Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами в доглядовій відпустці

Чи переривати доглядову відпустку?

У ситуації, яку ми розглядаємо, роботодавці часто задаються питанням: чи потрібно переривати відпустку для догляду за дитиною до 3 років для того, щоб скористатися відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами (далі — декретна відпустка)?

Фахівці Мінекономіки вважають, що так, потрібно перервати доглядову відпустку (див. лист від 01.07.2021 № 4712-06/34400-07). Відомство проти використання двох відпусток одночасно.

Проте роботодавець не має права змушувати жінку перервати доглядову відпустку, а також не може перервати її в односторонньому порядку. На це потрібно бажання працівниці. І якщо жінка не бажає переривати відпустку для догляду за першою дитиною до досягнення нею 3 років, то вона продовжує перебувати в цій відпустці, а допомога по вагітності та пологах їй нараховується в загальному порядку на підставі листка непрацездатності.

Чи обов’язково видавати наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами?

Це запитання доволі часто можна зустріти в чатах кадрово-бухгалтерської спільноти. Тому давайте відповімо і на нього.

Відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами надають жінкам на підставі медичного висновку. Фактично таким медичним висновком є листок непрацездатності (ст. 179 КЗпП, ст. 17 Закону про відпустки).

Безпосередньо паперовий лікарняний або е-лікарняний у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ є підставою для оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (так званої декретної відпустки) та прийняття страхувальником (уповноваженими ним особами) рішення про надання допомоги по вагітності та пологах.

Багато хто з роботодавців видає наказ про надання декретної відпустки. Підставою в ньому зазначають листок непрацездатності. Проте якщо не видавати наказу, то це теж не буде помилкою.

Натомість фахівці Мінекономіки вважають, що наказ про надання декретної відпустки не видають, якщо працівниця, якій відкрито лікарняний з причиною «вагітність та пологи», перебуває у відпустці для догляду за іншою дитиною до 3 років і не бажає переривати цю відпустку. На цьому вони наполягають у листі, який ми вказали вище. Причина проста — не можна перебувати у двох відпустках одночасно.

Коли нараховувати допомогу?

Для наочності розглянемо приклад.

За умовами ситуації, яку ми розглядаємо, е-лікарняний вважається виданим у березні 2025 року (з набуттям статусу «готовий до сплати»). Відповідно тільки після позитивного рішення про призначення допомоги по вагітності та пологах роботодавець може провести її нарахування в бухобліку. Отже, нарахування допомоги буде проведено не раніше ніж у березні 2025 року.

До речі, про строки розгляду е-лікарняного з причиною «вагітність та пологи» ви можете прочитати у статті «Допомога по вагітності та пологах: строки призначення, розрахунок, обмеження» // «Оплата праці», 2025, № 3.

Нагадаємо, що роботодавець нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок, яка повинна бути передана до ПФУ не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття уповноваженою особою такого рішення.

Як оподатковувати суму допомоги по вагітності та пологах?

ПДФО, ВЗ. Суми допомоги по вагітності та пологах не включаються до оподатковуваного доходу фізособи на підставі п.п. 165.1.1 ПКУ. А якщо немає ПДФО, не утримується з суми цієї допомоги і ВЗ (п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

ЄСВ. Сума допомоги по вагітності та пологах входить до бази нарахування ЄСВ (п. 4 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ*).

* Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Базу нарахування внеску визначають у загальному порядку. При цьому перехідні суми допомоги по вагітності та пологах для порівняння суми доходу фізособи з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ розкидають по місяцях, за дні яких вони нараховані. Як та коли застосовувати правило максимального обмеження допомоги по вагітності та пологах, ви можете прочитати у статті «Обмежуємо допомогу по вагітності та пологах для тих, у кого за 120000…» // «Оплата праці», 2025, № 3.

Так само вчиняють для виконання вимоги про сплату ЄСВ не менше мінімального страхового внеску.

Як та коли проводити контроль сплати ЄСВ з МЗП?

Нагадаємо, що контроль сплати ЄСВ з МЗП у загальному випадку маємо проводити відносно доходу працівників за основним місцем роботи, до яких застосовується ставка ЄСВ 22 % і які перебувають у трудових відносинах усі робочі дні місяця за графіком роботи.

У таблиці наведено нарахування в березні 2025 року допомоги по вагітності та пологах за 126 днів декретної відпустки.

Суму допомоги по вагітності та пологах нараховано в березні 2025 року

Допомогу по вагітності та пологах, за умовами прикладу, нараховуємо в березні 2025 року. Але її суму визначаємо за кожен місяць перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами окремо.

Для цілей нарахування ЄСВ (при порівнянні мінбази і МЗП) суму допомоги по вагітності та пологах відносимо до місяців, за які вона нарахована.

ЄСВ за лютий. У ситуації, коли допомога по вагітності та пологах нарахована за минулі місяці, обов’язково проводимо контроль сплати ЄСВ з МЗП у таких місяцях. Також контролюємо сплату ЄСВ з МЗП за поточний місяць.

У лютому 2025 року працівниця не мала нарахувань доходу. Але в березні їй нараховано частину допомоги за дні декретної відпустки лютого 2025 року. Для виконання контролю сплати ЄСВ з МЗП цю суму допомоги за лютий відносимо до бази ЄСВ лютого 2025 року. Порівнюємо з МЗП. У результаті фактична база нарахування внеску за лютий (2168,19 грн) виявилася меншою за МЗП, яка діяла в цьому місяці (8000 грн). Тоді виконуємо вимогу сплати ЄСВ з МЗП.

Додаткова база лютого становить 5831,81 грн (8000,00 - 2168,19), а нарахований внесок на неї — 1283,00 грн (5831,81 х 22 %).

У поточному місяці (березні) фактична база нарахування ЄСВ більша за мінімальний розмір. Тож ЄСВ справляємо з такої фактичної бази нарахування внеску.

ЄСВ за майбутні місяці. Зауважте, у місяці нарахування декретних за майбутні місяці ЄСВ нараховуємо з їх фактичної суми. Тобто наперед не порівнюємо фактичну і мінімальну базу нарахування внеску на декретні.

Із проведених розрахунків видно, що база нарахування ЄСВ у березні, квітні, травні і червні значно більша за мінімалку. Тож у цих місяцях ЄСВ залишиться сплаченим із фактичної бази нарахування внеску.

А ось щодо липня, то якщо в ньому база нарахування внеску виявиться меншою за МЗП, що діятиме в липні, і трудові відносини триватимуть цілий місяць, то виконуємо вимогу сплати ЄСВ з МЗП. Визначаємо в липні додаткову базу нарахування внеску і нараховуємо на неї ЄСВ.

Як відобразити всі ці події в Об’єднаному звіті, читайте в наступній статті «Відображаємо в Об’єднаному звіті відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами» // «Оплата праці», 2025, № 4.