Перевитрата палива: що робити?

¹ Наказ Міністерства транспорту України «Про затвердження норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» від 10.02.98 р. № 43.

Отже, установа орендувала автомобіль. Потрібно планувати потребу в паливно-мастильних матеріалах (ПММ), контролювати їх витрати, вести звітність, тобто реалізовувати заходи щодо раціонального та економного використання ПММ.

Для здійснення такого аналізу установі необхідно розрахувати та затвердити норму витрат палива.

Тобто встановити допустимі межі споживання палива, при цьому враховуючи певні умови експлуатації автомобіля.

Для єдиного підходу в списанні ПММ для підприємств, організацій та установ Мінтранспортом були затверджені норми витрат ПММ (наказ № 43).

Не будемо обговорювати питання про віднесення цього наказу до нормативно-технічної документації, яка носить лише рекомендаційний характер. Будемо враховувати те, що контролюючі органи вважають цей документ обов’язковим, а установи за фактом запроваджують його використання у своїй діяльності.

Так ось, у цьому документі зазначено необхідні показники для затвердження норм витрат палива:

• базові лінійні норми, які застосовуються по моделях (модифікаціях) автомобілів;

• система нормативів;

• коригуючі коефіцієнти, які дозволяють враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації автомобіля.

Ці норми встановлюються провідним інститутом Міністерства інфраструктури України — ДП «ДержавтотрансНДІпроект» (далі — ДАНДІП). Встановлення норм здійснюється на основі централізовано зібраних даних із застосуванням механізмів попередньої апробації в різноманітних природно-кліматичних, дорожніх та інших умовах.

От тільки оновлювалися ці норми востаннє у січні 2012 року.

За цей період на ринку з’явилися нові моделі (модифікації) автомобілів, тому годі й шукати їх у наказі № 43.

Так трапилось і в нашому випадку. Автомобіля, що орендує установа, в наказі № 43 немає.

Але вихід є — установа може самостійно встановити тимчасову лінійну норму витрат палива у тому ж розмірі, що й для базової моделі.

Тобто це можливо, коли модель і модифікація автомобіля не мають істотних конструктивних відмінностей:

• модель двигуна та конструкція трансмісії не відрізняються від базової моделі, споряджена маса та габаритні розміри також відповідають базовій моделі (п.п. 2.1.1 п. 2.1 розд. 2 наказу № 43) або

• модель двигуна та конструкція трансмісії не відрізняється від базової моделі, а споряджена маса відрізняється, але різниця у споживанні палива враховується шляхом застосування норми на одну тонну спорядженої маси Нg л/100 т·км (п.п. 2.1.2 п. 2.1 розд. 2 наказу № 43).

Але в нашому випадку мова йде про нову марку автомобіля, яка не увійшла до наказу. Це означає, що установа не може самостійно встановити тимчасову лінійну норму витрат палива, тому що в переліку немає навіть базової моделі такого автомобіля.

Списувати паливо без норм не можна. Що ж робити?

Треба звернутися до ДАНДІП для отримання тимчасової індивідуальної норми (п.п. 2.1.5 п. 2.1 розд. 2 наказу № 43).

Так зробила й наша установа.

Якщо можливості не експлуатувати автомобіль до моменту отримання від ДАНДІП тимчасової індивідуальної норми немає, можна застосовувати норми витрат палива, які зазначені в документах заводу-виробника.

Такі тимчасові норми потрібно затвердити наказом керівника установи. У наказі обов’язково зазначте, що марки цього автомобіля немає в переліку наказу № 43 та що ці норми будуть діяти до моменту отримання тимчасових індивідуальних норм від ДАНДІП.

Порядок отримання тимчасової індивідуальної норми витрат палива

На підставі заяви відповідної форми (додаток Д наказу № 43) треба попросити ДАНДІП розробити тимчасову індивідуальну базову лінійну норму витрат палива для окремого автомобіля.

До заяви додається заповнена ідентифікаційна анкета та обов’язкові копії джерел інформації, засвідчені печатками.

До анкети заносяться достовірні дані згідно з документацією заводу-виробника або дані з інших джерел інформації (з їх обов’язковим зазначенням).

Якщо достовірність даних викликає сумнів, після них обов’язково ставиться знак «(?)».

А якщо даних немає, відповідний пункт анкети не заповнюється.

Як джерела інформації, необхідні для обов’язкового пред’явлення у вигляді засвідчених копій, можна використовувати такі документи:

• титульний аркуш та розділ «технічні характеристики» з інструкції з експлуатації заводу-виробника будь-якою мовою;

• у разі відсутності інструкції — копію свідоцтва про реєстрацію ДТЗ;

• у разі відсутності необхідних даних також додаються фотографії з розташованими на автомобілі (кузові, рамі, двигуні тощо) табличками, а також фотографії транспортного засобу (спереду та збоку, фотографії моторного відсіку).

