Розпочнемо із визначення. Талонами на ПММ1 вважаються спеціальні талони, придбані за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу. Пред’являючи такий талон, їх власник підтверджує своє право на отримання фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки на АЗС (п. 3 Інструкції № 2812).
1 ПММ — пально-мастильні матеріали.
2 Інструкція про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затверджена спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку, Держкомітету з питань техрегулювання та споживполітики від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155.
Тож фактично це документ, який засвідчує факт закупівлі пального, яке знаходиться на відповідальному зберіганні на АЗС до моменту його відпуску.
При цьому слід чітко розуміти: відпуск нафтопродуктів за талонами можливий виключно в межах строку їх дії.
З огляду на це, в договорі про постачання пального доцільно обумовити можливість заміну талонів, у разі необхідності, на нові рівнозначного номіналу.
Звісно, важливо передбачити здійснення такого обміну постачальником безкоштовно.
Придбання ПММ за талонами
Видатки на придбання ПММ (у тому числі за талонами) слід здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Цього вимагає п. 15 пп. 2.2.1 Інструкції № 3333.
3 Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету та Інструкції щодо застосування класифікації кредитування бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.
Після проведення остаточного розрахунку (перерахування коштів на рахунок постачальника) покупець отримує талони на визначену кількість пального відповідної марки.
Одночасно з передачею бланків талонів постачальник виписує видаткову накладну на загальну кількість ПММ. У подальшому для отримання необхідної кількості пального покупець (його представник – водій) пред’являє на АЗС безпосередньо талони.
Облік руху талонів
Після отримання талонів МВО4 має вести аналітичний облік їх руху.
4 МВО — матеріально відповідальна особа.
При цьому необхідно фіксувати дані про кількість отриманих, виданих або повернутих талонів та їх номінал.
Типових форм для обліку руху талонів не передбачено. Установа повинна самостійно розробити і затвердити необхідні форми. Можливість використовувати самостійно затверджені бланки або форми дає норма п. 2.7 Положення № 885.
5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Головне, щоб такі документи були затверджені внутрішнім наказом установи і містили всі обов’язкові реквізити. Перелік останніх наведено у п. 2.4 Положення № 88.
Отже, порядок документування руху талонів на ПММ необхідно прописати у наказі про організацію бухобліку вашої установи. І не забудьте навести безпосередньо форму документа у додатку до відповідного розпорядчого документа.
Наприклад, можна використовувати форму під назвою Відомість з обліку талонів на ПММ.
Вести таку відомість рекомендуємо у розрізі марок пального, які є в установи. Тут мають знайти своє відображення такі відомості:
• марка ПММ;
• ім’я та прізвище МВО;
• залишок талонів на початок і кінець звітного місяця;
• кількість отриманих протягом місяця талонів та їх номінал;
• кількість виданих протягом місяця талонів та їх номінал;
• підпис водіїв про отримання талонів тощо.
Примірну форму такої відомості наведено нижче.
Використання талонів
Факт використання талонів підтверджують чеками РРО, отриманими водієм на АЗС. Приймаючи чеки РРО, необхідно перевіряти дату та час їх видачі на АЗС.
Цю інформацію обов’язково слід порівняти з графіком роботи і маршрутом водія на відповідному авто.
Невикористані талони водій має повернути МВО не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.
За підсумками кожного місяця МВО складає та надає до бухгалтерської служби Звіт про використання талонів на ПММ разом із чеками РРО.
Типової форми такого звіту також не існує. Тож вона може бути створена та затверджена внутрішнім наказом установи. Нашу варіацію форми такого звіту ви знайдете нижче.
Деколи на практиці трапляється, що звіт про використання талонів не підкріплено чеками РРО з АЗС. Водії далеко не завжди надають їх МВО. Втім відсутність таких чеків не критична.
Підтвердженням факту використання талонів та відпуску нафтопродуктів за ними може слугувати акт звірки між установою та постачальником. До речі, не завадить проводити таку звірку щомісячно.
Про всяк випадок. Конкретні строки та форму взаємозвірки доцільно визначити в договорі на постачання пального.
Результати місячного обороту пального, як правило, відображають в Акті приймання-передачі ПММ із зазначенням асортименту, кількості та вартості отриманого протягом місяця пального.
Акт складають в останній робочий день поточного місяця, та засвідчують його погодження своїми підписами покупець і постачальник.
