Загальні правила розрахунку допомоги по вагітності та пологах ви знайдете у статті «Допомога по вагітності та пологах: строки призначення, розрахунок, обмеження» // «Оплата праці», 2025, № 3. У цій статті застосуємо ці правила на прикладах.
Неповна зайнятість
Приклад 1. Працівниця, яка працює на підприємстві з 2018 року (основне місце роботи), 20 січня 2025 року йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (відкрито е-лікарняний) на 126 днів. У розрахунковому періоді січень — грудень 2024 року вона:
— з 9 по 19 квітня (11 к. дн.) хворіла (цей час оплачений на підставі е-лікарняного);
— з 13 по 24 травня (12 к. дн.) перебувала у відпустці без збереження зарплати;
— з 19 серпня була переведена (за її заявою) на неповний робочий тиждень з робочими днями понеділок — середа.
Зарплата, на яку нараховувався ЄСВ за період з 1 січня по 31 грудня 2024 року, становить 168264 грн (окрім лікарняних). Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
Із загальної кількості календарних днів (366 к. дн.) у розрахунковому періоді січень — грудень 2024 року маємо виключити календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин. У нашій ситуації — це період лікарняного (11 к. дн.) та відпустки без збереження зарплати (12 к. дн).
А от дні, не відпрацьовані у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого часу, залишаємо в розрахунку. Обчислимо кількість днів розрахункового періоду:
366 - 11 - 12 = 343 (к. дн.).
Перейдемо до виплат. Зарплату, яка нарахована при роботі з повною зайнятістю та неповним робочим часом, включаємо у розрахунок у тій сумі, яка нарахована та з якої справлявся ЄСВ. Ця ж сума показана у Д1 Податкового розрахунку. Обчислимо середньоденну зарплату:
168264,00 : 343 = 490,57 (грн).
Проведемо перевірку щодо обмежень. Спецобмеження максимальною межею не застосовуємо, оскільки страховий стаж працівниці за останні 12 місяців більший за 6 місяців. Розрахована середньоденна зарплата (490,57 грн) більша за мінімальну середньоденну зарплату (262,81 грн) та менша за максимальну (3942,18 грн).
Обчислимо суму допомоги по вагітності та пологах виходячи з фактично розрахованої середньоденної зарплати:
490,57 х 126 = 61811,82 (грн).
Неоплачена хвороба
Приклад 2. Трудові відносини з працівницею тривають з 2018 року (основне місце роботи). 20 січня 2025 року вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (відкрито е-лікарняний) на 126 днів. У розрахунковому періоді січень — грудень 2024 року:
— з 7 по 12 лютого (6 к. дн.) вона хворіла (е-лікарняний не оплачений через порушення режиму). В табелі обліку використання робочого часу зазначено як неоплачувана хвороба (НН), у Д1 показано дні тимчасової непрацездатності без сумових показників;
— з 16 по 23 квітня (8 к. дн.) їй було оформлено е-лікарняний, але не оплачений, оскільки працівниця у цей період фактично працювала). Це підтверджено табелем обліку використання робочого часу.
У розрахунковому періоді їй нараховано зарплату у загальній сумі 302444 грн. На цю суму нарахований ЄСВ і вона відображена у відповідних місяцях Д1 Податкового розрахунку.
Е-лікарняний з відміткою про порушення режиму лікування в загальному випадку не підлягає оплаті з дня порушення режиму і на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу по тимчасовій непрацездатності. Проте навіть неоплачуваний лікарняний, оформлений належним чином, підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Тож при підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді дні, на які припала така неоплачувана непрацездатність, виключаємо із загальної кількості днів.
Натомість, якщо працівниця під час тимчасової непрацездатності працювала (це підтверджує табель обліку робочого часу), то дні, на які вона припала, не виключаємо з розрахункового періоду.
Обчислимо кількість календарних днів, які візьмуть участь у розрахунку середньої зарплати:
366 - 6 = 360 (к. дн.).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
302444,00 : 360 = 840,12 (грн).
Розрахована фактична сума середньоденної зарплати більша за мінімальну межу. Спецобмеження за стажем в цьому випадку не застосовуємо, оскільки страховий стаж працівниці за останні 12 місяців більший за 6 місяців. Також бачимо, що середньоденна фактична зарплата є меншою за максимальну обмежувальну суму середньої. Отже, обчислюємо допомогу по вагітності та пологах виходячи із розрахункової величини середньоденної зарплати:
840,12 х 126 = 105855,12 (грн).
Донарахована / сторнована зарплата
Приклад 3. Трудові відносини з працівницею тривають з 2018 року (основне місце роботи). 20 січня 2025 року вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (відкрито е-лікарняний) на 126 днів. У розрахунковому періоді січень — грудень 2024 року їй нарахована зарплата у сумі 268220 грн. В тому числі у січні 2024 року їй була донарахована доплата за грудень 2023 року у сумі 486 грн. Ця доплата у Д1 за січень 2024 року показана у загальній сумі січневої зарплати. Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
У розрахунковому періоді січень — грудень 2024 року 366 календарних днів. Припустимо, що у ньому не було невідпрацьованого часу з поважних причин.