Відповідальність за об’єктивність даних несе заявник. Анкета повинна бути затверджена керівником установи.

На підставі отриманої інформації ДАНДІП робить висновок щодо норми витрати палива, затверджує його і надає заявнику.

Строк дії тимчасової індивідуальної норми встановлюється ДАНДІП на певний період апробації. Тривати цей період може до одного року. Після закінчення цього періоду установа має надати розробникові дані щодо апробації цієї норми з наведенням експлуатаційних умов. Строк дії норм продовжується на новий період апробації, з можливим її коригуванням при обґрунтованій необхідності.

Тимчасова індивідуальна норма втрачає чинність у разі затвердження Міністерством інфраструктури України (за поданням ДАНДІП) постійних норм на відповідну модель (модифікацію) автомобіля.

Розрахунок нормативної витрати пального

Якщо ви отримали тимчасову індивідуальну норму, можна затверджувати наказом по установі нормативну витрату пального для конкретного автомобіля.

У наказі також зазначте, які коефіцієнти коригування базової норми (у нашому випадку — тимчасової індивідуальної норми) будуть застосовуватися, враховуючи умови експлуатації цього автомобіля. Зазначати потрібно конкретні величини коефіцієнтів у регламентованих межах та строки їх дії.

Для розрахунку нормативних витрат палива легкового автомобіля використовується така формула (п. 4.1 наказу № 43):

Qн = 0,01 х Hs х S (1 + 0,01 х K∑),

де Qн — нормативна витрата пального;

Hs — базова лінійна норма витрати пального;

S — пробіг автомобіля;

K∑ — сумарний коригувальний коефіцієнт.

Показник базової лінійної норми витрати пального (тимчасової індивідуальної норми) встановлюється на 100 км пробігу.

Розглянемо на прикладі, як проводиться такий розрахунок.

Відображення фактично використаного палива

Факт використання палива підтверджує подорожній лист. Враховуючи те, що типова форма первинного обліку роботи службового легкового автомобіля скасована, форму подорожнього листа можна затвердити внутрішнім наказом по установі (п. 2.7 Положення № 88²).

² Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

За основу можна взяти типову форму, яка була скасована (наказ № 74³), з унесенням окремих коригувань. Головне, щоб у документі були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Інакше для обліку він не підійде. Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів можна знайти у п. 2.4 ч. 2 Положення № 88 (ср. ).

³ Наказ «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74.

На підставі подорожніх листів проводимо списання ПММ (типова форма акта списання № 3-2 наказу № 130⁴) та здійснюємо облік роботи водія.

⁴ Наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.

Списання бензину відображаємо в бухобліку:

А що ж робити, якщо, як у листі нашого дописувача, установа виявила відхилення фактичних витрат палива від нормативних?

Розглянемо.

Відхилення фактичних витрат палива від нормативних

У запитанні зазначено, що фактично автомобіль на 100 км витрачає більше палива, ніж затверджено.

Для того щоб зрозуміти, закономірність це чи випадковість, викликана якимись причинами, потрібно проаналізувати деякі фактори експлуатації автомобіля. Почнемо.

Коригуючі коефіцієнти

Потрібно перевірити, чи всі коефіцієнти коригування були застосовані установою.

Із запитання зрозуміло, що установа використовує такі коригуючі коефіцієнти:

• на охолодження салону автомобіля у разі використання кондиціонера або установки «клімат-контроль» — у розмірі 10 %;

• робота в межах міст, а також поселеннях міського типу та інших населених пунктах за наявності в них регульованих перехресть (світлофорів) — у розмірі 5 %.

Враховуючи те, що ми не знаємо, який автомобіль орендує установа — новий чи той, який експлуатується більше 5 років, розглянемо ще два коефіцієнти. Їх також можна застосовувати.

Якщо автомобіль уже не новий, установа може користуватися коригуючим коефіцієнтом для автомобілів, що експлуатуються (п.п. 3.1.10 п. 3.1 розд. 3 наказу № 43):

• більше 5 років із загальним пробігом понад 100 тис. км — до 3 %;

• більше 8 років або із загальним пробігом понад 150 тис. км — до 5 %;

• більше 11 років або із загальним пробігом понад 250 тис. км — до 7 %;

• більше 14 років або із загальним пробігом понад 400 тис. км — до 9 %.

Таким чином, для того щоб використовувати цей коефіцієнт, установі необхідно здійснювати заходи щодо підтримання автомобіля у задовільному технічному стані відповідно до рекомендацій заводу-виробника.