Використання пального
Факт використання пального підтверджує подорожній лист.
Відомо, що типова форма первинного обліку роботи службового легкового автомобіля скасована.
Тобто кожна установа повинна самостійно розробити і затвердити форму цього документа.
За зразок найчастіше беруть скасовану типову форму, затверджену наказом № 746. За потреби до неї вносять відповідні корективи.
6 Наказ Держкомстату «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74.
Списання ПММ за талонами
На підставі подорожніх листів та отриманого від МВО звіту з чеками РРО бухгалтер проводить списання використаного пального за талонами.Разом з тим при списанні ПММ обов’язково контролюють дотримання установлених норм витрат. Як діяти у випадку перевитрати пального, вам допоможе розібратися наша публікація «Перевитрата пального: що робити?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 37, с. 9).
А тепер щодо оформлення списання ПММ.
Як відомо, типова форма Акта списання запасів № 3-2, затверджена наказом № 1307, з 2 лютого цього року більше не діє.
7 Наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.
Водночас Мінфін пропонує використовувати форму Акта списання запасів, наведену у додатку до Методрекомендацій з обліку запасів8. То чому б не дослухатися до рекомендацій головного фіноргану. Тим паче, що форма цього Акта чудово підходить для списання ПММ.
8 Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.
Бухгалтерський облік талонів
Для узагальнення та обліку усіх видів ПММ призначено субрахунок 1514 «Пально-мастильні матеріали».
Не є винятком і закуплене та передане на зберігання пальне, яке буде відпускатися за талонами. Відтак ПММ за талонами також слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1514.
Для деталізації операцій з надходження і використання пального за талонами радимо застосовувати окремі аналітичні рахунки в межах субрахунку 1514.
Наприклад, це можуть бути такі рахунки, як:
• 1514/1 «Пально-мастильні матеріали за талонами» — для обліку пального, відпуск якого буде здійснюватися за талонами;
• 1514/2 «Пально-мастильні матеріали в баку автомобіля» — для обліку пального, заправленого в бак службового автомобіля.
Увага!
Безпосередньо талони на ПММ (бланки-дозволи) не є окремими об’єктами обліку. Вони не належать ані до бланків документів суворого обліку, ані до грошових документів.
З огляду на це, при видачі талонів на ПММ водію відображати заборгованість за розрахунками з підзвітними особами не потрібно. Відповідно, немає й підстав і вимагати від водія надання авансового звіту про використання отриманих талонів.
Для наочності порядок обліку надходження, руху та списання пального за таланами покажемо на умовному прикладі.
Приклад. Бюджетна установа придбала бензин А-95 в кількості 1000 л, на загальну суму 27000 грн. За умовами договору бензин знаходиться на відповідальному зберіганні у постачальника. Відпуск придбаного пального буде здійснюватися за талонами.
Протягом звітного місяця водію було видано 10 талонів номіналом 20 л кожен (на 200 л бензину), на суму — 5400 грн. За місяць фактично використано 190 л бензину, на суму 5130 грн. Списання пального проведено на підставі наданих водієм подорожніх листів. Встановлена норма витрати пального на роботу службового авто не перевищена.
МВО надала до бухгалтерської служби звіт про використання талонів та чеки РРО з АЗС. Залишок пального в баку — 10 л.
№ з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
дебет | кредит | ||||
1 | Оприбутковано талони на бензин (1000 л) | 1514/1 | 6211 | 27000 | 6 |
2 | Перераховано кошти постачальнику за бензин | 6211 | 2313 | 27000 | 2, 6 |
3 | Заправлено авто бензином за талонами (200 л) | 1514/2 | 1514/1 | 5400 | 13 |
4 | Списано вартість використаного бензину (190 л) | 8013 | 1514/2 | 5130 | 13 |
ВИСНОВКИ
• Облік руху талонів веде МВО. Для цього слід використовувати самостійно розроблені та затверджені установою форми. Це можуть бути Відомість з обліку талонів на ПММ та Звіт про використання талонів на ПММ.
• Підтвердженням факту використання талонів є чеки РРО або Акт звірки щодо відпущених нафтопродуктів.
• Отримані від постачальника талони на ПММ варто обліковувати на окремому аналітичному рахунку в межах субрахунку 1514.
• Описання талонів на пальне слід проводити на підставі Акта списання запасів з урахуванням даних подорожніх листів та Звіту про використання талонів.