Расходы на уборку офиса

Требования, указывающие на необходимость убирать в офисе, содержатся в трудовом законодательстве. Смотрите сами: санитарно-гигиенические мероприятия и средства, направленные на сохранение жизни, здоровья и трудоспособности человека в процессе трудовой деятельности, прямо названы охраной труда (определение термина в Законе № 2694). А необходимость содержать помещения в соответствии с требованиями нормативных актов об охране труда предусмотрена в ст. 153 КЗоТ.

Поскольку офис предприятия — «компьютеризированная» территория, то, как предусмотрено п. 1.3 Правил охраны труда во время эксплуатации ЭВМ, утвержденных приказом Госгорпромнадзора от 26.03.2010 г. № 65, рабочие места, оснащенные компьютерами, должны соответствовать требованиям Санитарных правил № 7 (ГСанПиН 3.3.2.007-98).

В свою очередь, в п. 2.15 этих Санправил прямо указано, что

в помещениях с визуально-дисплейными терминалами следует ежедневно проводить влажную уборку

Так что, учитывая эти нормативные требования, расходы, понесенные на уборку офиса, для предприятия обязательны при осуществлении хозяйственной деятельности и несомненно связаны с хоздеятельностью.

Выполняя эти обязательные требования, проводить влажную уборку в офисе предприятие может своими силами (организовав рабочее место и закупив необходимые средства, инвентарь и материалы) либо же воспользоваться услугами по уборке сторонних лиц.

Внимание! Сколько именно тратить денег на уборку офиса или моющих средств для ее проведения, решает собственник исходя из финансовых возможностей предприятия и фактических потребностей.

Правда, для того, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в хозяйственности приобретаемых услуг либо уборочных средств и снаряжения, не помешает «выделить» их хозяйственную направленность специальным приказом руководителя предприятия.

В таком приказе целесообразно дать ссылку на ст. 153 КЗоТ и п. 2.15 Санитарных правил № 7 и отметить, что приобретение необходимых для содержания офиса в чистоте необоротных активов, средств, материалов либо же клининговых услуг от сторонних лиц (здесь выбираете свой вариант организации уборки офиса) осуществляется именно во исполнение КЗоТ и Санправил.

Теперь перейдем к учету уборочных расходов.

Снаряжение для уборки

Если вы решили проводить уборку в офисе своими силами, то необходимо иметь в наличии целый арсенал специального снаряжения и принадлежностей. Давайте разберемся, что вам пригодится и куда в учете пристроить снаряжение для уборки.

Пылесос. Пожалуй, пылесос — главный атрибут офисной уборки. Без него практически невозможно представить эффективную очистку офисных помещений от пыли, грязи и прочей антисанитарии. Правда, учитывая Санитарные нормы № 7, желательно, чтобы он был моющий, т. е. обеспечивал проведение именно влажной уборки в офисе.

В бухгалтерском учете пылесос обычно рассматривается как основное средство (п. 4 П(С)БУ 7), реже — как малоценный необоротный материальный актив (МНМА). Все зависит от того, какой на вашем предприятии установлен стоимостный критерий предметов, входящих в состав МНМА*. Отражать приобретенный пылесос как основное средство следует на субсчете 106 «Инструменты, приборы, инвентарь». Если же ваш пылесос соответствует критериям МНМА, тогда ему место на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы».

* Предприятия устанавливают его на свое усмотрение (п. 5.2 П(С)БУ 7). Правда, высокодоходным все-таки желательно ориентироваться на 6000 грн. — стоимостный критерий из п.п. 14.1.138 НКУ, чтобы не возникали разницы в налоговом учете.

Амортизация пылесоса (как основного средства или МНМА), используемого для уборки офиса, будет включаться в административные расходы предприятия, т. е. учитываться на счете 92 «Административные расходы».

Высокодоходникам пылесос стоимостью более 6000 грн. придется амортизировать как объект группы 6 ОС (минимальный срок амортизации — 4 года) и с учетом этих расчетов отражать амортизационную разницу (пп. 138.1, 138.2 НКУ).

Инвентарь для уборки. Как правило, вам пригодятся швабры, веники, щетки, ведра, уборочная тележка и пр. Заметим, что практически все эти предметы эксплуатируются менее одного года. И учитывая, что такой инвентарь в процессе его использования своих функций не меняет, то

швабры, веники, щетки, ведра для уборки следует учитывать в составе МБП

Такие объекты согласно Инструкции № 291 приходуются в бухучете на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Стоимость МБП списывается с баланса в момент передачи их в эксплуатацию. Они исключаются из активов и в дальнейшем ведется только их оперативный количественный учет по местам эксплуатации и соответствующим лицам (п. 23 П(С)БУ 9).