Потрібно документально підтверджувати, що роботи з технічного обслуговування і ремонту автомобіля проводяться своєчасно та в повному обсязі, тобто підтверджувати раціональне відношення до автомобіля.

Також для обґрунтованості встановлення зазначеного коефіцієнта доцільно буде провести контрольні заміри з документальним оформленням результату.

Тобто показати, яке фактичне споживання палива автомобілем на 100 км у зв’язку з тим, що виснажується ресурс автомобіля.

Для контрольних замірів можна застосувати такі методи:

1) звернутись до сервісних центрів, які за допомогою відповідних програм через бортовий комп’ютер автомобіля розрахують витрату палива, або

2) скористатися методом доливання до повного баку.

Перший метод простіше та достовірніше, але вимагає наявності асигнувань на оплату цієї послуги, тому не завжди може бути застосований.

Розглянемо другий метод.

Для його застосування потрібно створити комісію у кількості не менш ніж трьох спеціалістів установи (за необхідності — за участю представника вищої за рівнем установи).

Комісія проведе контрольні заміри витрат палива та результати розгляду оформить актом. За типову форму можна взяти форму акта для проведення замірів витрат палива спецавтомобілів (додаток Ж до наказу № 43), з унесенням за необхідності своїх коригувань. Кількість замірів витрати палива повинна бути не менше трьох разів.

Користуючись методом доливання, потрібно дотримуватися таких умов (пп. 3.5.6 п. 3.5 розд. 3 наказу № 43):

• доливання до повного баку (до та після здійснення перевезень та/або виконання певної роботи) здійснювати в одному й тому самому місці (на горизонтальній площадці) за однаковою методикою із застосуванням одного й того самого вимірювального устаткування (лічильник АЗС, мірні ємності), при цьому суворо дотримуючись правил протипожежної безпеки;

• забезпечувати пробіг або час роботи автомобіля (обладнання), за який витрачається принаймні 30 % палива від місткості штатного паливного баку (рекомендовано 50 % і більше для зменшення похибки вимірювань).

Таким чином, рекомендуємо провести не один, а кілька вимірів — залежно від тих умов, в яких буде використовуватися автомобіль:

• у літній період та в зимовий період;

• у межах міста та за його межами;

• завантажений автомобіль та порожній;

• з використанням кондиціонеру або без;

• з обігрівом салону або без;

• без тривалого простою або з простоєм.

За підсумками кожного виміру (або за підсумками декількох вимірів в одних і тих же умовах за «середнім» показником) визначити норму для конкретних умов експлуатації (літня «міська» норма, зимова «міська» норма, річна міська / заміська норма тощо).

Також важливо продумати маршрути для таких вимірів.

Краще, щоб вони були реальними. Ще необхідно оговорити умовно постійну швидкість.

Всі ці нюанси зазначте в акті.

Контрольний замір проводиться для того, щоб порахувати фактичні витрати палива, співвіднести його з пройденим кілометражем і вивести норму на л/100 км або на л/км.

Для розрахунку витраченого палива є такі варіанти:

• до початку контрольного заїзду виміряти кількість бензину в баку. Наприклад: злити весь бензин в мірну ємкість і залити в бак знову, провести контрольний заїзд і виміряти залишок бензину в баку, або

• почати і закінчити контрольний замір на заправній станції (і краще на одній і тій же), заправитися на початку заїзду до межі і після закінчення зробити те ж саме; скільки бензину увійде в бак після завершення контрольного заїзду, стільки й було витрачено.

Саме другий варіант визначений для розрахунку фактичної витрати палива в наказі № 43. Якщо ви будете використовувати саме його, витрачайте паливо не менш ніж 30 % від місткості паливного баку, а в ідеалі — 50 % і більше. Це зменшить похибки вимірювання.

Якщо автомобіль орендується, радимо в договорі оренди зазначити загальний пробіг автомобіля, з яким установа отримала його для експлуатації, та отримати сервісну книжку на автомобіль від орендодавця.

Перейдемо до наступного коефіцієнта, який можна використовувати.

Якщо установі пощастило й вона орендує новий автомобіль, можна застосувати такий коефіцієнт: у разі пробігу першої тисячі кілометрів новими автомобілями, напрацювання перших 60 мотогодин новим обладнанням (двигунами), а також тими, що вийшли з капітального ремонту, — до 10 %.

Звертаємо увагу на те, що зараз ми не згадали коефіцієнти коригування, які використовуються у зимовий період. Не забудьте їх теж зазначити в наказі установи серед коригуючих коефіцієнтів та застосувати у відповідний період.

Як саме це зробити, можна дізнатися з нашої статті «Зимові» норми витрати ПММ: розраховуємо і застосовуємо» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2018, № 42).

