Шкільний автобус: шукаємо варіанти обліку

За рахунок яких коштів?

Організація безоплатного підвезення здобувачів освіти (зокрема, учнів, дітей) до місць навчання і додому — одне із завдань ОМС. Перелік повноважень таких органів у сфері освіти визначено ст. 66 Закону про освіту¹.

¹ Закон України «Про освіту» від 05.09.2017 р. № 2145-VIII.

За рахунок яких джерел здійснюють видатки на придбання шкільних автобусів? Насправді це можуть бути різні джерела:

• кошти державного бюджету за бюджетною програмою 2201170 «Здійснення методичного та матеріально-технічного забезпечення діяльності навчальних закладів»;

• кошти відповідного місцевого бюджету;

• кошти освітньої субвенції.

Зазначимо: визначальним документом щодо вимог до використання коштів держбюджету на придбання шкільних автобусів є Порядок № 366².

² Порядок використання коштів, передбачених у державному бюджеті на придбання шкільних автобусів для перевезення дітей, що проживають у сільській місцевості, затверджений постановою КМУ від 26.05.2010 р. № 366.

У свою чергу, придбати шкільні автобуси за рахунок коштів місцевого бюджету можливо лише за умови затвердження регіональної програми «Шкільний автобус». Основним помічником і орієнтиром при розробленні таких регіональних програм є Державна програма³. Тож, якщо ваша громада тільки планує розроблення та затвердження такої програми, радимо звернути увагу на цей документ.

³ Державна цільова соціальна програма «Шкільний автобус», затверджена постановою КМУ від 16.01.2003 р. № 31.

За рахунок яких джерел може фінансуватись така регіональна програма? Звичайно, левова частка коштів на фінансування регіональної програми «Шкільний автобус» має бути виділена з відповідного місцевого бюджету.

Водночас частину видатків на реалізацію цієї програми можна покрити за рахунок коштів державного, обласного бюджету та інших джерел, не заборонених законодавством.

Хто планує видатки?

Зазвичай координатором роботи щодо виконання заходів програми та головним розпорядником місцевого бюджету є відділ освіти ОМС.

Тож цілком очевидно, що кошти на придбання шкільних автобусів планує у кошторисі саме відділ освіти. І саме орган управління освітою бере бюджетні зобов’язання для здійснення таких видатків у межах затверджених бюджетних асигнувань. До того ж відділ освіти як виконавець програми займається придбанням (закупівлею) таких автобусів.

Окрім того, ще на етапі планування видатків на придбання шкільних автобусів необхідно вирішити низку ключових питань. Так, серед основних заходів, які варто прописати в програмі, є:

• матеріально-технічнічне та кадрове забезпечення виконання програми;

• планування обсягу витрат на забезпечення пально-мастильними матеріалами та безпечну експлуатацію ТЗ⁴, на оплату праці водіїв шкільних автобусів;

⁴ ТЗ — транспортні засоби.

• забезпечення періодичного навчання медичних працівників загальноосвітніх навчальних закладів, за якими будуть закріплені шкільні автобуси;

• уведення посад медпрацівника та вихователя, які матимуть відповідну освіту та відповідатимуть за випуск на маршрут шкільного автобуса і здійснюватимуть супровід дітей до місць навчання, тощо.

Водночас доцільно приділити увагу й таким питанням, як:

• забезпечення контролю за дотриманням вимог чинного законодавства та правил дорожнього руху щодо безпеки перевезення учнів, технічний огляд шкільних автобусів;

• забезпечення контролю за організацією регулярного підвезення учнів, які проживають за межею пішохідної доступності, та педагогічних працівників до місць навчання і роботи; за цільовим використанням шкільних автобусів;

• визначення можливості надання автобусів у вихідні дні в оренду.

Авжеж, вирішити ці питання за короткий строк не вийде. Тому плануючи видатки на придбання шкільних автобусів, враховуйте не лише фінансовий бік питання, але й найважливіше — відповідальність за безпеку пасажирів.

Цілком логічно, що відповідати за це та нести всі супутні ризики доведеться установі-балансоутримувачу таких ТЗ.

