Ти нам потрібен як ніхто! Або Відкликаємо працівника з відпустки

Коли можна відкликати?

Відкликати працівника можна тільки зі щорічної відпустки (основної та додаткової). З інших видів відпусток, у тому числі й відпустки за свій рахунок, відкликати працівників заборонено (див. лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. № 576/13/116-16).

ВАЖЛИВО! Діюче законодавство дозволяє відкликати працівника виключно із щорічної відпустки. Але й із щорічною відпусткою є певні нюанси. Переривати її можна тільки в строго визначених випадках (ч. 8 ст. 79 КЗпП, ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки¹).

¹ Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Так, відкликати працівника зі щорічної відпустки можна, щоб:

• відвернути стихійне лихо;

• відвернути виробничу аварію;

• усунути наслідки стихійного лиха або виробничої аварії;

• відвернути нещасний випадок, простій, загибель або псування майна установи;

• в інших випадках, передбачених законодавством.

Зауважимо, що зазначений перелік підстав для відкликання працівника з відпустки є вичерпним.

Але навіть при настанні обумовлених законом обставин викликати відпускника на роботу можна лише при виконанні двох важливих умов (див. схему нижче).

Працівник повинен надати письмову згоду на відкликання з відпустки. Якщо ж працівник відмовляється перервати відпустку, то таку відмову не можна вважати порушенням трудової дисципліни. І, звичайно, роботодавець не має права за це його звільнити.

У свою чергу, неправомірне відкликання працівника з відпустки та/або відкликання без його згоди є порушенням трудового законодавства. За такий огріх на роботодавця може бути накладений штраф у розмірі однієї МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Крім того, посадових осіб установи можуть покарати адмінштрафом у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Основна безперервна частина відпустки повинна становити не менше 14 календарних днів. Але це не означає, що при настанні форс-мажорних обставин не можна відкликати працівника з відпустки, поки той не відгуляє 14 календарних днів.

У листі від 19.04.2017 р. № 8285/0/2-17/28 фахівці Мінсоцполітики зазначили, що вимоги надати працівнику безперервну частину щорічної відпустки тривалістю не менше 14 календарних днів роботодавець зобов’язаний дотримуватися виключно в разі, коли працівник бажає поділити відпустку на частини. На ситуацію відкликання з відпустки ця норма не поширюється. А тому при настанні надзвичайних обставин працівника можна відкликати зі щорічної відпустки незалежно від того, відгуляв він чи ще зможе відгуляти безперервно не менше 14 календарних днів.

Ця частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки).

Чи є особливості для держслужбовців та посадових осіб ОМС?

Так, є. Для посадових осіб органів місцевого самоврядування (ОМС), як і для держслужбовців, передбачені щорічні і додаткові відпустки за стаж служби. Водночас механізм та умови надання таких видів відпусток для цих осіб неоднакові, адже норми законодавства, якими передбачено їх надання, різні. Проте і посадових осіб ОМС, і держслужбовців допустимо відкликати виключно із щорічних відпусток.

Держслужбовці. Про відкликання держслужбовців із щорічної відпустки зазначено у ст. 60 Закону про держслужбу² та у Порядку № 230³.

² Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.

³ Порядок відкликання державного службовця із щорічної відпустки, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 р. № 230.

Підставою для відкликання держслужбовця із щорічної відпустки є необхідність виконання невідкладного завдання, про яке не було і не могло бути відомо під час надання щорічної відпустки, за умови неможливості виконання такого завдання іншою уповноваженою на це особою (п. 3 Порядку № 230). Тобто держслужбовця можуть викликати із щорічної відпустки і без наявності форс-мажорних обставин, таких як стихійне лихо, аварія тощо.

Ініціатори відкликання з відпустки держслужбовців визначені у пп. 4 і 5 Порядку № 230.

Згода держслужбовця на його відкликання із щорічної відпустки не потрібна. Пояснюється це тим, що Закон про держслужбу і Порядок № 230 не містять вимоги про відкликання із щорічної відпустки держслужбовця за наявності його згоди.

Служба управління персоналом держоргану повідомляє (з використанням засобів телефонного та електронного (за наявності) зв’язку та/або поштового зв’язку) держслужбовця про прийняте рішення щодо його відкликання із щорічної відпустки (п. 7 Порядку № 230):

• у разі необхідності виконання невідкладного завдання — не пізніше ніж за 5 календарних днів до такого відкликання;

• у разі необхідності виконання особливо важливих завдань для відвернення стихійного лиха, захисту та/або збереження життя і здоров’я громадян, забезпечення захисту та/або відновлення прав чи інтересів людини або громадянина — не пізніше ніж за 2 календарних дні до такого відкликання.

Крім того, служба управління персоналом держоргану ознайомлює (у день прибуття на службу) держслужбовця з наказом (розпорядженням) про його відкликання та надає завірену копію такого наказу (розпорядження).

Частина невикористаної відпустки за узгодженням із керівником держоргану надається держслужбовцю в будь-який час відповідного року або приєднується до відпустки в наступному році з відшкодуванням непередбачених витрат держслужбовця у зв’язку з його відкликанням з відпустки (ч. 2 ст. 60 Закону про держслужбу).

