Топ-3 правила річної інвентаризації
Розпочнемо із найважливіших правил проведення річної інвентаризації. Продиктовані вони всім добре відомим документом — Положенням про інвентаризацію1. Текст цього документа з усіма змінами та доповненнями ви можете знайти у спецвипуску нашого журналу (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 40/1).
1 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності є обов’язковим.
Пряму вказівку на це містить абз. 2 п. 7 розд. І вищезгаданого Положення.
Тож навіть якщо установа нещодавно утворилася чи пережила реорганізацію, якщо місяць тому відбулася зміна МВО2 і вже все перевірили, річна інвентаризація все одно має відбутися.
2 МВО — матеріально відповідальна особа.
До речі, жодних винятків чи обмежень щодо проведення інвентаризації суб’єктами господарювання на період дії на території України карантину законодавством не передбачено. Водночас слід пам’ятати про вимоги та рекомендації, прописані у пп. 10 та 39 постанови № 6413.
3 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.
Таким чином, у зв’язку із запровадженням посилених протиепідемічних заходів під час інвентаризації необхідно:
• дотримуватися «маскового» режиму (це стосується всіх членів інвентаризаційної комісії та МВО);
• забезпечити безпечну дистанцію між працівниками;
• запобігати скупченню людей у приміщеннях.
Крім того, при плануванні строків перевірки наявності активів на місцях зберігання доцільно враховувати режим робочого часу, запроваджений в установі на період дії карантину.
Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО. Таким є припис абз. 5 п. 1 розд. ІІ Положення про інвентаризацію.
Всі матеріали інвентаризації повинні бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та МВО (п. 18 розд. ІІ Положення про інвентаризацію).
Також нагадаємо: відомості про результати проведених інвентаризацій бюджетні установи мають оформляти за типовими формами. Їх затверджено наказом № 5724.
4 Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572.
Але чому так важливо дотримуватися вищенаведених правил? Річ у тому, що відсутність хоча б одного члена комісії при здійсненні інвентаризації може стати формальною підставою для визнання її результатів недійсними.
А у разі виявлення нестач (особливо це стосується крадіжок) виникає потреба у передачі матеріалів інвентаризації до правоохоронних органів, а потім і до суду. Тож ці вимоги потрібно врахувати ще на етапі планування річної інвентаризації.
«Карантинні» особливості
З огляду на карантинні обмеження, доцільно переглянути склад інвентаризаційної комісії. Його варто скоротити до мінімуму, включивши до складу лише тих працівників, присутність яких є обов’язковою.
Серед них — представники апарату управління та бухгалтерської служби установи (п. 1 розд. ІІ Положення про інвентаризацію).
Також за великої кількості об’єктів перевірки доречним буде створення кількох невеликих робочих комісії. Але пам’ятайте: підставою для зміни складу інвентаризаційної комісії чи створення робочих комісії є розпорядчий документ керівника установи.
Відсутність члена комісії
Та як діяти, якщо хтось із членів комісії пішов у відпустку, поїхав у відрядження чи захворів?
Що стосується відпусток, то у кожній установі є графік відпусток. Відрядження теж планують заздалегідь. Тому таких «накладок» цілком можливо уникнути.
А от хвороба про свій прихід не попереджає.
І особливо гостро це питання постає в умовах пандемії.
У цьому випадку можна дочекатися одужання працівника, якщо часу вдосталь. Якщо ж його обмаль, вихід один — оновити склад комісії. Для цього, звісно, потрібен наказ керівника установи.
Відсутність МВО
Натомість із МВО все значно складніше. Замінити їх кимось іншим навряд чи вдасться. Безперечно, можливо організувати передачу матеріальних цінностей іншій МВО.
Проте зміна МВО знову ж таки передбачає проведення інвентаризації, до того ж у присутності обох із них. Тож виходить таке собі замкнуте коло.