Прямуємо до наступного фактора.

Виконання рекомендацій заводу-виробника

Заводи-виробники в інструкціях з експлуатації автомобіля оговорюють, як раціонально використовувати автомобіль.

Ось кілька прикладів рекомендацій, невиконання яких може привести до збільшення витрати палива:

1. Тиск у колесах.

Поступово у будь-якому автомобілі тиск у колесах знижується. А «недокачані» колеса впливають на витрату палива. Чим нижче тиск, тим більше автомобіль «з’їдає» палива.

Для кожного автомобіля існують свої ідеальні показники, тому заводи-виробники повідомляють оптимальний тиск — окремо для літніх та зимових шин.

Тобто перевіряйте тиск у шинах кожен день перед поїздкою. Якщо немає можливості, то хоча б один раз на тиждень.

2. Якість палива.

Сучасні інжекторні автомобілі обладнані кисневими датчиками, які відстежують склад суміші. При поганій якості палива суміш виходить бідна, і щоб її збагатити, комп’ютер збільшує час вприскування паливної форсунки. Результат — підвищення витрат палива.

Таким чином, намагайтеся заправлятися на перевірених АЗС та будьте уважними до перших симптомів «невдалого» заправлення (двигун працює нерівно, знижується потужність, помітно збільшується витрата палива, у паливному баку з’являється брудний осад тощо).

3. Відповідність марки використовуваному паливу.

Автомобілі бажано заправляти тим паливом, яке зазначено в документації з експлуатації.

Непоодинокі випадки, коли завод-виробник не заперечує проти використання палива марки як АІ-95, так і АІ-92. Але тут слід врахувати, що пальне з вищим октановим числом зазвичай рекомендується, а з більш низьким — допускається.

Іноді в цілях економії установи починають купувати паливо марки АІ-92.

При цьому потрібно розуміти, що на низькооктановому бензині автомобіль поїде гірше (віддача двигуна зменшиться), а витрата палива, навпаки, зросте.

Тобто економії, на яку було розраховано, ви не отримаєте. Те, що ви недоплатили при придбанні, буде витрачено через збільшення споживання низькооктанового палива.

Зверніть увагу на ці рекомендації та ті, які зазначив завод-виробник вашого автомобіля. А ми переходимо до наступного фактора.

Раціональне та економне використання автомобіля водієм

Під час визначення причин збільшення фактичної витрати палива понад установлену нормативну слід врахувати, що перевищення окремими водіями встановлених швидкісних обмежень призводить до дуже значного збільшення споживання палива (абз. 2 п.п. 3.5.3 п. 3.5 розд. 3 наказу № 43).

Манера керування також впливає на витрату палива в сучасних умовах міст.

Дослідження показують, що навіть не дуже агресивна манера керування може збільшити витрати палива технічно справним автомобілем більш ніж на 30 % без отримання принципових переваг у середній швидкості пересування містом (але із одночасним створенням значної загрози безпеки дорожнього руху).

І навпаки, застосування економної манери керування дає змогу навіть у великих містах (за умови відсутності серйозних ускладнень руху та заторів протягом всього маршруту руху) заощадити до 20…30 % палива.

Таким чином, з метою економного використання палива потрібно і водіям дотримуватися встановлених швидкісних обмежень, безпечної та прийнятної економної манери керування автомобілем.

А ми розглянемо ще одну причину збільшення фактичної витрати палива.

Технічний стан автомобіля

Перевищення норм витрат палива може бути зв’язано з незадовільним станом автомобіля. Потрібно провести діагностику автомобіля та при виявленні технічних несправностей зробити ремонт.

Отже, який висновок можна зробити з усього вищезазначеного?

Установа застосовує базові лінійні норми, які визначені в наказі № 43, або тимчасові індивідуальні норми, які зареєстрував та видав для неї ДАНДІП. А ось розбіжність між нормативами та фактичними витратами коригується коефіцієнтами, які має право встановлювати безпосередньо керівник установи для конкретної моделі автомобіля. Для обґрунтованості встановлення окремих коефіцієнтів слід мати документальне підтвердження, наприклад контрольні заміри.

Також установі доцільно приймати заходи щодо впровадження всіх рекомендацій заводу-виробника та заходи дотримання водіями безпечних та прийнятних економних методів керування транспортним засобом; своєчасно виявляти та усувати технічні несправності автомобіля (обладнання). Тобто контролювати фактори, які впливають на фактичне збільшення споживання палива автомобілем. Для цього наказом по установі можна утворити комісію, яка буде здійснювати цей контроль та відповідні заміри у разі потреби (п.п. 3.5.6 п. 3.5 розд. 3 наказу № 43).