Посадові особи ОМС. Тут ситуація досить неоднозначна. Справа у тому, що в листі від 19.04.2017 р. № 8285/0/2-17/28 фахівці Мінсоцполітики роз’яснюють: при відкликанні із щорічної відпустки посадової особи ОМС слід керуватися механізмом відкликання, визначеним для держслужбовців.

Але з таким роз’ясненням Міністерства важко погодитися. Адже дія Закону про держслужбу не поширюється на посадових осіб ОМС (п. 11 ч. 3 ст. 3 Закону про держслужбу).

Тож порядок відкликання із щорічної відпустки держслужбовців не може застосовуватися щодо зазначених осіб.

Отже, посадових осіб ОМС допустимо відкликати із щорічної відпустки на умовах, визначених загальними нормами трудового законодавства, а саме відповідно до ч. 8 ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки.

Як оформити документально?

Для відкликання працівника з відпустки слід зібрати певний пакет документів. Він складається із:

• доповідної записки на ім’я керівника установи:

• письмової згоди працівника;

• наказу про відкликання з відпустки.

Доповідна записка. З неї фактично усе і починається. У доповідній (службовій) записці керівник підрозділу, в якому працює працівник, наводить причини, через які потрібно відкликати відпускника. Доповідна записка може виглядати наступним чином.

Письмова згода працівника. Після того як керівник установи схвалив відкликання, потрібно отримати згоду працівника на відкликання з відпустки. В якій формі це робити, в Законі про відпустки не вказано. Але краще отримати письмову згоду. Бажано, щоб вона фігурувала в окремо складеному документі. Наприклад, працівник може вказати: «На відкликання із щорічної відпустки згоден».

Наказ про відкликання. Після того як працівник надасть таку згоду, керівник видає відповідний наказ (розпорядження).

Зауважимо, що на нормативному рівні не існує форми такого документа, тому наказ (розпорядження) складають у довільній формі.

Наведемо зразок такого документа:

Чи вносити зміни до особової картки?

Так. Інформацію про відкликання працівника з відпустки необхідно відобразити у розділі V «ВІДПУСТКИ» особової картки працівника. Для цього:

• акуратно закреслюють однією рискою попередній запис про кількість днів і дату закінчення відпустки;

• нижче (чи поруч) у відповідних графах зазначають фактичну кількість наданих днів і дату закінчення відпустки;

• навпроти нової дати в графі «Підстава, наказ №» зазначають номер і дату наказу про відкликання з відпустки. Для наочності коригуючий запис про фактичну кількість днів використаної відпустки та день закінчення відпустки можна зробити іншим кольором, прийнятим у діловодстві (чорним, фіолетовим).

При цьому не забудьте внести нові дати відпустки, що виникли через відкликання працівника, до графіка відпусток, наприклад, у графу «Примітки» (за наявності).

Детальніше про складання графіку відпусток читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 20, с. 18.

Чи можна «самовідкликатись»?

Може виникнути така ситуація, коли працівник бажає повернутися на своє робоче місце, не відгулявши відпустку. Це досить рідке явище, але все ж таки: чи може працівник сам, з власної ініціативи, перервати свою відпустку?

Так, може, але за умови, що роботодавець не проти. Своє бажання стати до роботи працівник повинен викласти у формі заяви. На її підставі керівник установи видасть відповідний наказ (розпорядження) про переривання щорічної відпустки і допуск працівника до роботи, а також про перенесення частини відпустки, що залишилася невикористаною, на інший період.

При цьому не слід забувати, що перервати відпустку можна тільки так, щоб її безперервна частина становила щонайменше 14 календарних днів.

Як оплатити працю при відкликанні?

Праця працівника, відкликаного з відпустки, оплачується з урахуванням тієї суми, що була нарахована в оплату невикористаної частини відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП). Це означає, що за час фактичної роботи працівнику має бути нараховано заробітну плату і відсторновано відпускні за невикористані дні відпустки.

Чи потрібно перераховувати середню зарплату при наданні згодом невикористаних днів щорічної відпустки? Тут усе залежить від того, коли працівник використає відпустку. Якщо він відправиться у відпустку одразу після закінчення дії причин, через які був відкликаний з відпустки, у тому самому місяці, коли розпочалася його перервана відпустка, морочитися з перерахунком не варто.

Розрахувати заново середню зарплату за дні відпустки, що залишилися, доведеться, якщо:

• невикористана частина відпустки переноситься на інший період;

• місяць, на який припадає початок відпустки, наданої після закінчення дії причин, через які працівник був відкликаний з відпустки, не збігається з місяцем виходу в перервану відпустку.

Розглянемо приклад.

У цій ситуації у працівника залишилися невикористаними 2 календарних дні щорічної основної відпустки. Цю частину відпустки за узгодженням з роботодавцем він може:

а) використати відразу після закінчення раніше оформленої відпустки (з 30.07.2020 р.).

У цьому разі перераховувати середню зарплату не потрібно;

б) перенести на інший період, наприклад, на серпень 2020 року. У такому разі середню зарплату для нарахування відпускних доведеться розрахувати наново.

При донарахуванні зарплати за липень 2020 року і виплаті липневого доходу врахуйте, що частину коштів працівник вже отримав на руки у вигляді відпускних.