Разом з тим інвентаризація без МВО теоретично можлива. І головним аргументом «за» є норма абз. 4 п. 45 Положення про касові операції5. Зокрема, цим нормативним документом передбачено можливість перерахунку цінностей, переданих під відповідальність одного касира, іншим касиром за відсутності першого. При цьому обов’язковою є присутність керівника установи та головного бухгалтера або ж комісії, призначеної керівником. Звісно, напряму це стосується лише інвентаризації грошових документів, які зберігаються у касі установи.
5 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.
Окрім того, у публікаціях нерідко можна зустріти посилання на абз. 2 п. 6.3 Вказівок № 1696. Це документ радянських часів. Проте він може застосовуватися у частині, яка не протирічить чинному законодавству України. І саме цей документ передбачає у разі відсутності МВО за станом здоров’я чи з інших причин здійснення передачі цінностей комісією у встановленому порядку.
6 Вказівки щодо порядку застосування в державній торгівлі законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників та службовців за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 19.08.82 р. № 169.
Водночас існують аргументи й «проти» проведення інвентаризації без МВО. І, відверто кажучи, вони значно вагоміші та переконливіші. Передусім це норми Положення про інвентаризацію. Ба більше, на користь цього свідчить і припис ч. 1 ст. 78 ЦПКУ7.
7 Цивільний процесуальний кодекс України від 18.03.2004 р. № 1618-IV.
Так, у суді не беруться до уваги докази, отримані із порушенням чинного законодавства. Тож проводити перевірку матеріальних цінностей за відсутності МВО або підписувати інвентаризаційні описи замість неї немає сенсу. У разі потреби ці документи неможливо буде використати у суді. Причому такі прецеденти вже мали місце у вітчизняній судовій практиці (див. постанову Апеляційного суду Закарпатської області від 20.08.2018 р. № 76164600 у справі № 308/8854/16-ц).
Власне, на цьому вже можна було б поставити крапку. Проте деколи обставини змушують грати не за правилами.
Такою позаштатною ситуацією може стати тривала хвороба МВО.
Скажімо, завскладом уже не перший тиждень на лікарняному через тяжку хворобу, травму тощо. Коли очікувати його виходу на роботу, невідомо, а відтягувати проведення річної інвентаризації вже нікуди.
На такий крайній випадок має бути план «Б». У цьому разі слід виконати такі дії:
1) оформити наказ керівника про проведення інвентаризації комісією та передачу цінностей іншій МВО;
2) укласти договір про повну матеріальну відповідальність з новою МВО на період відсутності попередньої МВО;
3) провести перевірку наявності цінностей та оформити матеріали інвентаризації у загальному порядку. При цьому слід зробити позначку про відсутність МВО через хворобу в інвентаризаційних описах;
4) здійснити передачу матеріальних цінностей новій МВО на підставі акта приймання-передачі цінностей від комісії до призначеної особи. Типової форми цього документа не існує, тому можна оформити його у довільній формі.
Майте на увазі: застосовуючи план «Б», ви дієте на свій страх і ризик. Отже, теоретично інвентаризація без МВО можлива, а от фактично робити цього все ж таки не слід. Наполегливо радимо дочекатися закінчення лікарняного або відпустки МВО.
Відображення результатів інвентаризації
Як відомо, фактична наявність цінностей може відрізнятися від даних бухобліку. Позитивне відхилення називають лишками, а негативне — нестачами. Спочатку розповімо про лишки.
Лишки
Під лишками слід розуміти все те, що раніше не було враховано на балансі установи. Причому в цілях бухобілку лишками вважається і все безхазяйне майно на території відповідних територіальних громад.
Тобто це виявлені дороги, будівлі, споруди, земельні ділянки — все, що за рішенням суду підлягає прийняттю у комунальну власність.
І порядок відображення цих активів на рахунках бухобліку — єдиний.
Давайте з’ясуємо, як правильно оцінити лишки та хто це має зробити.