І тут можливі два варіанти:

• або відділ освіти — балансоутримувач;

• або заклад освіти — балансоутримувач.

Звісно, другий варіант передбачає закріплення шкільного «буса» за відповідним закладом освіти на праві оперативного управління. Підставою для передачі автобуса в оперативне управління є рішення відповідної місцевої ради.

При цьому пам’ятайте головне: шкільні автобуси, придбані за кошті регіональної програми, знаходяться у комунальній власності відповідної територіальної громади села, селища, міста. Разом з тим фактичне користування та експлуатацію таких автобусів здійснює балансоутримувач.

Першочергові витрати балансоутримувача

Передусім балансоутримувач шкільного автобуса має подбати про держреєстрація такого ТЗ. Які документи необхідно для цього підготувати? Як показати такі витрати в обліку?

Про все по черзі. Розпочнемо з процедури держреєстрації.

Нормативним документом, який визначає єдиний на всій території України порядок державної реєстрації ТЗ, є Порядок № 1388⁵.

⁵ Порядок державної реєстрації (перереєстрації), зняття з обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів, мотоколясок, інших прирівняних до них транспортних засобів та мопедів, затверджений постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388.

Власники ТЗ повинні зареєструвати їх в уповноваженому органі МВС протягом 10 діб з моменту придбання (отримання), переобладнання тощо. Така вимога чітко прописана в абз. 1 п. 7 Порядку № 1388.

Тож після отримання автобуса негайно звертайтесь до найближчого сервісного центру МВС або ЦНАПу із заявою.

Крім заяви для реєстрації ТЗ, слід підготувати й подати цілий пакет документів. Перелік таких документів наведено в п. 8 Порядку № 1388. Серед них такі:

1) копія установчих документів (рішення про утворення юридичної особи, статут тощо);

2) копія наказу про призначення відповідальної особи/доручення відповідальній особі на отримання відповідної послуги;

3) виписка платника податків та свідоцтво ЄДРПОУ;

4) платіжні документи (квитанції) про сплату всіх обов’язкових платежів та зборів;

5) документ, що посвідчує відповідальну особу (паспорт);

6) документ, що підтверджує правомірність придбання (отримання) ТЗ;

7) копія документа, що підтверджує відповідність конструкції і технічного стану ТЗ обов’язковим вимогам правил, нормативів і стандартів України (сертифікат відповідності або свідоцтво про визнання іноземного сертифіката).

Але будьте готовими: балансоутримувачу доведеться платити не тільки за огляд ТЗ та послуги з реєстрації, а ще й за бланк свідоцтва і номерні знаки. Тому завчасно подбайте, щоб вашим кошторисом було передбачено необхідну суму асигнувань.

До речі, розмір плати за послуги підрозділів МВС визначено Переліком № 795⁶. А ось вартість бланка свідоцтва і номерних знаків можна знайти на офіційному сайті Головного сервісного центру МВС.

⁶ Перелік платних послуг, які надаються підрозділами Міністерства внутрішніх справ, Національної поліції та Державної міграційної служби, і розмір плати за їх надання, затверджений постановою КМУ від 04.06.2007 р. № 795.

Безумовно, для проведення зазначених платежів слід чітко розуміти, за яким КЕКВ планувати і здійснювати відповідні видатки. Та, як завжди, нашим головним помічником для бухгалтера у вирішенні питань щодо використання КЕКВ є Інструкція № 333.

Впоратись із цим завданням вам допоможе наведена нижче таблиця.

Застосування КЕКВ при здійсненні витрат на доведення ТЗ до придатного для використання стану

Варіанти в обліку

Є два варіанти відображення операцій із придбання шкільних автобусів у бухобліку.

Заклад освіти — балансоутримувач

У такому разі відділ освіти планує видатки на придбання шкільних автобусів, але надалі не є їх балансоутримувачем. Зверніть увагу: витрати, пов’язані з придбанням ТЗ, відділ освіти накопичує у складі капітальних інвестицій на субрахунку 1311.

