Протягом тривалого часу у разі виходу з ладу хоча б однієї складової частини комп’ютерного комплексу (незалежно від її вартості та функціонального призначення) бюджетні установи мали списувати з балансу весь комплекс. При цьому складові, придатні для подальшого використання, підлягали оприбуткуванню як окремі об’єкти. Принаймні таку точку зору висловило Держказначейство у листі від 11.11.2010 р. № 17-04/2828-21196. І аж до недавнього часу інших роз’яснень з цього приводу ні від Держказначейської служби, ні від Мінфіну не було.
Та нещодавно на запит нашої редакції Мінфін надав роз’яснення у листі «Щодо строків проведення інвентаризації та списання (часткової ліквідації) об’єктів основних засобів» від 11.04.2016 р. № 31-11420-07-10/10433 (ср. ). З текстом цього листа та коментарем до нього ви можете ознайомитися на сторінках нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2016, № 19). З цього матеріалу ви докладно дізнаєтеся, в яких випадках та як слід проводити часткову ліквідацію комп’ютерного комплексу.
Коротенько нагадаємо основну думку, яка випливає із вищезгаданого листа Мінфіна. Так, часткову ліквідацію комп’ютерного комплексу доцільно проводити у випадку заміни основних його функціональних частин, як то: системний блок чи монітор. А придбання нових складових у цьому разі слід розглядати як поліпшення об’єкта основних засобів. Оскільки заміна цих складових частин передбачає підвищення техніко-економічних характеристик такого комплексу (збільшення майбутніх економічних вигід від його використання та/або збільшення строку корисного використання об’єкта). Відтак, витрати на придбання нового монітора чи системного блока установи мають відносити на збільшення первісної вартості комп’ютерного комплексу. На це вказує п. 1 розд. ІІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202 (далі — НП(С)БО 121), та п. 3 розд. VI Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі — Методрекомендації).
Що стосується заміни таких складових частин комп’ютерного комплексу, як клавіатура або миша, то ці роботи слід розглядати як ремонт комп’ютерного комплексу. Пояснюється це тим, що основною метою таких робіт є передусім відновлення та підтримання працездатності об’єкта основних засобів. Більше того, заміна миші або клавіатури навіть на більш сучасні практично не впливає на первісно оцінений рівень продуктивності комп’ютерного комплексу та потенціалу його корисності. З огляду на це, витрати на придбання зазначених комплектуючих необхідно відносити на витрати відповідного звітного періоду ( п. 2 розд. ІІІ НП(С)БО 121 та п. 4 розд. VI Методрекомендацій).
Таким чином, миша, придбана для заміни несправної, є нічим іншим, як запасною частиною. Вона підлягає оприбуткуванню на субрахунок 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання». Після підключення до комп’ютера вартість такої миші слід списати на фактичні витрати.
Разом з цим відображати окремо в обліку списання старої миші не потрібно. Адже остання як окремий об’єкт ніколи не обліковувалася. Стару (вилучену під час ремонту) мишу слід оприбутковувати на баланс тільки у випадку, якщо вона може бути використана для ремонту чи в інший спосіб. Інакше, якщо її використання не передбачає отримання майбутніх економічних вигід, вона не визнається активом, а значить, і не підлягає зарахуванню на баланс ( п. 1 розд. ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202).
Заміна миші чи клавіатури є досить простою у технічному плані операцією. Тож здебільшого такі маніпуляції проводяться працівниками установи, без залучення сторонніх фахівців.
За загальним правилом роботи з поточного ремонту обладнання оформляються Актом списання за типовою формою № З-2, затвердженою наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130. Не є винятком і заміна несправної комп’ютерної миші на нову.
Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій із заміни складових частин комп’ютерного комплексу з метою підтримання його у робочому стані розглянемо на прикладі.
Приклад. Для заміни непридатної для подальшого використання комп’ютерної миші установа придбала нову. Вартість миші становить 199 грн. (у тому числі ПДВ — 33,17 грн.). Роботи із заміни миші виконано власними силами установи. Вартість запасної частини, використаної для ремонту, списано на фактичні витрати згідно з Актом списання типової форми № З-2.
У регістрах бухгалтерського обліку сформовано такі проводки:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | Перераховано кошти за мишу постачальнику | 675 | 321 | 199 |
| 2 | Оприбутковано придбану мишу (з ПДВ) | 238 | 675 | 199 |
| 3 | Списано вартість миші, використаної для заміни несправної, згідно з актом списання | 801 (802) | 238 | 199 |