Оцінка лишків
Залучати професійного оцінювача для оцінки активів, виявлених під час інвентаризації як лишки, не обов’язково. Чинне законодавство такої вимоги не містить.
Тобто оцінку лишків цілком може провести інвентаризаційна комісія.
Оцінювати такі об’єкти слід за справедливою вартістю. Тобто комісія має визначити, скільки могли б коштувати відповідні активи з урахуванням їх стану на момент оприбуткування. Результати оцінки слід відобразити в акті оцінки довільної форми.
Таким є загальний порядок оцінки лишків. Проте для оцінки земельних ділянок, будівель та споруд (у тому числі незавершеного будівництва), транспортних засобів, виявлених як лишки, ліпше звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.
Адже визначити справедливу вартість таких об’єктів «на око» практично неможливо. Звісно, послуги оцінювачів не безкоштовні. Тож якщо фінанси дозволяють, це варто зробити.
Класифікація надходжень
У будь-якому випадку лишки підлягають оприбуткуванню на баланс установи зі збільшенням доходів спецфонду. Цього вимагає п. 4 розд. IV Положення про інвентаризацію.
Водночас слід пам’ятати: такі надходження не мають постійного характеру і жодна установа не планує їх у своєму кошторисі. Відтак у разі фактичного виявлення активів, не врахованих раніше у балансі, необхідно поінформувати Казначейство. Зокрема, з огляду на специфіку цієї операції, слід подати Довідку про надходження в натуральній формі.
Це треба зробити до закінчення відповідного звітного місяця. Окрім того, на суму оприбуткованих активів потрібно внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями.
Важливо!
Надходження від оприбуткування лишків слід відображати за кодом класифікації доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності».
Саме цей код доходів слід зазначати при заповненні Довідки про надходження у натуральній формі.
Такою є офіційна позиція Мінфіну. Її головний фінорган висловив у своєму листі «Щодо відображення надходжень від оприбуткування активів, раніше не врахованих на балансі установи, та визначення коду класифікації доходів бюджету» від 01.10.2019 р. № 35120-04-3/24616 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 42).
Відображення лишків в обліку та звітності
Як правильно відобразити надходження від оприбуткування лишків на рахунках бухобліку та у формах звітності, покажемо на схемі нижче.
Порядок відображення лишків у бухобліку та звітності установи
Так, при оприбуткуванні активів, раніше не врахованих у балансі установи, обов’язково слід показати збільшення доходів за субрахунком 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі».
На закріплення розглянемо приклад.
Приклад 1. Під час інвентаризації було виявлено 2 неоприбуткованих стільці. Згідно з оцінкою інвентаризаційної комісії справедлива вартість стільців становить 600 грн (по 300 грн за кожен).
За результатами роботи комісії складено акт оцінки матеріальних цінностей у довільній формі та Акт введення в експлуатацію основних засобів за типовою формою.
До облікових регістрів зроблено такі записи:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Оприбутковано стільці, раніше не враховані на балансі | 1113 | 2117 | 600 | 4, 17 |
| Одночасно відображено: | |||||
| • дохід від оприбуткування лишків | 2313 | 7112 | 600 | 3, 14 | |
| • касові видатки | 2117 | 2313 | 600 | 3, 4 | |
| • збільшення внесеного капіталу на суму оприбуткованих стільців | 7112 | 5111 | 600 | 17 | |
| 2 | Нараховано амортизацію при передачі стільців у експлуатацію (50 % х 600 грн) | 8014 | 1412 | 300 | 17 |
До речі, таким же чином слід відображати в обліку й зарахування на баланс ОМС8 безхазяйного майна. Але майте на увазі: оприбуткувати безхазяйне майно можна тільки після завершення процедури набуття права власності на такі об’єкти. При цьому не слід плутати взяття на облік безхазяйного майна та взяття на баланс (оприбуткування). Останнє буде правомірним лише за наявності рішення суду про прийняття відповідних об’єктів у комунальну власність, а також рішення сесії місцевої ради. Докладніше про це ви можете прочитати у статті «Безхазяйне майно: як прийняти у власність» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 37).