За загальним правилом середню зарплату для розрахунку допомоги по вагітності та пологах обчислюємо на підставі відомостей, що включаються до Об’єднаної звітності. А саме у Д1 Податкового розрахунку.
Щоб правильно врахувати виплати, дивимося на графу «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» у Д1. Який місяць і рік там зазначений — у такому місяці розрахункового періоду зарплатну виплату і враховуємо для обчислення середньої.
Відповідно до абз. 47 п. 1 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4, якщо нарахування зарплати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування.
Донараховану / сторновану зарплату за минулі періоди у Д1 відображаємо у місяці її фактичного донарахування / сторнування у загальній сумі зарплати поточного місяця, не розподіляючи за місяцями, за які вона коригується.
Отже, донараховану зарплату за грудень 2023 року для обчислення середньої зарплати залишаємо у січні 2024 року.
Обчислимо середньоденну зарплату:
268220,00 : 366 = 732,84 (грн).
Далі перевіряємо дотримання мінімального і максимальних обмежень за аналогією з попередніми прикладами. У наведеній ситуації обмеження не застосовуємо і обчислюємо допомогу по вагітності та пологах виходячи з розрахованої фактичної середньоденної зарплати:
732,84 х 126 = 92337,84 (грн).
У розрахунковому періоді заміна зарплати на лікарняні
Приклад 4. Трудові відносини з працівницею тривають з 2018 року (основне місце роботи). 20 січня 2025 року вона йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (відкрито е-лікарняний) на 126 днів. У розрахунковому періоді січень — грудень 2024 року їй нарахована зарплата у сумі 267850 грн., в тому числі у січні 2024 року сторнована зарплата, помилково нарахована за дні хвороби у грудні 2023 року у сумі 1904,76 грн. Крім того, у січні 2024 року були нараховані лікарняні за грудень 2023 року (хвороба з 28 грудня 2023 року по 5 січня 2024 року). У Д1 за січень 2024 року сторнована зарплата показана окремим рядком із зазначенням у графі 10 грудня 2023 року. Страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
366 календарних днів розрахункового періоду зменшуємо на час, не відпрацьований з поважної причини. А саме на 5 днів хвороби січня 2024 року:
366 - 5 = 361 (к. дн.).
Щодо врахування виплат у розрахунок середньої зарплати у ситуації, яку ми розглядаємо, маємо роз’яснення ПФУ у листах від 05.05.2023 № 17750-19439/У-03/8-2800/23 та від 18.05.2023 № 19516-21777/У-03/8-2800/23 (див. наш коментар у статті «Заміна зарплати на лікарняні: рахуємо середню для лікарняних» // «Оплата праці», 2023, № 16, ср. ).
З роз’яснень ПФУ випливає, що виплати, які враховуємо для обчислення середньої зарплати, мають відповідати даним, які відображені у Держреєстрі застрахованих осіб. До нього такі дані потрапляють з Об’єднаного звіту. Коли відбувається сторнування зарплати для заміни її на лікарняні, у Д1 Податкового розрахунку сторнована зарплата має бути відображена окремим рядком, у якому у графі 10 зазначений місяць і рік, ЗА який вона сторнована.
Таким чином, для обчислення середньої зарплати сторновану зарплату (у зв’язку із заміною її на лікарняні) враховуємо у тому місяці розрахункового періоду, ЗА який вона відображена (або буде відображена) у графі 10 Д1 Податкового розрахунку.
У наведеному випадку сторнування зарплати (заміна на лікарняні) проведене у першому місяці розрахункового періоду, але ЗА місяць, який не входить до розрахунку. Тому вона не повинна вплинути на виплати розрахункового періоду.
У січні 2024 року сторнована сума зарплати за грудень 2023 року зменшила суму нарахованої зарплати за січень. Тому суму сторнованої зарплати треба виключити із суми зарплати за розрахунковий період.
Обчислимо суму виплат, що візьмуть участь у розрахунку:
267850,00 - (-1904,76) = 269754,76 (грн).
Розрахуємо середньоденну зарплату:
269754,76 : 361 = 747,24 (грн).
Проконтролюємо дотримання мінімальних і максимальних меж середньоденної зарплати за аналогією з попередніми прикладами. У результаті допомогу по вагітності та пологах розраховуємо виходячи з фактичної середньоденної зарплати:
747,24 х 126 = 94152,24 (грн).
Висновки
- Робота з неповним робочим часом не впливає на кількість днів розрахункового періоду. Вільні від роботи календарні дні працівника з неповною зайнятістю не виключаємо з розрахункового періоду.
- Календарні дні хвороби, покриті лікарняними, як оплачуваними, так і не оплачуваними, оформленими належним чином, виключаємо з розрахункового періоду.
- Якщо під час хвороби працівник фактично працював (у табелі зазначені робочі дні, у Д1 не показано хворобу), то такі дні лікарняного не виключаємо з розрахункового періоду.
- Суми донарахувань / сторнувань зарплати включаємо у розрахунок на підставі даних Об’єднаної звітності (Д1). Виплату враховуємо у тому місяці, за який вона відображена у графі 10 Д1 Податкового розрахунку.
