Інвентаризаційні форми, заповнення яких викликало такі запитання, було затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572 (далі — наказ № 572). Безпосередньо з цими формами, а також з вимогами до їх заповнення ви можете ознайомитися на сторінках нашого видання (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 31).
І якщо на перший погляд форми цих документів майже нічим не відрізняються від їх попередників, то на практиці під час проведення інвентаризації виникло чимало запитань. Тож не будемо гаяти вашого дорогоцінного часу і перейдемо до конкретних відповідей на конкретні запитання.
1. Інструкцій щодо заповнення інвентаризаційних форм наказ № 572 не містить. Загальні вимоги до складання матеріалів інвентаризації прописані в розд. ІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879). На жаль, нормами цього Положення чітко не визначено, хто має ставити свій автограф у рядку «Вказані в цьому описі дані перевірив:». Водночас, очевидно, що це має бути підпис особи, яка може перевірити правильність записів у інвентаризаційних описах. Інакше кажучи, це має бути обізнана особа. З огляду на це, підписувати інвентаризаційні описи має працівник бухгалтерської служби. Для прикладу це може зробити керівник певної ділянки обліку, заступник головного бухгалтера або сам головбух (у невеликих установах, де весь обсяг облікових робіт покладено на одну особу).
2. На кожній сторінці інвентаризаційного опису слід вказувати число порядкових номерів активів та їх загальну кількість словами. Усі активи, записані на відповідній сторінці, сумуємо незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені. При цьому у п. 18 розд. ІІ Положення № 879 передбачено, що інвентаризаційні описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальні особи. Але вимога щодо візування кожної сторінки опису чинним законодавством не передбачена. Отже, цього робити не потрібно.
3. Дійсно, у типовій формі інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, окрема графа для найменування матеріальних цінностей не передбачена. Однак ніщо не заважає у графі 2 одночасно указувати і назву таких цінностей, і найменування їх постачальника.
І хоча відповідно до абз. 2 п. 14 розд. ІІ Положення № 879 бюджетні установи мають застосовувати форми, визначені законодавством, ви цілком правомірно можете форму інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, доповнити з урахуванням ваших потреб. Така можливість передбачена в п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. А от за основу такого опису доцільно взяти типову форму, затверджену наказом № 572.
4. Активи, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, слід відображати в окремих описах із розподілом на: орендовані, прийняті на відповідальне зберігання, комісію, переробку тощо. Цього вимагає п. 11 розд. ІІ Положення № 879. Однак типова форма інвентаризаційного опису необоротних активів, отриманих в оренду (тимчасове користування), чинним законодавством не передбачена. Відтак форму такого документа, на відміну від попереднього випадку (щодо матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання), доведеться розробити самостійно. За зразок можна взяти форму того ж таки інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.
5. У графі 15 інвентаризаційного опису потрібно вказувати строк корисного використання об’єкта, згідно з даними його інвентарної картки. Цей строк обчислюється у роках. До того ж за своєю суттю основні засоби — це активи, очікуваний строк служби яких перевищує один рік ( абз. 15 п. 4 розд. І Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202). До того ж типові строки експлуатації основних засобів, наведені у додатку 1 до Методичних рекомендацій щодо облікової політики суб’єкта державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11, визначено саме у роках.
6. Насамперед зауважимо, що проводити інвентаризацію мобілізованих транспортних засобів перед складанням річної фінансової звітності потрібно обов’язково. Адже право власності на такий транспорт залишається за бюджетною установою і він продовжує обліковуватися на балансі установи. А суцільна інвентаризація, у свою чергу, має охоплювати всі види зобов’язань та всі активи установи незалежно від їх місцезнаходження. Пряму вказівку на це містить п. 5 розд. І Положення № 879.
Про порядок оформлення передачі транспортних засобів для військових потреб та щодо їх подальшого обліку читайте у матеріалі «Мобілізовано транспортний засіб: як оформити його передачу та вести подальший облік» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 27).
Інвентаризацію мобілізованого транспорту слід здійснювати відповідно до вимог, передбачених для проведення інвентаризації майна, переданого на відповідальне зберігання. На ці активи необхідно складати окремі інвентаризаційні описи. Це передбачено в п. 10 розд. ІІ Положення № 879.
Інвентаризаційна комісія установи складає такі описи на підставі актів приймання-передачі, які підтверджують факт передання такого майна та відомостей, отриманих від зберігача транспорту (за наявності). На цьому наголосив Мінфін у листі від 11.06.2015 р. № 31-11420-07-10/19544 (ср. ). Це пояснюється тим, що перевірити наявність та фактичний стан мобілізованих транспортних засобів практично неможливо.
Оформляти інвентаризаційні описи на мобілізований транспорт слід у загальному порядку, встановленому Положенням № 879 для оформлення матеріалів інвентаризації. Таким чином, описи мають бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії установи. Різниця лише в тому, що підпису матеріально відповідальної особи в цьому випадку не буде. Обумовлено це тим, що з моменту передачі транспортний засіб уже не є підконтрольним вашій установі, а відтак і матеріально відповідальній особі. Разом із тим затвердження інвентаризаційних описів представниками військкомату чи військової частини, до якої було передано відповідного «залізного коня», чинним законодавством не передбачено. Тож воєнком не зобов’язаний підписувати інвентаризаційні описи мобілізованого транспорту. Головне, щоб його підписом був завірений акт приймання-передачі такої техніки.
Також майте на увазі: до 20 грудня поточного року керівник установи має поінформувати місцевий військкомат про наявність транспортних засобів, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють в установі на них. Такі відомості надаються за формою, наведеною у додатку 1 до Положення про військово-транспортний обов’язок, затвердженого постановою КМУ від 28.12.2000 р. № 1921. Причому відповідно до роз’яснень, наданих Міноборони у листі від 22.07.2015 р. № 322/2/6598, таку інформацію слід подавати до військкомату навіть за відсутності будь-яких змін у складі транспорту та водіїв установи.