8 ОМС — орган місцевого самоврядування.
Нестачі
Нестачею є будь-яке відхилення фактичної наявності активів установи від облікових даних зі знаком «мінус».
При цьому нестачею вважається не тільки відсутність певних об’єктів, але й втрата ними своїх властивостей у результаті пошкодження.
Нестачі підлягають списанню на витрати за балансовою вартістю цінностей, яких не вистачає або які зіпсовані. За цією ж вартістю слід відобразити нестачі у позабалансовому обліку, якщо винні особи не встановлені. А от у випадку виявлення винуватців необхідно визначити суму збитків, що підлягає відшкодуванню. Зрозуміло, що ця сума дорівнюватиме щонайменше вартості аналогічних матеріальних цінностей, тобто сумі витрат на відновлення. Але як же правильно визначити розмір збитків від нестач? Та хто має це зробити?
Визначення розміру збитків
За загальним правилом, розмір збитків визначається шляхом проведення незалежної оцінки. Таку вимогу містить п. 2 Порядку № 1169. У свою чергу, ч. 3 ст. 3 Закону № 265810 передбачає проведення незалежної оцінки саме суб’єктами оціночної діяльності. Однак який сенс залучати професійного оцінювача для оцінки збитків від нестачі кількох літрів пального чи кількох кілограмів продуктів харчування? Це щонайменше не раціонально з точки зору витрачання бюджетних коштів.
9 Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.
10 Закон України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 р. № 2658-III.
У такому випадку альтернативою може стати стандартизована оцінка. Але це стосується лише оцінки збитків, заподіяних державі в особі держорганів або територіальні громаді — в особі ОМС. Таку можливість передбачено п. 88 Методики оцінки майна11. Стандартизовану оцінку провести може комісія установи. Своє рішення комісія оформляє Актом оцінки збитків за формою, наведеною у додатку 12 до згаданої Методики. Але майте на увазі: на цей акт потрібно отримати позитивний висновок рецензента. Тільки після цього його затверджує керівник установи.
11 Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 р. № 1891.
Увага!
Розмір збитку обчислюється на день задоволення боржником вимоги у добровільному порядку або на день подання позову до суду про стягнення збитків (ч. 3 ст. 225 ГКУ).
Також пам’ятайте: із сум, стягнутих із винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі з урахуванням фактичних витрат на відновлення матеріальних цінностей. Тоді як залишок коштів необхідно перерахувати до державного (місцевого) бюджету. Таким є припис п. 10 Порядку № 116.
Відображення нестач в обліку та звітності
Безумовно, цінності, яких не дорахувалися, слід списати з балансу установи. Якщо треба дозвіл на списання, обов’язково його отримуємо. І тільки потім робимо записи до регістрів бухобліку.
А от наступні дії бухгалтера напряму залежать від того, встановлені винні особи чи ні. Загальний порядок відображення нестач в бухобліку та звітності бюджетних установ показано схематично.
Порядок відображення нестач в бухобліку та звітності
Нагадаємо: для обліку сум нестач і крадіжок, віднесених на винних осіб, призначено субрахунок 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків». Але на цьому субрахунку слід відображати саме суму збитку, визначену за результатами незалежної або стандартизованої оцінки.
У свою чергу, доходи, пов’язані з віднесенням збитків на винних осіб, доцільно обліковувати на субрахунку 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)».
Зауважте: відносити нестачі на конкретних осіб варто, якщо суд виніс вирок про визнання таких осіб винними та стягнення з них відшкодування.
Ще одним випадком, коли слід нараховувати заборгованість за субрахунком 2115, є звернення відповідних осіб із заявою прийняти від них відшкодування завданих збитків.
