарплаты осуществляется за предыдущий отчетный (налоговый) период, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, суммы доначисленной заработной платы включаются в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления.
Доначисленную/сторнированную зарплату за прошлые периоды в Д1 отражаем в месяце ее фактического доначисления/сторнирования в общей сумме зарплаты текущего месяца, не разбрасывая по месяцам, за которые она корректируется.
Следовательно, доначисленную зарплату за декабрь 2023 года для исчисления средней зарплаты оставляем в январе 2024 года.
Исчислим среднедневную зарплату:
268220,00 : 366 = 732,84 (грн).
Далее проверяем соблюдение минимального и максимальных ограничений по аналогии с предыдущими примерами. В приведенной ситуации ограничения не применяем и исчисляем пособие по беременности и родам исходя из рассчитанной фактической среднедневной зарплаты:
732,84 х 126 = 92337,84 (грн).
В расчетном периоде замена зарплаты на больничные
Пример 4. Трудовые отношения с работницей продолжаются с 2018 года (основное место работы). 20 января 2025 года она идет в отпуск в связи с беременностью и родами (открыт е-больничный) на 126 дней. В расчетном периоде январь — декабрь 2024 года ей начислена зарплата в сумме 267850 грн, в том числе в январе 2024 года сторнирована зарплата, ошибочно начисленная за дни болезни в декабре 2023 года в сумме 1904,76 грн. Кроме того, в январе 2024 года были начислены больничные за декабрь 2023 года (болезнь с 28 декабря 2023 года по 5 января 2024 года). В Д1 за январь 2024 года сторнированная зарплата показана отдельной строкой с указанием в графе 10 декабря 2023 года. Страховой стаж за последние 12 месяцев более 6 месяцев.
366 календарных дней расчетного периода уменьшаем на время, не отработанное по уважительной причине. А именно на 5 дней болезни января 2024 года:
366 - 5 = 361 (к. дн.).
Относительно учета выплат в расчет средней зарплаты в рассматриваемой нами ситуации есть разъяснение ПФУ в письмах от 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 и от 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 (см. наш комментарий в статье «Замена зарплаты на больничные: считаем среднюю для больничных» // «Оплата труда», 2023, № 16, ср. ).
Из разъяснений ПФУ следует, что выплаты, которые учитываем для исчисления средней зарплаты, должны соответствовать данным, отраженным в Госреестре застрахованных лиц. В него такие данные попадают из Объединенного отчета. Когда происходит сторнирование зарплаты для замены ее на больничные, в Д1 Налогового расчета сторнированная зарплата должна быть отражена отдельной строкой, в которой в графе 10 указаны месяц и год, ЗА который она сторнирована.
Таким образом, для исчисления средней зарплаты сторнированную зарплату (в связи с заменой ее на больничные) учитываем в том месяце расчетного периода, ЗА который она отражена (или будет отражена) в графе 10 Д1 Налогового расчета.
В приведенном случае сторнирование зарплаты (замена на больничные) проведено в первом месяце расчетного периода, но ЗА месяц, который не входит в расчет. Поэтому она не должна повлиять на выплаты расчетного периода.
В январе 2024 года сторнированная сумма зарплаты за декабрь 2023 года уменьшила сумму начисленной зарплаты за январь. Поэтому сумму сторнированной зарплаты нужно исключить из суммы зарплаты за расчетный период.
Исчислим сумму выплат, которые будут участвовать в расчете:
267850,00 - (-1904,76) = 269754,76 (грн).
Рассчитаем среднедневную зарплату:
269754,76 : 361 = 747,24 (грн).
Проконтролируем соблюдение минимальных и максимальных пределов среднедневной зарплаты по аналогии с предыдущими примерами. В результате пособие по беременности и родам рассчитываем исходя из фактической среднедневной зарплаты:
747,24 х 126 = 94152,24 (грн).
Выводы
- Работа с неполным рабочим временем не влияет на количество дней расчетного периода. Свободные от работы календарные дни работника с неполной занятостью не исключаем из расчетного периода.
- Календарные дни болезни, покрытые больничными, как оплачиваемыми, так и не оплачиваемыми, оформленными надлежащим образом, исключаем из расчетного периода.
- Если во время болезни работник фактически работал (в табели указаны рабочие дни, в Д1 не показана болезнь), то такие дни больничного не исключаем из расчетного периода.
- Суммы доначислений/сторнирований зарплаты включаем в расчет на основании данных Объединенной отчетности (Д1). Выплату учитываем в том месяце, за который она отражена в графе 10 Д1 Налогового расчета.