Правда, некоторый инвентарь (например, уборочная тележка) может эксплуатироваться более одного года. Тогда, исходя из предписаний Инструкции № 291 его логично включить в состав МНМА. В таком случае «долгосрочный» инструмент будет учитываться на субсчете 112. Амортизация при этом может начисляться специальными методами — «50 % на 50 %» или же «100 % стоимости в первом месяце эксплуатации» (п. 27 П(С)БУ 7).

Амортизацию «уборочных» МНМА, как, собственно, и списание «уборочных» МБП, следует отражать в составе административных расходов на счете 92.

И у высокодоходников, как и у малодоходников, касательно МНМА и МБП не возникает никаких налоговых разниц и соответственно — никаких корректировок финрезультата. Ведь с согласия самих налоговиков налоговые разницы по МНМА не считают и не учитывают в приложении РІ (см. письма ГФСУ от 19.01.2017 г. № 1000/6/99-99-15-02-02-15 и от 02.03.2017 г. № 4346/6/99-99-15-02-02-15). И даже связь с хозяйственной деятельностью не нужно доказывать.

Моющие средства и «уборочные» расходники. Идет речь о различных химических средствах для уборки офисных помещений, а также о пакетах для мусора, одноразовых резиновых перчатках и т. п. Их в бухучете следует отражать как запасы на субсчете 209 «Прочие материалы».

А в момент фактического списания в эксплуатацию стоимость моющих средств и уборочных расходников следует включить в состав административных расходов. Такое списание осуществляется на основании соответствующего акта или накладной-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11). Никаких разниц у плательщиков налога на прибыль не будет. В части расходов на такие материалы у всех плательщиков налога на прибыль полное совпадение с бухучетным финрезультатом*.

* Причем налоговики не требуют корректировок, даже если вы несете расходы на уборку не офиса, а, скажем, какого-либо социально-культурного (нехозяйственного) объекта (см. письмо ГФСУ от 24.05.2017 г. № 350/6/99-99-15-02-02-15/ІПК // «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 59, с. 4).

НДС. Покупая снаряжение для уборки (пылесос, швабры, щетки, ведра, моющие средста и «уборочные» расходники), вы, как обычно, отражаете налоговый кредит по НДС. Главное условие известно: наличие правильно оформленной налоговой накладной, своевременно зарегистрированной в ЕРНН (п. 198.6 НКУ), или чека РРО на сумму до 240 грн., если уборочное снаряжение приходуется по авансовому отчету.

Что касается «компенсирующих» налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ, то их не будет. Как мы уже сказали в начале, снаряжение приобретается в целях выполнения требований законодательства в сфере охраны труда. Так что

«хозяйственная» необходимость уборки офиса дает вам право не компенсировать отраженный НК условными налоговыми обязательствами

Единственное исключение — если ваш офис «курирует» как облагаемую, так и не облагаемую НДС деятельность. В таком случае НК по таким приобретениям придется «распределить» в порядке, прописанном в п. 199.1 НКУ. Ведь уборочно-офисные принадлежности/услуги нельзя точно соотнести с конкретной деятельностью (необлагаемой или облагаемой). Тогда вам придется не позднее последнего дня отчетного периода, в котором у вас возникло право на НК по таким двойным уборочным покупкам, компенсировать его начислением частичных НО* исходя из анти-ЧВ (пп. 189.1 и 199.1 НКУ).

* Детальнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 55, с. 17.

Рассмотрим на примере учет средств для уборки.

Пример. Предприятие для уборки офиса приобрело моющий пылесос стоимостью 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.), инструменты для уборки (швабры, щетки и ведра) на общую сумму 1800 грн. (в том числе НДС — 300 грн.), а также моющие и расходные средства на сумму 1200 грн. (в том числе НДС — 200 грн.).

Учет принадлежностей для уборки офиса

Услуги клининговой компании

Если вам сподручнее для уборки офиса пользоваться услугами клининговой компании (офис маленький и нет возможности организовать рабочее место, выделить площадь под уборочный инвентарь), то в бухучете это для вас — обычные расходы, которые отражаются записью: Дт 92 — Кт 631, 685, Дт 644/1 — Кт 631, 685; 641/НДС — 644/1 при получении зарегистрированной НН.

Что касается связи с хоздеятельностью для сохранения НДС в составе НК (неначисления компенсирующих НО), то «общие» аргументы хозяйственности расходов на уборку офиса см. выше. Развеет сомнения положительная судебная практика: получаемые услуги по уборке связаны с хозяйственной деятельностью (см. постановления ВАСУ от 22.01.2015 г. по делу № К/800/17289/14 и от 10.02.2015 г. по делу № К/800/16839/14).

Чистоты и порядка в вашем офисе!