Якщо ж йдеться лише про підозру щодо причетності тієї чи іншої особи або навіть її усне зізнання, не кваптесь показувати заборгованість у бухобліку. Адже ситуація може змінитися не на вашу користь, а заборгованість «зависне».
Для наочності покажемо порядок обліку нестач на умовному прикладі.
Приклад 2. У бюджетній установі виявлено факт крадіжки електроінструменту. Згідно з даними бухобліку первісна вартість викраденого інструменту становить 4800 грн, сума нарахованої амортизації на момент викрадення — 2400 грн.
За фактом крадіжки керівництво установи звернулося до правоохоронних органів. Водночас згідно з наказом керівника установи було проведено інвентаризацію. За результатами інвентаризації оформлено протокол інвентаризаційної комісії. За висновком комісії викрадений інструмент підлягає списанню з балансу установи з одночасним зарахуванням його вартості на позабалансовий облік до встановлення винних осіб. Списання викраденого оформлено Актом списання основних засобів (часткової ліквідації) за типовою формою. На підставі акта списання було зроблено відповідні записи до Інвентарної картки обліку об’єкта основних засобів та регістрів бухобліку.
Під час оперативно-розшукових заходів було встановлено особу зловмисника. Підозрюваний погодився добровільно відшкодувати завдані збитки та звернувся із особистою заявою до керівництва установи.
Комісія установи провела стандартизовану оцінку збитків на дату відшкодування.
Згідно з актом оцінки збитків, затвердженим керівником, розмір збитку становить 5200 грн. Винуватець уніс грошові кошти на спеціальний реєстраційний рахунок установи.
До регістрів бухобліку було зроблено такі записи:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Відображено списання електроінструменту: | ||||
| • нараховано амортизацію у місяця вибуття (4800 грн х 50%) | 8014 | 1412 | 2400 | 17 | |
| • списано первісну вартість інструменту | 1412 | 1113 | 4800 | 9 | |
| Одночасно віднесено до накопичених фінансових результатів первісну вартість списаного об’єкта | 5111 | 5512 | 4800 | 17 | |
| 2 | Зараховано вартість викраденого електроінструменту на позабалансовий облік | 073 | — | 4800 | 16 |
| 3 | Віднесено суму завданих збитків розкраданням електроінструменту на винну особу | 2115 | 7111* | 5200 | 4, 14 |
| Одночасно списано вартість нестачі з позабалансового обліку | — | 073 | 4800 | 16 | |
| 4 | Отримано на спеціальний реєстраційний рахунок установи грошові кошти в рахунок відшкодування завданих збитків | 2313 | 2115 | 5200 | 3, 4 |
| * На суму відшкодування завданих збитків слід унести зміни до кошторису у частині спецфонду за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)». | |||||
На жаль, винуватці далеко не завжди квапляться погашати свої борги, навіть на підставі рішення суду. Інколи з них немає чого стягнути або й взагалі їх самих годі й шукати. Врешті така заборгованість нерідко перетворюється у безнадійну для стягнення. І ось тут постає запитання: коли та як її можна списати?
Списання дебіторської заборгованості
Коли можна списати дебіторську заборгованість
Не секрет, що дебіторська заборгованість визнається активом, якщо (п. 3.2 Порядку № 37212):
12 Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372.
по-перше, існує ймовірність отримання установою майбутніх економічних вигід або досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи;
по-друге, її сума може бути достовірно визначена.
Тоді як невиконання однієї із зазначених умов автоматично є підставою для списання такої заборгованості з балансу. Тобто якщо строк позовної давності минув, а заборгованість стала безнадійною для стягнення, вона фактично перестає бути активом.
Це пояснюється тим, що відсутня ймовірність отримати майбутні економічні вигоди.
Отже, обліковувати таку заборгованість у складі активів на балансі установи надалі немає сенсу.