Надалі при передачі автобусів у оперативне управління відповідним закладам відділ освіти має зменшити суму капінвестицій на їх вартість. Для цього на момент передачі ТЗ всі витрати, які були накопичені та обліковувались за Дт субрахунку 1311 та Кт субрахунку 5411, відносимо на фінрезультат.

Безпосередньо при передачі автобусів закладам освіти сторони оформляють Акт приймання-передачі у двох примірниках. А ось при введенні таких ТЗ в експлуатацію заклад освіти оформлює Акт введення в експлуатацію ОС.

У свою чергу, після введення таких об’єктів в експлуатацію заклади освіти зараховують ці ТЗ на баланс.

Після цього заклади освіти мають повне право зарахувати такі ТЗ на баланс, встановити інвентарний номер і відкрити Інвентарну картку об’єкта ОЗ.

Майте на увазі: у цьому разі доходи не виникають. Відтак і Довідку про надходження у натуральній формі подавати не потрібно.

Що ж стосується витрат на держреєстрацію, подальше утримання та експлуатацію автобусів, то вони лягають на плечі закладів освіти.

Ще один важливий момент — витрати на держреєстрацію ТЗ балансоутримувач включає до первісної вартості об’єктів ОЗ у загальному порядку.

Відділ освіти — балансоутримувач

За таких умов відділ освіти не тільки планує видатки на придбання шкільних автобусів, але надалі й обліковує їх на балансі.

У цьому разі відповідний орган управління освітою може надавати автобуси закладам освіти у строкове користування.

І ось тут дуже важливий нюанс: це може бути лише платне тимчасове користування.

Тобто йдеться про передачу автобусів на умовах договору оренди.

Розглянемо обидва варіанти.

⁷ Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII.

⁸ Попередня оплата будь-яких товарів, робіт та послуг у розмірі 30 % вартості їх річного обсягу строком не більше 3 місяців передбачена п. 151 постанови КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.

Автобус у користування: як оформити відносини

Тепер розглянемо другий варіант перебігу подій. У такому випадку відділ освіти залишає шкільні автобуси собі та, відповідно, буде їх балансоутримувачем. Виходить: відділ освіти може надавати шкільні автобуси у користування на певний строк закладам освіти. Це абсолютно законно.

Головне — правильно оформити передачу ТЗ у користування. Пояснимо, яким чином це слід зробити. Та спочатку розвіємо кілька відомих міфів із цього приводу.

Договір відповідального зберігання

У нашій ситуації укладати такий договір неправильно. Адже відповідальне зберігання передбачає передачу матеріальних цінностей на зберігання іншій фіз- чи юрособі згідно з договором зберігання без права використання їх у господарському обороті такої особи. Звісно, надалі такі цінності підлягають поверненню власнику без зміни їх якісних або кількісних характеристик. Визначення цього терміна наведено у п.п. 14.1.32 ПКУ.

Відносини сторін за договором зберігання урегульовано гл. 66 «Зберігання» ЦКУ. Так, за цим договором одна сторона (зберігач) зобов’язується зберігати річ, яка передана їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцю у схоронності (ч. 1 ст. 936 цього Кодексу).

Отже, за умовами договору зберігання мають бути дотримані такі умови:

• зберігач зобов’язаний зберігати річ протягом строку, установленого у договорі;

• зберігач не має права її використовувати;

• поклажодавець зобов’язаний після закінчення строку договору забрати річ зі зберігання.

Чи підходять умови договору зберігання для нашої ситуації? Зрозуміло, що ні. Тому й не варто намагатись «притягнути за вуха» такий договір при передачі шкільного автобуса.

Договір безоплатного користування

Донедавна це був один із «улюблених» договорів суб’єктів бюджетних відносин. Його використовували за будь-якої зручної нагоди. Таким чином, одна бюджетна установа передавали майно у користування іншій установі.

У свою чергу, зацікавлена сторона була у виграші з усіх боків. Тут вам і економія бюджетних коштів, і використання майна на абсолютно законних підставах. Але з минулого року у цій грі всі карти сплутав Закон № 157⁹. Адже він заборонив передачу державного та комунального майна в безоплатне користування або позичку.

⁹ Закон України «Про оренду державного та комунального майна України» від 03.10.2019 р. № 157-ІХ.

