Отпуск в связи с беременностью и родами в отпуске для ухода

Прерывать ли отпуск для ухода?

В рассматриваемой нами ситуации работодатели часто задаются вопросом: нужно ли прерывать отпуск для ухода за ребенком до 3 лет для того, чтобы воспользоваться отпуском в связи с беременностью и родами (далее — декретный отпуск)?

Специалисты Минэкономики считают, что да, нужно прервать отпуск для ухода (см. письмо от 01.07.2021 № 4712-06/34400-07). Ведомство против использования двух отпусков одновременно.

Однако работодатель не имеет права заставлять женщину прервать отпуск для ухода, а также не может прервать его в одностороннем порядке. На это нужно желание работницы. И если женщина не желает прерывать отпуск для ухода за первым ребенком до достижения им 3 лет, то она продолжает находиться в этом отпуске, а пособие по беременности и родам ей начисляется в общем порядке на основании листка нетрудоспособности.

Обязательно ли издавать приказ о предоставлении отпуска в связи с беременностью и родами?

Этот вопрос достаточно часто можно встретить в чатах кадрово-бухгалтерского сообщества. Поэтому давайте ответим и на него.

Отпуск в связи с беременностью и родами предоставляют женщинам на основании медицинского заключения. Фактически таким медицинским заключением является листок нетрудоспособности (ст. 179 КЗоТ, ст. 17 Закона об отпусках).

Непосредственно бумажный больничный или е-больничный в кабинете страхователя на портале ПФУ является основанием для оформления отпуска в связи с беременностью и родами (так называемого декретного отпуска) и принятия страхователем (уполномоченными им лицами) решения о предоставлении пособия по беременности и родам.

Многие работодатели издают приказ о предоставлении декретного отпуска. Основанием в нем указывают листок нетрудоспособности. Однако если не издавать приказ, то это тоже не будет ошибкой.

Зато специалисты Минэкономики считают, что приказ о предоставлении декретного отпуска не издают, если работница, которой открыт больничный с причиной «вагітність та пологи», находится в отпуске для ухода за другим ребенком до 3 лет и не желает прерывать этот отпуск. На этом они настаивают в письме, которое мы указали выше. Причина проста — нельзя находиться в двух отпуск одновременно.

Когда начислять пособие?

Для наглядности рассмотрим пример.

По условиям рассматриваемой намии ситуации, е-больничный считается выданным в марте 2025 года (с приобретением статуса «готовий до сплати»). Соответственно только после положительного решения о назначении пособия по беременности и родам работодатель может провести его начисление в бухучете. Следовательно, начисление пособия будет проведено не ранее чем в марте 2025 года.

Кстати, о сроках рассмотрения е-больничного с причиной «вагітність та пологи» вы можете прочитать в статье «Пособие по беременности и родам: сроки назначения, расчет, ограничения» // «Оплата труда», 2025, № 3.

Напомним, что работодатель начисляет суммы материального обеспечения и оформляет заявление-расчет, которое должно быть передано в ПФУ не позднее 5 рабочих дней с даты принятия уполномоченным лицом такого решения.

Как облагать налогами сумму пособия по беременности и родам?

НДФЛ, ВС. Суммы пособия по беременности и родам не включаются в налогооблагаемый доход физлица на основании п.п. 165.1.1 НКУ. А если нет НДФЛ, не удерживается с суммы этого пособия и ВС (п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

ЕСВ. Сумма пособия по беременности и родам входит в базу начисления ЕСВ (п. 4 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ*).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Базу начисления взноса определяют в общем порядке. При этом переходящие суммы пособия по беременности и родам для сравнения суммы дохода физлица с максимальной величиной базы начисления ЕСВ разбрасывают по месяцам, за дни которых они начислены. Как и когда применять правило максимального ограничения пособия по беременности и родам, вы можете прочитать в статье «Ограничиваем пособие по беременности и родам для тех, у кого за 120000…» // «Оплата труда», 2025, № 3.

Так же поступают для выполнения требования об уплате ЕСВ не менее минимального страхового взноса.

Как и когда проводить контроль уплаты ЕСВ с МЗП?

Напомним, что контроль уплаты ЕСВ с МЗП в общем случае должны проводить в отношении дохода работников по основному месту работы, к которым применяется ставка ЕСВ 22 % и которые находятся в трудовых отношениях все рабочие дни месяца по графику работы.

В таблице приведено начисление в марте 2025 года пособия по беременности и родам за 126 дней декретного отпуска.

Сумма пособия по беременности и родам начислена в марте 2025 года

Пособие по беременности и родам, по условиям примера, начисляем в марте 2025 года. Но его сумму определяем за каждый месяц пребывания в отпуске в связи с беременностью и родами отдельно.

Для целей начисления ЕСВ (при сравнении минбазы и МЗП) сумму пособия по беременности и родам относим к месяцам, за которые оно начислено.

ЕСВ за февраль. В ситуации, когда пособие по беременности и родам начислено за прошлые месяцы, обязательно проводим контроль уплаты ЕСВ с МЗП в таких месяцах. Также контролируем уплату ЕСВ с МЗП за текущий месяц.

В феврале 2025 года у работницы не было начислений дохода. Но в марте ей начислена часть пособия за дни декретного отпуска февраля 2025 года. Для выполнения контроля уплаты ЕСВ с МЗП эту сумму пособия за февраль относим к базе ЕСВ февраля 2025 года. Сравниваем с МЗП. В итоге фактическая база начисления взноса за февраль (2168,19 грн) оказалась меньше МЗП, действовавшей в этом месяце (8000 грн). Тогда выполняем требование об уплате ЕСВ с МЗП.

Дополнительная база февраля составляет 5831,81 грн (8000,00 - 2168,19), а начисленный взнос на нее — 1283,00 грн (5831,81 х 22 %).

В текущем месяце (марте) фактическая база начисления ЕСВ больше минимального размера. Поэтому ЕСВ взимаем с такой фактической базы начисления взноса.

ЕСВ за будущие месяцы. Заметьте, в месяце начисления декретных за будущие месяцы ЕСВ начисляем с их фактической суммы. То есть заранее не сравниваем фактическую и минимальную базу начисления взноса на декретные.

Из проведенных расчетов видно, что база начисления ЕСВ в марте, апреле, мае и июне значительно больше минималки. Поэтому в этих месяцах ЕСВ останется уплаченным с фактической базы начисления взноса.

А вот что касается июля, то если в нем база начисления взноса окажется меньше МЗП, которая будет действовать в июле, и трудовые отношения будут продолжаться целый месяц, то выполняем требование об уплаты ЕСВ с МЗП. Определяем в июле дополнительную базу начисления взноса и начисляем на нее ЕСВ.

Как отразить все эти события в Объединенном отчете, читайте в следующей статье «Отражаем в Объединенном отчете отпуск в связи с беременностью и родами» // «Оплата труда», 2025, № 4.