А от поза балансом — можна й треба. Для цього призначено позабалансовий субрахунок 071 «Списана дебіторська заборгованість розпорядників бюджетних коштів».
Важливо!
Безнадійну дебіторську заборгованість необхідно обліковувати поза балансом протягом трьох років з моменту списання з балансу (абз. 2 п. 3.5 Порядку № 372).
Це потрібно для того, аби відслідковувати поліпшення майнового стану дебіторів та виявити можливість стягнення боргів.
Процедура списання дебіторської заборгованості
Загальну процедуру списання боргів дебіторів визначено п. 3.5 Порядку № 372. Так, дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув та котра є безнадійною для стягнення, списується за результатами інвентаризації розрахунків. Тобто спочатку потрібно перевірити правильність та обґрунтованість усіх сум дебіторської заборгованості (у тому числі тієї, щодо якої минув строк позовної давності). До речі, періодичність інвентаризації розрахунків саме з дебіторами нормативними документами не визначено. Але під час річної інвентаризації це однозначно слід зробити.
За результатами перевірки комісія оформляє Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами та довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув. Також окремо складають Акт інвентаризації дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання.
Матеріали інвентаризації перевіряє бухгалтер, про що робить позначку на останній сторінці актів інвентаризації. Після цього комісія підбиває підсумки і наводить свої висновки у Протоколі інвентаризаційної комісії. Комісія також має з’ясувати причини прострочення заборгованості та запропонувати можливі варіанти її стягнення або ж обґрунтувати неможливість цього. Далі керівник розглядає і затверджує протокол інвентаризаційної комісії протягом 5 робочих днів. Насамкінець оформляють наказ (розпорядження) керівника про списання дебіторської заборгованості.
Зверніть увагу: дозвіл вищої за рівнем установи для цього не потрібен. Але повідомити про це головного розпорядника зайвим не буде.
Відображення в обліку та звітності списання дебіторської заборгованості
На виконання наказу керівника про списання дебіторської заборгованості бухгалтер відображає зазначену операцію в бухобліку і звітності. Порядок відображення списання дебіторської заборгованості показано на схемі нижче.
Порядок відображення списання дебіторської заборгованості в бухобліку та звітності
Отже, показуємо списання «дебіторки», щодо якої минув строк позовної давності, шляхом коригування фінрезультату у бік зменшення. При цьому жодних витрат при цьому не виникає. На закріплення розглянемо приклад зі списання дебіторської заборгованості.
Приклад 3. За результатами інвентаризації розрахунків з дебіторами керівником установи прийнято рішення про списання з балансу дебіторської заборгованості за розрахунками з відшкодування завданих збитків, строк позовної давності якої минув, у сумі 7500 грн.
Також було прийнято рішення про списання з позабалансового обліку безнадійної дебіторської заборгованості у сумі 400 грн, яка обліковуватися поза балансом понад 3 роки. Рішення керівника оформлено наказом.
До облікових регістрів зроблено такі записи:
| № з/п | Зміст операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Списано дебіторську заборгованість за розрахунками з відшкодування завданих збитків, строк позовної давності якої минув | 5512 | 2115 | 7500 | 4 |
| Одночасно віднесено суму заборгованості на позабалансовий субрахунок | 071 | — | 7500 | 16 | |
| 2 | Списано з позабалансового обліку суму безнадійної дебіторської заборгованості | — | 071 | 400 | 16 |
Як бачите, нічого складного у списанні дебіторської заборгованості немає. Але, безперечно, краще не допускати її прострочення і перетворення у безнадійну.
Списання кредиторської заборгованості
Загалом порядок списання заборгованості перед кредиторами після спливу строку позовної давності подібний до порядку списання безнадійної дебіторської заборгованості. Хоча є й деякі відмінності. І передусім це стосується необхідності узгодження списання з вищою за рівнем установою.
Дозвіл на списання кредиторської заборгованості
Кому саме та коли потрібен дозвіл на списання кредиторської заборгованості, покажемо схематично.