Знайте: договори позички, укладені до введення в дію Законом № 157 (до 01.02.2020 р.), є чинними та діють до закінчення строку, на який були укладені. А ось у разі потреби подальшого використання такого майна доведеться укладати договір оренди майна з урахуванням усіх вимог законодавства про оренду. На цей момент звертав увагу Фонд держмайна у своєму листі «Щодо договорів позички та інших договорів квазі-оренди» від 11.03.2021 р. № 10-16-5353 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 13, с. 3).

Пропонуємо вихід: договір оренди.

Урешті-решт, найбільш актуальним інструментом для нашої ситуації є передача шкільних автобусів в оренду закладам освіти.

Тож далі — про ключові моменти орендних відносин між відділом освіти та закладом.

По-перше, пам’ятайте: головними «дороговказами» у питаннях оренди держкоммайна є Закон № 157, Порядок № 483¹⁰ та Методика № 786¹¹.

¹⁰ Порядок передачі в оренду державного та комунального майна, затверджений постановою КМУ від 03.06.2020 р. № 483.

¹¹ Методика розрахунку орендної плати за державне майно та пропорції її розподілу, затверджена постановою КМУ від 04.10.95 р. № 786.

По-друге, орендодавцем індивідуально визначеного майна є балансоутримувач. Це означає, що саме відділ освіти має бути орендодавцем такого об’єкта оренди, як шкільні автобуси.

По-третє, заклади освіти мають право отримати майно в оренду без проведення аукціону. Повний перелік таких пільговиків можна знайти в ст. 15 Закону № 157.

Виходить, що процедура передачі автобуса в оренду буде значно простішою, ніж стандартний «орендний» аукціон. Але майте на увазі: без ЕТС¹² все одно не обійтися. Таким чином, потенційний орендар має подати заяву на оренду майна та необхідний перелік документів. До того ж укладений договір оренди підлягає публікації в електронній системі в загальному порядку.

¹² ЕТС — електронна торгова система.

Отже, щоб передати шкільний автобус в оренду, відділ освіти має виконати такі дії (ст. 5 Закон № 157):

1) прийняти рішення щодо наміру передачі майна в оренду.

Для цього заклад освіти як потенційний орендар має звернутися до орендодавця із заявою про включення об’єкта оренди до Переліку другого типу. При цьому до заяви необхідно додати документи, передбачені додатком 1 до Порядку № 483.

Наприклад, для закладів освіти це будуть: установчий документ юридичної особи, яка отримала ліцензію на провадження освітньої діяльності; документ, що підтверджує наявність ліцензії на право провадження відповідного виду освітньої діяльності (копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань);

2) за результатами розгляду заяви прийняти одне з таких рішень:

• рішення про намір передачі майна в оренду;

• рішення про відмову у включенні об’єкта до Переліку другого типу;

3) унести інформацію про ТЗ як потенційний об’єкт оренди до ЕТС та прийняти рішення про включення потенційного об’єкта оренди до Переліку другого типу;

4) повідомити відповідний заклад освіти про прийняте рішення та його оприлюднення;

5) розробити, затвердити та опублікувати в ЕТС умови та додаткові умови (у разі наявності) оренди майна;

6) на підставі заяви закладу освіти про оренду майна, включеного до Переліку другого типу, укласти договір оренди через ЕТС.

І нарешті, по-четверте, визначаємо орендну плату відповідно до Методики № 786.

При цьому стартовою орендною платою буде балансова вартість шкільного автобуса. Її слід брати станом на останнє число місяця, який передує встановленню орендної плати (ч. 1 ст. 8 Закону № 157).

Чи можна встановити оренду плату для шкільного автобуса в розмірі 1 грн за рік?

На жаль, у нашому випадку — ні. Адже такий пільговий розмір орендної плати передбачено лише у разі оренди нерухомого майна. Чітке посилання на такі правила знаходимо в п. 10 Методики № 786.

Звісно, цим варіантом можуть користуватись не тільки відділи освіти. Наприклад, це стосується й інших бюджетних установ, які наразі мають на балансі ТЗ і планують передати їх у користування іншим бюджетним установам.