Порядок отримання дозволу на списання кредиторської заборгованості
Як бачимо, головним розпорядникам дозвіл для списання «кредиторки» не потрібен. Натомість розпорядники нижчого рівня можуть списувати без погодження з «головнокомандувачем» лише заборгованість за власними надходженнями установи. Для цього буде достатньо наказу керівника установи. А от у всіх інших випадках без дозволу вищої за рівнем установи не обійтися.
Процедура списання кредиторської заборгованості
Списання простроченої кредиторської заборгованості поводиться також за результатами інвентаризації. Але в цьому випадку законодавством чітко визначено періодичність перевірки стану розрахунків з кредиторами. Зокрема, з метою визначення кредиторської заборгованості, щодо якої закінчився строк позовної давності, передбачено проводити щоквартальну інвентаризацію. Вказівку на це містить п. 4.2 Порядку № 372 (ср. ).
Таким чином, інвентаризаційна комісія робить звірку документів і записів у реєстрах обліку та перевіряє обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках. Результати перевірки відображають у загальному Акті інвентаризації. Також на цьому етапі можна оформити лист-клопотання до установи вищого рівня для виділення коштів на погашення заборгованості перед кредиторами.
Якщо маємо «кредиторку», строк позовної давності щодо якої добіг кінця, обов’язково потрібно оформити ще й довідку за типовою формою. На кредиторську заборгованість, строк позовної давності якої минув та яка планується до списання, складають окремий Акт інвентаризації.
Далі всі висновки і пропозиції інвентаризаційної комісії відображають у протоколі. Затверджений протокол інвентаризаційної комісії разом з прикладеними до нього актами й довідками передають вищій за рівнем установі для погодження списання кредиторської заборгованості. Звісно, це стосується випадків, коли отримання дозволу на списання є обов’язковим. Після того як отримали «добро» (у письмовій формі), можна оформляти бухгалтерську довідку на списання заборгованості з балансу.
Відображення в обліку та звітності списання кредиторської заборгованості
Порядок відображення операцій зі списання кредиторської заборгованості в бухобліку та звітності зображено на схемі нижче.
Порядок відображення списання кредиторської заборгованості в обліку та звітності
Як бачимо, при списанні сума кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, підлягає віднесенню на збільшення фінансового результату. А от доходів у цьому випадку не виникає.
І ще один важливий момент. На відміну від дебіторської заборгованості «кредиторку» після списання обліковувати поза балансом не треба. Законодавство цього не вимагає.
Наостанок розглянемо приклад.
Приклад 4. За результатами інвентаризації розрахунків з кредиторами прийнято рішення про списання з балансу кредиторської заборгованості за розрахунками з постачальниками та підрядниками, строк позовної давності якої минув, у сумі 3000 грн. Заборгованість утворилася за власними надходженнями бюджетної установи, тому рішення прийнято самостійно керівником установи та оформлено наказом.
До облікових регістрів зроблено такі записи:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Списано кредиторську заборгованість за розрахунками з постачальниками та підрядниками, строк позовної давності якої минув | 6211 | 5512 | 3000 | 6 |
Це всі основні моменти і нюанси проведення річної інвентаризації, про які слід пам’ятати.
висновки
• Інвентаризація без МВО не проводиться. Законодавство вимагає обов’язкової її присутності.
• Лишки, виявлені під час інвентаризації, оцінює комісія установи за справедливою вартістю.
• Не плутайте нестачі зі збитками. Перші — списуємо на витрати, а другі — відносимо на винуватців, коли ті вже відомі.
• Безнадійну дебіторську заборгованість можна списати з позабалансу не раніше, ніж через три роки після її списання з балансу.
• Розпорядники нижчого рівня можуть списати прострочену кредиторську заборгованість тільки з дозволу вищої за рівнем установи. Виняток — заборгованість за власними надходженнями.
